COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Y LA TEORÍA DE
LA INFORMACIÓN

Fernández Collado.
“…conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”.

Marisa Del Pozo Lite, proponen dos grupos de referencia con respecto al origen de la comunicación organizacional.

período 1900-1970

AÑO 1900

No existía información de estudios o teorías organizacionales.

DECADA DE LOS 40

Las empresas mostraban mayor interés en que sus
empleados estuvieran al tanto del crecimiento y logros obtenidos.

DECADA DE LOS 50

Surgen nuevas líneas de investigación en torno a los procesos de retroalimentación dentro de las organizaciones.

DECADA DE LOS 60

Las relaciones que se dan entre los miembros de las organizaciones se establecen gracias a la comunicación.

periodo 1970-1980

DECADA DE LOS 70

La apertura de comunicación en esta relación jefe/subordinado era uno de los rasgos esenciales en las
organizaciones eficientes.

DECADA DE LOS 80

Los gerentes de las empresas reconocen los diversos beneficios de la participación de los empleados en la empresa.

“Ayuda a lograr todas las funciones administrativas básicas –planeación, organización, dirección y control- para que las organizaciones logren sus objetivos y superen las dificultades” por esta razón es un elemento fundamental y necesario dentro de estas.

Cuando no existe comunicación entre los miembros de una empresa, algunos jefes no saben cómo están llevando acabo las actividades laborales sus empleados, ya que no hay una coordinación, y estos tampoco reciben una información detallada acerca de lo que deben hacer o mejorar, por tal razón cada quien actúa de acuerdo a lo que cree que es correcto.

Hace que los trabajadores mejoren su rendimiento, ya que si hay una dirección por parte de sus supervisores estos lograran desempeñar de forma eficaz sus funciones.

Los empleados trabajan en pro a los objetivos de la empresa, debido a que la buena comunicación hace que estos entiendan que están para hacer progresar a la organización.

Si los supervisores transmiten la información de manera adecuada, esto causará un efecto favorable tanto para muchas personas como para la organización.

“La comunicación externa es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos”

Relacionarse con grupos u organizaciones de interés o también llamados stakeholders que tienen un impacto en una organización, hay un interés debido a que pueden verse o no favorecidos por las decisiones que se tomen en una empresa determinada, ya que sus acciones se ven involucradas directa o indirectamente en los objetivos de esta.

Mantener y mejorar las relaciones publicas y de esta forma lograr una buena imagen corporativa.

"Se da dentro de la organización y esta dirigida solamente a los miembros de la misma".

fomentar una buena relacion y comunicación entre los miembros de una organización, a través de la implementación de distintos medios de comunicación. Esta misma variedad permite que estén motivados y enfocados en el logro de los objetivos de la empresa.

La información es emitida desde los niveles superiores de autoridad gasta los inferiores.

Pilares básicos para que sea efectiva:

Desarrollar una actitud de comunicación positiva

Que quienes transmitan el mensaje lo hagan sin dañar a los demás, que tengan en cuenta los sentimientos, necesidades y deseos de cada uno de los miembros de la organización.

Estar informados

Ser claros y reales con la información que se desea transmitir.

Planear la comunicación

Para evitar transmitir cualquier dato al aire o que no sea emitido de la mejor manera, es necesario planificar con anterioridad esa información.

Desarrollar la confianza.

Debe haber confianza entre los miembros de una empresa, ya esta permite que tanto el receptor como el emisor intercambien información.

La información es emitida desde los niveles inferiores hasta los superiores.

¿QUÉ IMPIDE QUE LA INFORMACION SEA TRANSMITIDA DE ESTA MANERA?

La demora

La filtración de información

La distorsión

CANALES DE COMUNICACION INTERNA

Es el medio por el cual los mensajes o las informaciones son transmitidos al resto de los miembros de una organización.

Transmite información oficial de la empresa y está claramente definido para evitar confusiones, es emitido tanto descendente, ascendente como horizontalmente.

Esta se da por las relaciones que establecen los miembros de una empresa, es decir que no esta dada por la organización.

Busca mejorar tecnológicamente los canales de información, eliminando el ruido o las interferencias.

Niveles de problemas causados por las interferencias

1° NIVEL: problemas técnicos

2° NIVEL: problemas semánticos

3° NIVEL: problemas de efectividad

EJEMPLO:AVIPLAST S.A.

Se originó desde el 2008, esta ubicada en Panamericana Sur, sector San Alfonso, en Aloag. Es una empresa dedicada a la producción de botellas desechables. además de esto se dedica al reciclaje para la venta

ACCIONISTAS:

Alfredo Mora

Pablo Riofrio

Carlos Sarche

Somos una industria productora y distribuidora de botellas desechables PET de excelente calidad para consumo masivo de bebidas gaseosas a nivel local.

Ser la industria principal del Ecuador de producción y distribución de botellas
desechables PET.

Orientación al cliente

Compromiso con los resultados

Intereses por el medio ambiente

Responsabilidad social

Integridad

Sus siglas significan algunos factores como: factores Políticos, Económicos, Sociales, Tecnológicos y Ambientales, esta es una herramienta de análisis que permite conocer cómo ha sido el pasado, como es el presente y cómo puede ser el futuro de una empresa.

Para el diagnostico de comunicación se utilizan tres técnicas participativas:

LA ENREVISTA

Realizada para conocer a profundidad los procedimientos, roles, responsabilidades y obligaciones de cada uno de los integrantes de la empresa

LA ENCUESTA

Realizada a todos los miembros de la organización, para conocer la cultura organizacional de la empresa, es decir para saber la forma en la que se trabaja, el tipo de estructura organizacional y la actitud que tienen estos frente al cambio.

LA OBSERVACION

Es una herramienta que ayuda a determinar el contexto comunicativo, los problemas que tienen en cuanto a procesos que puedan ser resueltos mediante la implementación del empowerment y para analizar el material de comunicación interna con los que la empresa cuenta para dar a conocer la información a los empleados.

presentación de análisis completos de los distintos resultados obtenidos a través de los diagnosticos realizados

Género del universo consultado

se entrevistaron a todos los empleados de la empresa, que son 10, de los cuales 8 son hombres y 2 son mujeres, con relacion al trabajo son los hombres los encargados de las labores pesadas o cargas físicas y las mujeres se encuentran en el área administrativa.

Nivel laboral

el resultado de este depende de l resultado obtenido en la pregunta anterior ya que se nuestra que los hombres se encuentran en el nivel operativo y las mujeres en el nivel administrativo

Nivel eduacativo

PRIMARIA: La encuesta arrojó que 4 se encuentran en este nivel

SECUNDARIA: La encuesta arrojó que 4 se encuentran en este nivel

PREGRADO: La encuesta arrojó que 4 se encuentran en este nivel

Años en la empresa

MENOS DE 6 MESES: 2 personas

ENTRE 6 MESES Y 1 AÑO: Solo una persona

MAS DE 1 AÑO: 7 de los empleados

¿sabe usted cuál es la misión de la
empresa?

SI: 8 tienen clara la misión de la empresa

NO: Solo 2 no conocen la misión de la empresa

¿Conoce a qué se dedica la
empresa?

SI: Todos los 10 empleados conocen la misión de la empresa

NO: 0

¿Cómo se llama la máxima
autoridad de la empresa?

Todos los 10 empleados reconocen que la máxima autoridad de la empresa es Sylvana Pérez

¿A través de qué medios se informa
de lo que sucede en la empresa?

CARTERAS: 3

EMAILS 0:

MEMOS-CARTAS: 1

REUNIONES: 4

RUMORES: 0

POR EL JEFE: 3

POR LOS COMPAÑEROS: 3

OTROS: 0

¿Qué tipo de información recibe generalmente?

SOBRE LA EMPRESA: 3

INSTRUCCIONES DE TRABAJO: 8

ACTIVIDADES SOCIALES: 2

BEBEFICIOS LABORALES: 4

OTROS: 1

¿Cada qué tiempo recibe
información?

DIARIAMENTE: 4

SEMANALMENTE: 5

MENSUALMENTE: 1

OTROS: 1

¿Cree que la información brindada
es útil para su trabajo?

Todos los miembros de Aviplast S.A. coinciden en que la información brindada es útil para realizar su trabajo. Esto es muy importante ya que la implementación del empowerment requiere de calidad de información más no de cantidad.

¿Qué medios de información
prefiere?

La encuesta revela que la comunicación oral es la primera elección de los miembros de la organización en cuanto a la preferencia del medio de información. Sin embargo, se ha propuesto también, por una persona, como medio de información a los memos o cartas.

¿Qué tipo de información le
gustaría recibir?

La capacitación ha sido la opción más elegida por los miembros de la organización en cuanto al tipo de información que quisieran recibir. Este es un dato positivo para el cambio organizacional que propone la implementación del empowerment en Aviplast S.A.

¿Es creíble la información que le
suministra la empresa?

Sí 9
No 1

Este resultado es valioso para el diagnóstico de comunicación pues existe gran confianza en la información que provee la empresa a sus empleados. Pues los empleados tienen plena confianza en la información e instrucciones que se les transmite.

¿Tiene usted acceso a la
información pertinente?

Un 70% del personal de Aviplast S.A. considera que tiene acceso a la información
pertinente de la organización. Es decir, a aquella información que es necesaria para que puedan realizar su trabajo correctamente.

La información que usted recibe
es:

La información recibida es considerada, en un 70%, como oportuna. Precisamente esto es lo que se requiere para una exitosa aplicación del empowerment.

¿La información que le provee la
empresa le sirve para realizar su trabajo de
manera adecuada?

Sí 10
No

Existe un consenso en que la información que provee la empresa sí sirve para realizar el trabajo. Aviplast no contempla, en su actividad, algún recurso técnico para la comunicación interpersonal más, como en la mayoría de empresas pequeñas

¿Cree usted que hay problemas en
el manejo de la comunicación dentro de la
empresa?

Un 20% de los encuestados manifiesta la existencia de problemas de comunicación en la empresa. Aseguran que la falta de comunicación no permite coordinar el trabajo entre los operadores y pierden tiempo útil debido a ello.

¿Cree usted que su opinión es
tomada en cuenta en el momento de tomar
decisiones importantes en su área de
trabajo?

Sí 10
No


Éste es, con seguridad, el resultado más importante del diagnóstico de comunicación puesto que es el pilar básico del empowerment.

Cómo es su relación con sus
compañeros de trabajo?

El empowerment demanda el trabajo en equipo. Para ello, es necesario que las
relaciones entre compañeros sean buenas. El resultado de las encuestas refleja que la mayoría tiene una buena relación con sus compañeros.

¿Cómo es su relación con los
jefes/directivos/autoridades de la empresa?

Tan importante como las relaciones entre los compañeros de labores, es la que debe presentarse entre el nivel operativo y administrativo de la empresa y sus autoridades.

Los resultados de las encuestas son positivos, en términos generales, y permiten identificar los elementos del empowerment que podrían adaptarse de mejor manera en el personal y en la comunicación interna de Aviplast S.A.

Del mismo modo, la información que transmite la empresa es útil, pertinente e importante para realizar el trabajo.

Por otro lado, un punto débil -resultado del diagnóstico- refleja que la filosofía organizacional de la empresa aún no está posicionada en la mente de los miembros de Aviplast S.A.

La industria del plástico plantea, generalmente, objetivos que se enfocan en la producción de botellas desechables y en el control del desperdicio de botella. Por ello, estos objetivos son discutidos con todos los miembros de la organización porque de su trabajo colectivo depende que los resultados, mes a mes, sean positivos o negativos.

Los objetivos son planteados, internamente, cada quince días de acuerdo con los reportes de producción.
Una vez que esto se ha realizado internamente se procede a planificar los objetivos y metas mensuales con los accionistas de la empresa.

La transmisión de la información fluye de forma descendente

Para la Gerente Administrativa, el empowerment es un programa que tendría un
impacto en la producción de botella y luego, en la rentabilidad de la empresa.

La observación dirigida se realizó bajo parámetros que deben ser cumplidos por la
empresa para que la utilización de herramientas comunicacionales sea exitosa durante la implementación del empowerment

Infraestructura

La infraestructura permite conocer las características físicas de la empresa y aquellas que permitan la implementación de nuevos suministros para la aplicación del empowerment.

Seguridad

La seguridad Industrial parte de un conjunto de normas que tienen como principal
objetivo la seguridad de los usuarios.

Identidad corporativa

La identidad corporativa es el conjunto de características, valores y creencias con las que la organización se identifica y se diferencia de las demás organizaciones.

La revisión documental se realizó conjuntamente con la Gerente Administrativa quién guió y explicó cada uno de los documentos presentados. Permisos de funcionamiento y Documentos empresariales.

Una vez analizados los resultados del diagnóstico de comunicación, se ha obtenido un panorama amplio de las características de la empresa, su comunicación, y los elementos del empowerment que pueden ser aplicables en la misma.

Los miembros de la empresa deben conocer la filosofía corporativa de la misma: visión, misión, valores corporativos para que así sepan encaminar todas sus acciones hacia las mismas metas y objetivos.

Para que los miembros de Aviplast S.A. decidan asumir mayor compromiso y responsabilidad, es necesario que ellos tengan mayor acceso a datos útiles de la compañía.

Los canales oficiales de la empresa: carteleras, reuniones, memos, entre otros, deben estar en continua actualización para proveer información útil y pertinente a los miembros de la organización.

El empowerment depende de un buen liderazgo y motivación por el trabajo