INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA O GERENCIAL.
¿Qué es la información?
La información es un conjunto de datos que se presentan de forma inteligible al receptor, debe decirle algo que no le era conocido anteriormente,
Necesidades de información de parte de la gerencia
Los directores de organizaciones necesitan dos tipos de información a saber:
Información contable
Se centra específicamente en la identificación y los reportes de ingresos y estados financieros, además da parte de los costos en la operación de la empresa. Asuntos tan importantes como costos de personal, gastos de operación y distribución delos gastos generales, además, sustentan el control y la toma de decisiones en la administración.
La información cuantitativa ayuda a los gerentes y a los supervisores a responder preguntas relativas al rendimiento de las actividades de la empresa
Mediante:
-Presupuestos
-Cuotas de ventas
-Niveles de ingresos
Información administrativa
Se utilizan formas resumidas de la información ya que les muestran los resultados generales y las tendencias de interés. También les permiten comparar el rendimiento planeado contra el real en las divisiones, departamentos, áreas de producción y otras dependencias, de este modo identifican las cuestiones que demanden de su atención.
La información cualitativa así como la subjetiva pueden resultar muy útiles.
Por ejemplo:
-Valoraciones
- Opiniones
Contiene siete tipos de información que son necesarios para la administración de más alto nivel.
Información de apoyo
Permite saber que rendimiento se ha
alcanzado y si va de acuerdo con las
expectativas generales
El volumen de ventas del día anterior
Información de situación
Mantiene a los administradores al
tanto de los problemas presentes,
así como de los avances con el fin
de aprovechar las oportunidades.
El progreso en la investigación
y desarrollo destinados a lanzar
un nuevo producto.
Información de advertencia
Señala que están ocurriendo
cambios, ya sea en la forma de
oportunidades o problemas del
futuro que afectarían el éxito de
la empresa.
Fluctuaciones significativas
en los precios de materias primas
como el acero, o bien la energía.
Información de planeación
Descripción de los principales
desarrollos y programas que deben
iniciarse en un futuro.
Participación en el mercado que
la empresa planea abarcar en los
próximos 3 años.
Información de operaciones
internas
Indica cómo la organización o las
personas se están desempeñando; útiles
para presentar informes sobre la salud
general de una organización.
Ventas en el presente mes, trimestre
y año a la fecha, más la variación
respecto a los planes de ventas.
Información confidencial
Informes, rumores y opiniones respecto
a las actividades en el entorno de la
organización.
Las demandas de los clientes por
nuevos productos o servicios.
Información difundida en
el exterior
Información que un ejecutivo principal
desea revisar antes que sea transmitida
a los medios de comunicación o a los
accionistas.
Informe trimestral sobre las
utilidades en una corporación.
Tipos de información según origen y forma
Interna
Factual
Datos de
contabilidad
Detalles
numéricos
Detalles de
Excepción
Textual
Comunicación
de oficina
Supuestos para
planeación
Estimaciones
Opiniones
Externa
Factual
Datos
económicos
Datos de
mercado
Comprados
Textual
Rumores en
la Industria
Opiniones sobre
desarrollos
económicos
esperados
Legislación
Información y datos
Datos
Deben ser presentados en una forma
utilizable y colocados en un contexto
que les dé valor. Se convierten en
información cuando se les transforma
para comunicar un significado o
proporcionar un conocimiento, ideas
o conclusiones.
Información
Son conocimientos basados
en los datos a los cuales,
mediante un procesamiento,
se les ha dado significado,
propósito y utilidad.
Debe tener atributos esenciales
que son las características que
tienen significado para el usuario
de cada elemento o conjunto de la
información.
Atributos de
un elemento
de información
Exactitud
La información es exacta o inexacta.
"Exacto" describe si la información
representa una situación como es.
Inexacta es el resultado de
equivocaciones, que pudieron haber
ocurrido durante la preparación de
un informe.
Forma
Es la estructura de la información.
El criterio de diferenciación es
entre formas cuantitativas(dice que
tanto de un elemento ha sido medido)
y cualitativas (describe una situación
con características no medibles).
Frecuencia
La frecuencia es la medida de cuan
a menudo se requiere, se
recaba o se produce se puede
originar con frecuencia o
esporádicamente.
extensión
El alcance de la información define
su campo de acción. Alguna
información puede cumplir una amplia
área de interés. Otra puede tener una
acción muy reducida.
Origen
La información se puede
originar desde fuentes en
la organización o fuera de
ella.
Temporalidad
La información puede estar
orientada al pasado, a los hechos
actuales o hacia las actividades
futuras.
Atributos de
un conjunto
de información
Relevancia
La información es relevante para
una situación particular. La
información que se necesitó alguna
vez puede no ser relevante de la
misma manera.
Completitud
Una información completa
proporciona al usuario todo lo
que necesita saber acerca de
una situación particular.
Oportunidad
La información oportuna está
disponible cuando se la necesita
y no se ha desactualizado a
causa de retrasos.
Teoría de la información
La información y la comunicación son las
cuestiones centrales de la teoría de la información.
La comunicación es cualquier procedimiento
mediante el cual una persona puede influir
en la mente de otra.
Se derivan tres niveles de problemas en el
acto de comunicar información
Técnico
Se refieren a la precisión
de la transmisión de un
conjunto de símbolos desde
el emisor hasta el receptor.
Semántico
Se refiere a cuán precisamente
el receptor entiende e interpreta
el mensaje del emisor.
De eficacia
Se relacionan con el éxito
de la comunicación para
producir las acciones o
conductas deseadas.
Un sistema de comunicación
Un sistema de comunicación tiene
ciertos elementos.
Fuente
Selecciona un mensaje
particular de un conjunto
de mensajes disponibles.
Canal
Es por donde se
trasmite el mensaje.
Mensaje
Es el propósito
que se va a
transmitir
Destino
Es a donde
va dirigido
el mensaje.
Codificación
Es cuando el mensaje sale
y se desplaza hacia un
transmisor que lo transforma
en una señal que puede ser
enviada a través del canal
hasta el receptor.
Decodificación
Es cuando el receptor
convierte nuevamente la
señal en un mensaje para
ser utilizado en el destino.
En estos sistemas, es importante
proporcionar suficiente información
para que el usuario detecte y trabaje
el problema con facilidad.
Un elemento clave en esta tarea es
LA REDUNDANCIA.
La redundancia es la repetición
de parte o todo un mensaje para
evitar distorsión o errores de
transmisión.
Es útil si resalta los resultados
o las cuestiones importantes.
una alta redundancia es perjudicial
La información y los sistemas
de información computarizados
Fuentes de información
Es particularmente importante que la
administración este consciente de las
muchas fuentes posibles de información
Información primaria
Es la que se debe recabar para un
problema específico. Se trata de la
información que ha sido reunida por
primera vez para un fin particular.
Fuentes de la información
primaria
Observación
Ventajas:
Conocimiento de primera mano.
Evitar respuestas distorsionadas
Desventajas:
Puede no ser exacta.
Puede afectar lo que se observa.
Experimento
Ventajas:
Control sobre las variables
de interés
Desventajas:
Puede no ser representativo
Encuesta
Ventajas:
Modo eficiente de llegar a
grandes grupos de personas
Desventajas:
Diseño del cuestionario
Tamaño de la encuesta.
Estimación
subjetiva
Ventajas:
Información de los expertos.
Puede ser la única manera de
obtener información.
Desventajas:
La respuesta puede no
ser confiable.
Información secundaria
La información secundaria
ya ha sido reunida y almacenada
en un sitio accesible.
Fuentes de la información
secundaria
Información de la propia
compañia
Ventajas:
Es específica para la situación.
Ya existe.
Relativamente poco costosa.
Desventajas:
Puede no ser oportuna.
Puede no estar integrada
adecuadamente.
Información conseguida de
fuentes externas
Ventajas:
No puede obtenerse de
otro modo.
Desventajas:
Es costosa de adquirir.
Organización del
gobierno
Ventajas:
Imparcial
Un gran volumen de datos
Desventajas:
Puede no estar en forma
utilizable
Problemas con las fuentes
de información
Imparcialidad
La información no debe reflejar
prejuicio alguno.
Se introduce en la información por
medio de la persona que recopila o
procesa los datos
Validez
Se centra en si una información en especial
es significativa y relevante para el objetivo
propuesto.
Confiabiidad
Se refiere a la fiabilidad de la imagen
que la información intenta describir.
Antigüedad
Es un factor en extremo importante
en la determinación de su valor para
un usuario