GESTIONE DOCUMENTALE E DEMATERIALIZZAZIONE

L’immodificabilità è la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico, e di conseguenza il “Documento Amministrativo Informatico”, non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione.

La sequenza di simboli binari di lunghezza fissa ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo alla rappresentazione digitale del documento che garantisce una associazione biunivoca (a meno di eccezioni statisticamente irrilevanti) tra l’impronta stessa ed il documento origine.

Il Fascicolo Informatico, all’interno del sistema di gestione informatica delle Amministrazioni, rappresenta, almeno da un punto di vista logico, il contenitore virtuale in cui mantenere l’associazione di tutti i “Documenti Amministrativi Informatici” associati ad uno specifico procedimento amministrativo. 

Le estensioni e le app di Google permettono di creare documenti condivisi online che permettono non solo di fare brainstorming a distanza, ma anche di inserire commenti e apportare modifiche in qualsiasi parte di una risorsa messa in collaborazione.

La firma digitale - equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta - è associata stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l'integrità, l'autenticità, la non ripudiabilità. Si ricorda l'importanza di mantenere sempre aggiornati i prodotti di firma e verifica delle firme digitali in uso per evitare spiacevoli conseguenze (firme non valide o verifiche errate). Il documento così sottoscritto assume piena efficacia probatoria.

La Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) è l’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi a un documento informatico, che consentono l'identificazione del firmatario del documento. La FEA garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegata ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire il rilevamento in caso di successive modifiche dei dati.

La Firma Elettronica Qualificata (di seguito FEQ) garantisce tutte le caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata ed inoltre è basata su un certificato qualificato (rilasciato da un Certificatore accreditato dall’AgID). Nell’utilizzo della FEQ, il firmatario deve utilizzare un dispositivo sicuro con le caratteristiche identificate dalla norma.