ACUERDO 060
Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas
Se establecen normas para regir la prestación de los servicios por parte de las Unidades de Correspondencia
LEY 80 DE 1989
Señala las funciones del Archivo General de la Nación
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994: adopta el Reglamento General de Archivos como norma reguladora de su oficio de archivo.
LEY 594 DE 2000
Subtema
Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivista del estado
LEY 527 DE 1999
Reglamenta el uso de mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 02 DEL 2000
El Gobierno Nacional diseña la Agenda de Conectividad
Política de Estado que busca masificar el uso de las tecnologías de información en Colombia
DECRETO 2150 DE 1995
Suprime aquellos procedimientos que son innecesarios en las entidades públicas
Se trata que haya una planeación, programación, organización y dirección en el funcionamiento de entidades públicas
ACUERDOS
ARTÍCULO PRIMERO
Establece lineamientos para que las unidades de correspondencia cumplan con su función de gestión documental
ARTÍCULO SEGUNDO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
COMUNICACIONES OFICIALES
CORRESPONDENCIA
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
DOCUMENTO ORIGINAL
DOCUMENTO PÚBLICO
RADICACIÓN COMUNICACIONES OFICIALES
REGISTRO COMUNICACIONES OFICIALES
ARTÍCULO TERCERO
Las entidades deberán establecer la unidad de correspondencia que gestione los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
Las unidades de correspondencia deberán contar con personal capacitado y con las herramientas necesarias para realizar los trámites de recepción y envío de comunicaciones.
ARTÍCULO CUARTO
Las empresas deben establecer en los manuales los cargos y funciones de los funcionarios autorizados para firmar los documentos que expide la compañía.
ARTÍCULO QUINTO
Las empresas deberán establecer procedimientos para la radicación de comunicación oficial y garantizar la transparencia en su trámite.
No se puede ocultar ni repetir numeración, no enmendaduras, correcciones ni tachados.
La numeración será asignada según orden de recepción de los documentos
ARTÍCULO SEXTO
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva
las unidades encargadas de la numeración deben llevar los controles, atender consultas y dar reportes necesarios
ARTÍCULO SÈPTIMO
Las empresas deben llevar control de las comunicaciones internas, usando los códigos de las dependencias y numeración respectiva a cada área.
ARTÍCULO OCTAVO
Las unidades de correspondencia de las empresas, elaboran plantillas que permitan hacer seguimiento a la recepción y envío de comunicados.
ARTÍCULO NOVENO
Se debe garantizar la conservación de la documentación y por eso se deben establecer normas que ayuden a la preservación y cuidado de la misma.
NTC 4436
NTC 2676
ARTÍCULO DÉCIMO
Las comuniaciones oficiales recibidas deben ser revisadas de forma minuciosa
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO
Las comunicaciones oficiales que se envíen se deben elaborar en original y dos copias.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO
Las comunicaciones oficiales que se envíen vía fax, deberán tener en cuenta las tablas de retención documental para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO
Las comunicaciones que se envíen por correo electrónico, tendrán seguimiento y control por parte de las unidades de correspondencia de las entidades.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO
Las entidades establecerán en sus manuales la manera de elaborar documentos teniendo en cuenta las normas ICONTEC
En el pie de página debe ir la dirección, número de conmutador, fax, página web y correo electrónico de la entidad
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO
Los horarios de atención al público de las unidades de correspondencia estarán visibles para el público en lugares visibles.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO
El presente acuerdo rige a partir del 30 de octubre de 2001