Documentos
Comerciales
Dejan constancia escrita de todas las transacciones comerciales/mercantiles realizadas entres dos partes
Funsión
Contable
Proporcionan la información necesaria para hacer el registro en la contabilidad
De control
Brinda información de los terceros y personas de la empresa involucrados, así como el detalle de la operación
Jurídica
Tributaria o fiscal
Identificar, reconocer y medir los impuestos a pagar
Soporte de las declaraciones tributarias presentadas
Requisitos
Nombre del comprobante o soporte
Ciudad y fecha de elaboración
Descripción del detalle del documento
Firmas de los responsables de su elaboración, revisión, aprobación y contabilización
1. Contables
No negociables
Internos
Recibo de caja menor
Cubren gastos mínimos
Registrar ciudad y fecha
Pagado al beneficiario
Valor y concepto
Soporte de pago anexo
Consecutivo
Nota de contabilidad
Características
Reconoce la disminución de un activo
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios
Hacer ajustes en el cierre contable
Enmendar errores
Utilizado solo por el área de contabilidad
Requisitos
La fecha de elaboración
El detalle
La imputación contable.
Las firmas responsables
Comprobante de contabilidad
Registro de transacciones
Registrar fecha, año, mes y día
Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante
Descripción de la transacción
Valor de la transacción
Nómina
Pago de empleados por concepto de sueldos
Nombres, apellidos y documento de identidad
Devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados
Horas extra y comisiones
Nombre de la empresa, NIT, dirección y periodo de pago
Externos
Factura cambiaria de compra y venta
Requisitos
Estar denominada como factura de venta
Apellido, nombre y NIT del prestador de servicio
Apellido, nombre, NIT del adquirente del servicio
Numeración consecutiva de facturas de venta
Fecha de su expedición
Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
Valor total de la operación
Discriminación del IVA pagado
El nombre y NIT del impresor de la factura
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
Comprobante de ingreso
Dineros recibidos
Nombre de la empresa, número de identificación tributaria (NIT)
Número consecutivo
Dirección y datos generales de la empresa
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción
El concepto por el cual se recibe el efectivo
El valor recibido en números y letras
El número de cheque y el banco de origen del título de valor
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó
Comprobante de egreso
Desembolso de efectivo
Número del comprobante
Fecha y ciudad origen
El valor en números y letras
El registro contable
El número de cheque
Identificación y firma del beneficiario
Fecha en que se recibe
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó
Nota de crédito o débito
Dinero que pierde o gana la empresa
Nombre e identificación del cliente
Número consecutivo
Concepto de la nota
Valor en números y letras
Firmas del personal responsable
Recibo de consiganción
Comprobante de pago del cliente
Ciudad y fecha
Nombre y número de cuenta del titular
Relación y valor de los cheques
Valor a depositar en efectivo y cheques
Nombre y datos informativos de quien realiza el depósito
Factura electrónica
Reemplaza la factura en papel
Estar denominada como factura electrónica
Apellido, nombre y NIT del prestador de servicio
Apellido, nombre, NIT del adquirente del servicio
Numeración consecutiva de facturación y fecha de vencimiento
Fecha de su expedición
Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
Valor total de la operación
Forma de pago
Discriminación del IVA pagado
El nombre y NIT del impresor de la factura
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
4. Libros contables
Están conformados por comprobantes de contabilidad base para la elaboración de estados financieros
Clasificación
Contabilidad
Libro diario
Clasificación
Normal
Registra operaciones diarias de la organización
De ajustes
Registra las depreciaciones y amortizaciones
Cierre
Al finalizar el año se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable
Diligenciamiento
Datos informativos de la entidad
Fecha en orden cronológico
Número de folio, es el consecutivo dado al registro
Código, nombre de las cuentas contables afectadas y detalle
Movimientos débito o crédito y el hecho económico específico traídos de los comprobantes de contabilidad.
Libro mayor y balances
Datos informativos de la entidad
Periodo reportado
Número de folio, es el consecutivo dado al registro
Código, nombre de las cuentas contables afectadas
Saldo del mes anterior, indicando los saldos de cada cuenta
Movimientos del mes, indicando el total de movimientos débito o crédito de cada cuenta
Saldo final del mes, como resultado de la suma y resta de los saldos del mes anterior y los movimientos débito o crédito del mes
Libros auxiliares
Muestran el movimiento detallado de cada cuenta de acuerdo con los asientos contables elaborados en los comprobantes de contabilidad
Datos informativos de la entidad
Código, nombre del libro auxiliar (cuenta)
Fecha en orden cronológico
Detalle de la transacción
Número de comprobante de diario de donde viene la información
Movimientos débito o crédito y el hecho económico específico traídos de los comprobantes de contabilidad.
Saldo de la cuenta
Administración
Libro de actas de asambleas
Lugar, fecha y hora de la reunión
Número de acciones suscritas
Forma y antelación de la convocación
Lista de asistentes + número de acciones propias o ajenas que representan
Razón social y NIT
Indicar el tipo de inscripción
Dirección de la página web
Nombre y firma del representante legal de la empresa
Asuntos tratados
Decisiones adoptadas
Número de votos a favor, en contra o en blanco
Constancias escritas presentadas por los asistentes
Designaciones efectuadas
Fecha y hora de la clausura
Orden cronológico de reuniones
Forma y antelación de la convocación
Orden del día, nombre y calidad de los asistentes
Inscripción de los dueños, administradores y representante legal
Decisiones y acuerdos a los que llegan los dueños
Actas firmadas + indicar si es ordinaria o extraordinaria
Número de votos a favor, en contra o en blanco
Firma del secretario y el presidente
Fecha de solicitud
Nombre de la sociedad y número de matrícula
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad
Libro de Socios y accionistas
Los datos de los socios fundadores
Las transmisiones de participaciones y acciones que se produzcan
La escritura pública de propiedad
Las enajenaciones
Diligenciamiento
Corrección de errores
Ciclo contable
Creación y apertura de la entidad
Emisión de reportes financieros
Evaluación, análisis y control
Realimentación
Registro
Deben registrarse ante la Cámara de Comercio
Libro de Socios y accionistas
Libro de actas de asambleas
los libros de contabilidad fueron excluidos por ley (no es obligatorio)
3. Títulos valores
Son negociables
Representan un derecho o promesa de pago transferible
Requisitos
Fecha de emisión
La mención del derecho que en el título se incorpora
Valor en letras y números
Nombre del beneficiario
La firma de quien lo crea
Clasificación
Nominativos
Se designa como titular a una persona determinada y no puede ser transmitido sin que se notifique la transmisión al deudor
Las acciones
Al portador
Se reconoce al poseedor del documento la titularidad del derecho sin designar a una persona determinada
Cheques (poco usados)
A la orden
Se designa como titular a una persona determinada y puede ser sustituida la persona designada en él
Letra de cambio
Pagaré
Cheque
2. No contables
Son documentos informativos
Cotización
Membrete: logo, nombre de la empresa
Precio del producto
Descripción del producto
Referencias del producto
Fecha de entrega
Tiempo de validez de la cotización
Nombre del solicitante
Nombre del asesor
Orden de compra
Respalda la solicitud de mercancías que la empresa ha tomado la decisión de adquirir a sus proveedores
Fecha de expedición
Datos informativos de la empresa
Número consecutivo
Datos informativos del proveedor
Lugar de entrega de la mercancía
Características, cantidad, valor unitario, valor total de los artículos
Forma de pago
Firma de los responsables
Pedido
Membrete: logo, nombre de la empresa
Precio unitario del producto
Descripción del producto
Cantidad
Referencias del producto
Fecha de entrega
Forma de pago
Observaciones
Firmas
Remisión
Soporta la entrega del pedido solicitado
Membrete: logo, nombre de la empresa
Descripción del producto
Cantidad
Referencias del producto
Fecha de entrega
Número de pedido
Transportador
Entrada/Salida de almacén
Informa los movimientos de mercancía al interior de la empresa para el control de inventarios
Número consecutivo
Fecha de entrada o salida
Datos informativos de quien entrega
Lugar o área de destino
Número de orden de compra
Número de guía de transporte
Número de remisión
Características, cantidad, valor unitario, valor total de los artículos
Firmas de los responsables
Observaciones
Requisición
Respalda la solicitud de mercancías por las diferentes áreas o departamentos al departamento de compras de la entidad
Fecha de expedición
Fecha en que se requiere
Número consecutivo
Departamento que realiza la solicitud
Orden de trabajo
Características, cantidad, valor unitario, valor total de los artículos
Firmas de los responsables
