Acuerdo N°060
30 de octubre de 2001
CONSIDERANDO
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
527 de 1999
Decr. 2150 de 1995
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS
Art. 16
Valido
El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
Art. 15
Horarios de Atención al Público
Visible y de Fácil
Informarán el Horario
Art. 14
Imagen corporativa
Normas ICONTEC
Manuales de Procedimientos
Memorandos
Cartas
Oficios
Otros
La Leyenda de
Pie de Página
La Dirección
Número del Conmutador
Número de Fax Institucional
Página web
E-mail - Correo Electrónico
Art. 13
Comunicaciones oficiales por correo electrónico
Cantidad de cuentas
Reglamentar
U.C. Control de los mismos
Mensajes de Datos
Comercio Electrónico
La Ley 527 de 1999
Las Firmas Digitale
La Ley 527 de 1999
Art. 12
Comunicaciones oficiales vía fax
Comunicaciones
Recibidas
Enviadas
Tramitación
Información
en las T.R.D.
Radicación U.C
Impresión
de Fax
No Papel Químico
Permanencia y
Durabilidad
Art. 11
Comunicaciones oficiales enviadas
Varios Destinatarios
Igual cantidad
Elaborarán
Original
Destinatario
Max. Dos Copias
Serie Respectiva
Reposará C.U.C
Lo Componen
16 Artículos
Art. 10
Comunicaciones Oficiales Recibidas
PARAGRAFO
No esté firmada
No presente N.R
Radicación
Revisadas
para verificar
Dirección
Competencia
Los Anexos
Asunto
El Destino
Datos de Origen
o Entidad
Art. 1
Lineamientos y
Procedimientos
Producción
Recepción
Distribución
Seguimiento
Conservación y
consulta de los doc.
Art. 2
Definiciones
Archivo electrónico
Comunicaciones Oficiales
Correspondencia
Documento electrónico de archivo
Documento Original
Documento Público
Radicación de comunicaciones oficiales
Registro de Comunicaciones oficiales
Serie documental
Tabla de retención documental
Art.3
Unidades de
Correspondencia
- Estructura.
- Centralizada y normalizada.
- Recepción, radicación y distribución.
Personal capacitado
recibir, enviar y controlar
comunicaciones de carácter oficial
Comunicaciones interna y externa
via fax o correo electrónico
Art.4
Firmas responsables
- Cargos autorizados.
- U.C. Solo radicara.
Art. 5
Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:
- No se podrán:
reservar, repetir, enmendar, corregir o tachar.
- Asignada en estricto orden de recepción.
- Copia debidamente radicada.
- Comenzar cada año.
- Manuales, mecánicos o automatizados.
PARAGRAFO
Art. 6
Numeración de
actos administrativos
Las Oficinas encargadas
Los Controles
Atender las Consultas
Los Reportes
Serán Responsables
no se reserven
Tachen o enmienden
No se numeren.
Errores en la numeración
Constancia por escrito
La firma del Jefe de D.
Art. 7
Comunicaciones Internas
Controles o
Procedimientos
Codigos
Numeración Consecutiva
Manuales o Automatizados
Art. 8
Control de comunicaciones Oficiales
Planillas o Formatos
Servicios de Alerta
Art. 9
Conservación documental
Programas de Gestión
Pautas
Manuales de Procedimientos
Normas Relativas
NTC 2676
Soportes Digitales
Cartuchos
90 mm. (3.5 pulgadas)
NTC 4436
Papel
Papelería con
Gramaje
75 y 90 g/m2
Valor de pH
7.0 a 8.5
Las Tintas
Estabilidad
Insolubles
Guardada en
Medios Magnéticos
Instrucciones
Formatos Compatibles
Manipulación
Migración
Backups