EL ARCHIVO
1. EL ARCHIVO: CONCEPTO Y FINALIDAD
1.1 LA FUNCIÓN DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA
1.2 CONSEJOS PARA DESARROLLAR LA LABOR DE ARCHIVO
2. TIPOS DE ARCHIVOS
SEGÚN LA FREDUENCIA DE USO
ACTIVOS
SE UTILIZAN FRECUENTEMENTE, LUGAR CERCANO Y ACCESIBLE AL PUESTO DE TRABAJO
SEMIACTIVOS
POCA ACTIVIDAD QUE HAN SIDO RETIRADOS DEL ARCHIVO ACTIVO, SE CONSULTAN CON POCA FRECUENCIA
INACTIVOS
ARCHIVOS PASIVOS, HISTÓRICOS O DEFINITIVOS, RARA VEZ SE CONSULTAN PERO CON UN ALTO VALOR LEGAL O DOCUMENTAL.
SEGÚN SU LOCALIZACIÓN FÍSICA
CENTRALIZADA
TODA LA DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL EN UN MISMO LUGAR.
HAY QUE ASIGNAR UN RESPONSABLE DE ARCHIVO
DESCENTRALIZADA
CADA DEPARTAMENTO TIENE SU PROPIO ARCHIVO.
MIXTA
LOS ARCHIVOS ACTIVOS Y SEMIACTIVOS ESTÁN DESCENTRALIZADOS. EXISTE UN ÚNICO ARCHIVO INACTIVO CENTRALIZADO.
3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
ALFABETICO
NUMÉRICO
CRONOLÓGICO
GEORÁFICO
TEMÁTICO
ALFANUMÉRICO
4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN FORMATO PAPEL
4.1 ENTRADA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO
SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS QUE NO NECESITAN SER CONSERVADOS (SE DESTRUIRÁN) Y LOS DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL U OPERATIVO
EN DOCUMENTOS QUE POR SU IMPORTANCIA SE CONSIDERE NECESARIO, SE REALIZARÁN LAS COPIAS DE SEGURIDA, FOTOCOPIAS O DIGITALIZACIONES QUE EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CONSIDERE.
REFERENCIAR LOS DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO PARA QUE SEA MÁS OPERATIVO.
PREARCHIVAR LOS DOCUMENTOS QUE VAYA A SER ARCHIVADOS, ESTO SUPONE LA ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL MISMO ORDEN QUE TENDRÁ UNA VER ARCHIVADA. FINALMENTE SE PROCEDERÁ AL ARCHIVO DEFINITIVO.
4.2CONSERVACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA DE UN ARCHIVO DEBE SER CONSERVADA HASTA QUE YA NO SEA ÚTIL PARA LA EMPRESA, AUNQUE EXISTEN UNOS PLAZOS MÍNIMOS LEGALES.
LOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD EMPESARIAL EL PLAZO DE CONSERVACIÓN ES DE 6 AÑOS.
LA DOCUMENTACIÓN DE LA PROPIEDAD DE BIENES Y RELACIONADA CON LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA O SOCIEDAD DEBEN CONSERVARSE INDEFINIDAMENTE. (ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD, COMPRAVENTA DE INMUEBLES, CUALQUIER TIPO DE CRÉDITO O PRÉSTAMOS).
4.3 PURGA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
LA DESTRUCCIÓN DEBE REALIZARSE CON UNA FRECUENCIA PREFIJADA, UTILIZANDO MÉTODOS QUE IMPIDAN EL ACCESO A ELLA DE PERSONAL NO AUTORIZADO.
ADEMÁS LA DESTRUCCIÓN PERIÓDICA DE DOCUMENTACIÓN NO ÚTIL EVITA UNA ACUMULACIÓN INNECESARIA DE DOCUMENTOS Y AUMENTA LA OPERATIVIDAD DEL ARCHIVO.
PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN SOPORTE ESCRITO, SUELEN UTILIZARSE EQUIPOS ESPECIALIZADOS, COMO MÁQUINAS DESTRUCTORAS DE DOCUMENTACIÓN, QUE CONVIERTEN LOS DOCUMENTOS EN FINAS TIRAS, DE LAS CUALES ES IMPOSIBLE RESCATAR NINGÚN DATO O INFORMACIÓN.
5. ARCHIVO INFORMÁTICO DE DATOS
LA MAYORÍA DE LAS EMPRESAS USAN INDISTINTAMENTE TANTO EL FORMATO PAPEL COMO EL ELECTRÓNICO PARA EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DATOS.
GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN EN FORMATO PAPEL Y CONSERVAR UNA COPIA DE ELLA EN FORMATO ELECTRÓNICO
VENTAJAS
LOCALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE UNA FORMA MÁS RÁPIDA QUE EN LOS ARCHIVOS TRADICIONALES
GRACIAS A INTERNET, SE PUEDE ACCEDER EN CUALQUIER MOMENTO Y LUGAR.
5.1 ARCHIVO INFORMÁTICO DE LA INFORMACIÓN
TODO ARCHIVO INFORMÁTICO TIENE UNA RUTA Y UN NOMBRE IDENTIFICATIVO.
SE ORGANIZAN EN CARPETAS Y SUBCARPETAS.
LAS CARPETAS Y SUBCARPETAS TIENEN INFORMACIÓN DE LA FECHA DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y DE LA ÚLTIMA CONSULAT.
5.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE DATOS
NO OCUPA TANTO ESPACIO FÍSICO.
Subtopic
6. SOPORTES Y MATERIALES DE ARCHIVO
6.1 MATERIALES PARA EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA
CARPETAS SIMPLES
CARPETAS CLASIFICADORAS
CARPETAS COLGANTES
CARPETAS ARCHIVADORAS
CAJAS SIMPLES
6.2 SOPORTES TRADICIONALES PARA LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS.
DISCO DURO DEL ORDENADOR
DISCO DURO EXTRAÍBLE
CD, CD-RW, DVD
MEMORIAS USB Y TARJETAS DE MEMORIA
6.3 Y 6.4 SISTEMA DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE Y SUS VENTAJAS
CAPACIDAD CASI ILIMITADA, PERSONALIZABLE Y MODULABLE, LA INFORMACIÓN PUEDE SER COMPARTIDA ENTRE LOS EMPLEADOS, CON LOS CLIENTES Y PROVEEDORES.
ACCESIBILIDAD PERMANENTE A TRAVÉS DE CUALQUIER DISPOSITIVO CON CONEXIÓN A INTERNET INDEPENDIENTEMENTE DE SU LOCALIZACIÓN FÍSICA O DEL EQUIPO QUE SE EMPLEE (UBICUIDAD)
LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE SE PAGAN SOLO POR LO QUE LA EMPRESA REQUIERA EN CADA MOMENTO, TANTO EN LA CAPACIDAD COMO EL NÚMERO DE USUARIOS.
SE FOMENTA EL TRABAJO EN EQUIPO Y EL EMPLEO COLABORATIVO DE LOS DATOS.
REDUCE COSTES, HASTA UN 30% DE LOS GASTOS LABORALES DE INFORMÁTICA Y EL 40% DEL PRESUPUESTO ASOCIADO A LA INVERSIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE.
INCREMENTA SU NIVEL DE SEGURIDAD ANTE POSIBLES ACCIDENTES. INCENDIOS, INUNDACIONES....
6.5 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE MÁS UTILIZADOS
GOOGLE DRIVE FOR WORK
DROPBOX BUSINESS
ONE DRIVE FOR BUSINESS
BOX
7. LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: LA LOPD
MEDIDAS DE PROTECCIÓN PARA DOCUMENTOS ESCRITOS
PROCEDIMIENTO CLARO DE USO Y MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
SISTEMA DE ARCHIVO PROTEGIDO PARA DOCUMENTACIÓN SENSIBLE CON LLAVES, CÁMARAS, CAJAS DE SEGURIDAD, ETC. TAMBIÉN SE PODRÁN HACER COPIAS Y GUARDAR EN LUGARES DISTINTOS.
PLAN DE ACTUACIÓN ANTE ACCIDENTES, INCENDIOS E INUNDACIONES.
NOMBRAR UN RESPONSABLE DE SEGURIDAD PARA EL ARCHIVO FÍSICO DE DOCUMENTOS ESCRITOS.
ESTABLECER MECANISMOS QUE IMPIDAN LA DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS CUYO CONOCIMIENTO EXTERNO PUDIERA OCASIONAR PERJUICIOS PARA LA EMPRESA O PARA TERCERAS PERSONAS.
EXIGIR SECRETO O CONFIDENCIALIDAD A LOS PROPIOS TRABAJADORES CUANDO, EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES TENGAN ACCESO A INFORMACIÓN ACCESIBLE.
MEDIDAS DE PROTECCIÓN PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD CON FRECUENCIA.
ESTABLECER ACCESOS RESTRINGIDOS A LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS, SEGÚN NIVELES DE USUARIOS, MEDIANTE CONTRASEÑAS INDIVIDUALES. TAMBIÉN SE PODRÁ OCULTAR CIERTOS ARCHIVOS A DETERMINADOS USUARIOS
ESTABLECER ARCHIVOS COMO DE SOLO LECTURA PARA EVITAR MODIFICACIONES INDESEADAS.
INSTALAR EN LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS UN ANTIVIRUS Y UN FIREWALL QUE EVITE ACCESOS EXTERNOS AL EQUIPO.
PROGRAMA DE CIFRADO Y ENCRIPTACIÓN PARA EVITAR LA INTRUSIÓN Y LA LECTURA POR PARTE DE USUARIOS EXTERNOS.
DATOS PERSONALES Y CONFIDENCIALES
PARA DOCUMENTOS CON DATOS DE PERSONAS O EMPRESAS, SE UTILIZAN SISTEMAS DE ARCHIVO QUE DIFICULTEN EL ACCESO A PERSONAL NO AUTORIZADO.
PARA DOCUMENTOS CON DATOS SOBRE INGRESOS, DATOS FINANCIEROS, MULTAS O ANTECEDENTES PENALES, DEBE NOMBRARSE UN RESPONSABLE DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO. REALIZAR AUDITORIA DE SEGURIDAD CON UNA PERIODICIDAD NO SUPERIOR A 2 AÑOS.
PARA DATOS RELATIVOS A INVESTIGACIONES POLICIALES, IDEOLOGÍA, AFILIACIÓN SINDICAL, CREENCIAS Y SALUD SE ESTABLECE ADEMÁS DE LAS MEDIDAS ANTERIORES, UN ACCESSO RESTRINGIDO CON LLAVE AL ARCHIVO POR PERSONAL AUTORIZADO Y CONTROLES EN LA REPRODUCCIÓN Y LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
7.1 MEDIDAS PARA LA PROTECCIÒN DE LA INFORMACIÓN
Topic principal
Topic principal
PERMITE RECUPERAR Y CONSULTAR DOCUMENTOS.
SE DEBE ADAPTAR A LAS CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA.
PUEDE SERVIR COMO ELEMENTO PROBATORIO ANTE UN TERCERO
LA LEY OBLIGA CONSERVAR DETERMINADA DOCUMENTACIÓN, CON CARÁCTER GENERAL UN PERIODO DE 6 AÑOS DESDE SU ELABORACIÓN
EVITA PÉRDIDAS DE INFORMACIÓN
DEBE DE GARANTIZAR LA FÁCIL Y RÁPIDA LOCALIZACIÓN
LA EMPRESA CONTROLA LA INFORMACIÓN QUE ENTRA Y SALE DE ELLA.
NO SIGUE NORMAS PREESTABLECIDAS, CADA EMPRESA SE ADAPTA A SUS NECESIDADES ESPECÍFICAS.
DEBE DE SER CLASIFICADA, ORDENADA , GUARDADA Y CONSERVADA SIEMPRE DE LA MISMA FORMA, DE LO CONTRARIO HAY MÁS POSIBILIDADES DE TENER DETERMINADOS DOCUMENTOS EN LUGARES INCORRECTOS Y NO LOCALIZARLOS CUANDO SE REQUIEREN.
ES ESENCIAL PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE CUALQUIER EMPRESA.
APORTA INFORMACIÓN VÁLIDA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA.
FACIL DE COMPRENDER
SENCILLO DE APLICAR
NO DEBE SER AMBIGUO
HA DE PERMITIR FUTURAS AMPLIACIONES
EL ESPACIO OCUPADO POR EL ARCHIVO SE INCREMENTA, ASÍ COMO SU COSTE DE MANTENIMIENTO Y FUNCIONAMIENTO.
LA LOCALIZACIÓN RESULTA ALGO MÁS COMPLEJA
EL PROCESO DE ARCHIVO DEBE DE PERMITIR UNA GESTIÓN ADMINISTRATIVA QUE SELECCIONE LA DOCUMENTACIÓN VERDADERAMENTE IMPORTANTE PARA EL PRESENTE Y EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN
1. ES NECESARIO DEJAR CONSTANCIA DE LA ENTRADA O SALIDA DE CUALQUIER DOCUMENTO EN UN REGISTRO AUXILIAR ( PARA TENER CONSTANCIA DE SU LOCALIZACIÓN).
2. ES ACONSEJABLE SACAR DEL ARCHIVO EL EXPEDIENTE COMPLETO, DE LO CONTRARIO, ES RECOMENDABLE DEJAR TESTIGO DE LA POSICIÓN DEL DOCUMENTO EN EL EXPEDIENTE PARA CONSERVAR LA ORGANIZACIÓN.
3. SE RECOMIENDA LA DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO LO ANTES POSIBLE.