por Camila Martinez hace 4 años
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La baja de bienes se define como el proceso administrativo mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad, tanto de forma física como de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparación antieconómica, hurto, siniestro, fuerza mayor o caso fortuito, o en el caso de insumos, por encontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso.
En el caso de semovientes cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse en malas condiciones por enfermedad o accidente. Corresponde a los ordenadores del gasto o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja mediante acto administrativo, y el concepto técnico emitido por personal idóneo (persona natural o jurídica), que el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió; procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, ya sea para su venta, destrucción total o disposición final.
6. Sacrificio de semovientes
1. Venta directa
5. Inservibles
4. Merma, rotura, desuso o vencimiento
3. Sustracción
2. Donación
Llevará carpetas actualizadas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la Policía Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el Estado bajo su custodia mediante acto administrativo o contrato de comodato.
La DIRAF vigilará la actualización de los bienes inmuebles a través del SIBIN, que deberá ser alimentado en cada unidad por el Grupo de Bienes Raíces y exigirá que las escrituras, avalúos, contratos y demás documentos queden debidamente incorporados y reposen en la unidad con la debida seguridad.
cada uno de los funcionarios de la policía Nacional deben responder personalmente por los bienes que se les entreguen para uso, custodia, administración y transporte así como la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo órdenes superiores (verbales o escritas), se determinará contra quien las emitió.
Es competencia de los funcionarios de los almacenes, divulgar la responsabilidad que establece la ley: “es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes”.
La organización interna de los bienes en el almacén y bodegas destinadas para tal fin, corresponde al jefe logístico o quien haga sus veces y al jefe de almacén, ciñéndose a normas técnicas de almacenaje, instalaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial para asegurar la naturaleza, conservación y fácil manejo de los mismos, de conformidad y atendiendo la normatividad del medio ambiente vigente.
Los bienes nuevos y los usados que aún puedan utilizarse, se almacenarán en
bodegas separadas de los que se han retirado por obsoletos o inservibles.
El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos “inventarios generales y parciales de las unidades” que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Representa el valor de los bienes muebles adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser utilizados en el futuro por parte de las unidades policiales, en desarrollo de sus funciones administrativas o en cumplimiento de su misión institucional.
Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como usados, en los almacenes de la unidad.
Estos inventarios permanentes deben ser llevados por los almacenistas, con el objeto de que las existencias físicas concuerden con las cantidades y descripciones registradas en el kárdex.
a) Clasificación del anexo de la presente resolución de acuerdo con la naturaleza de cada bien al almacén de la especialidad que corresponda.
b) Recepción y análisis de solicitudes de las unidades policiales respecto a la clasificación de bienes.
Los elementos que maneja la Policía Nacional de acuerdo con sus características, uso y el Plan General de Contabilidad Pública se clasifican en tres grupos,
Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro. También son aquellos elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo y otros.
Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia tecnológica, número de horas de uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza.
En servicio
En Bodega
Son los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros.
Reparables
Intangibles
Repuestos y accesorios
Insumos
3- Presentación de inventarios
*General. Los almacenistas elaborarán el inventario físico con corte 31 de diciembre de cada vigencia de los elementos en bodega y en servicio, que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en medio magnético certificado en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General.
* Periódicos. Los almacenistas elaborarán inventarios físicos con corte a 30 de junio y 31 de diciembre, de cada vigencia, de los elementos que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia; así mismo, los jefes de dependencias y contratistas que tengan a su cargo bienes de la entidad, que le hayan sido suministrados o los hayan adquirido para su servicio, uso, custodia o administración, deberán verificar, firmar y remitir los inventarios al almacenista.
2- Servicio
*Bienes Recibidos en Comodato. En el caso que haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico, organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.
En el caso que haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico, organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.
En caso de que la unidad policial tenga a su cargo el cuidado, custodia o administración de bienes raíces asignados, el jefe del Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus veces elaborará un inventario de los bienes inmuebles, precisando con exactitud las características, valor, ubicación, linderos de
la propiedad inventariada y los pormenores de su titulación.
Comodato: Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra gratuitamente una especie,
mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
También se puede definir el comodato como: aquel contrato gratuito por el que una de las partes entrega a la otra una cosa no fungible para que se use de
ella por cierto tiempo y se la devuelva.
*Bienes Devolutivos en Servicio en las Dependencias. Se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. el informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas:
se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. el informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas:
Por agrupación de inventarios (clasificación contable)
Por dependencias (centro de costos o ubicación)
*Por funcionario Responsable
1- Bodega
* Reintegrados inservibles. Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén parasu guarda o custodia.
*Reintegrados en buen estado. bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia.
*Principal de almacén. Registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo y devolutivos adquiridos por el ente público, o recibidos en donación.
En todos los casos el control del bien se debe ejercer, mediante kárdex, el cual puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control interno.
El control de los bienes que están en el almacén y en servicio debe ejercerse mediante kárdex sistematizado.
