Formation "Optimiser son organisation personnelle"
- Module 3 -
Alice CANET

Etat d'esprit

Retour plan d'actions

Limiter les interruptions du quotidien

Communiquer sur son organisation

Quiz

Plan d'actions pour le module 3

Visio conférence

Le 18/06/2020

10H30 à 13H

Fixer des créneaux pendant lesquels je peux faire l'une ou l'autre chose. Et les communiquer aux clients => au fur et à mesure

Désactiver les notifications d'Outlook => aujourd'hui

Afficher le modèle de semaine idéale => aujourd'hui

Continuer les listes => au fur et à mesure

Planifier l'exécution des tâches de la semaine => au fur et à mesure

Très fatiguée

Pas réussi à faire tout ce que je voulais

Avenir appréhendé avec persévérance et optimisme

Le modèle de semaine idéale
+ Les 3 listes

Réussi la 1ère semaine à tenir avec la nouvelle méthode mais pas la 2ème semaine

Difficultés pour planifier, plus de temps passé pour les audiences.

Remèdes :
- Mieux planifier le temps pour chaque tâche
- Afficher le modèle de semaine idéale
- Se rapprocher du temps réel

Limiter les interruptions du quotidien

23min 15s : C’est le temps nécessaire à votre cerveau pour revenir dans l’action en cours après que vous ayez été interrompu.

Une interruption : Tout élément qui va venir vous perturber et vous faire sortir de votre action en cours. Exples : notifications e-mails, appels, collègue qui vient nous voir ...

Prévoir des parades pour chaque interruption
- Notifications e-mail > Désactiver + créneaux dédiés
- Appels entrants > Mode avion + créneaux dédiés pour appeler
- SMS ou What's > Mode avion ou tourner le tél en silencieux
- Collègue qui sollicite > Anticiper + mise en place d'un code
- Idée qui vient > Se décharger dans la liste de tâches

Communiquer sur son organisation

Les 4 étapes de la CNV

Observation : Exprimer des faits concrets sans évaluer ou juger
Exemple : "Les 2 dernières fois où je voulais te parler tu étais au téléphone"

Sentiments : Ce qui relève de vos missions principales, vos gros cailloux
Exprimer ses ressentis par le "je".
Exemple : "Je me suis sentie seule et submergée par la charge de travail."

Besoins : Exprimer ses besoins profonds
Exemple : "J’ai besoin d’écoute et d’aide sur mes projets."

Demande : Faire une demande claire, précise, positive, réaliste
Exemple : "J’aimerai que la prochaine fois que je viens te voir et que tu es au téléphone tu puisses te rendre disponible dans les 2H qui viennent."

Communiquer sa nouvelle organisation

1/ Etre au clair soi-même avec sa nouvelle organisation

2/ Prévoir un temps dédié avec son interlocuteur (associé, partenaire, client, salarié, conjoint …)

3/ Mettre en avant les points clés + les bénéfices de la nouvelle organisation pour l’autre et pour tous

4/ Accueillir la réaction de l’autre

5/ Prévoir la prochaine étape ensemble si c’est une micro-réunion prévue par exemple