Procedura - Organizzazione di un evento (alcuni step possono essere in ordine differente o in simultanea)
Predisporre gli attestati
Una decina senza nominativi, per ogni evenienza.
Quelli con i nominativi degli iscritti confermati.
Mandare la conferma dell'iscrizione agli interessati.
Mail individuale (in stampa unione, per ottimizzare) con laboratorio o laboratori confermati.
Diffondere la nota ufficiale (con allegata locandina)
Rilancio nei Social Network
Sito web istituzionale.
Mail istituzionale.
Predisporre la nota ufficiale
Contiene tutti gli elementi:
Rimando all'allegata locandina.
Meglio se la nota contiene il link alla locandina on-line, che è passibile di modifiche.
Indicazioni per le pre-iscrizioni.
Dove e quando.
Predisporre il modulo per le pre-iscrizioni
Se ci sono laboratori a numero chiuso, è meglio fare le pre-iscrizioni, esplicitando che l'assegnazione ai laboratori...
...verrà comunicata in seguito al singolo interessato.
...seguirà il criterio cronologico
Inserire l'informativa GDPR ad hoc.
Predisporre la locandina
Meglio se condivisa con i Relatori, in modo che ciascuno compili la parte che lo riguarda (titolo, appartenenza).
Concordare l'articolazione dell'evento
Plenaria e pubblico
Plenaria aperta a tutti, fino a raggiungimento capienza massima?
Numero chiuso anche per la plenaria?
Articolazione
Plenaria + Laboratori a numero chiuso?
Solo plenaria?
Chiedere la disponibilità ai Relatori
Esplicitare da subito le condizioni: gatuito o a pagamento, rimborso spese etc.
Individuare i Relatori possibili
Nel caso dei seminari di disseminazione dei Progetti Erasmus+ dell'USR, ci sono delle priorità pratiche:
Infine, altre risorse di territori limitrofi.
Quindi, altre risorse del territorio.
In seguito, Partecipanti Erasmus+ di territori limitrofi.
In primis, Partecipanti Erasmus+ del territorio.
Tenere conto del budget per il rimborso spese e delle problematiche per le trasferte.
Concordare la data e l'orario
In genere si chiede al DS della scuola sede dell'evento (o a un suo delegato) un ventaglio di date.
Individuare la location
Nel caso delle nostre attività, si tratta di scuole
