Control y dirección

Tiene como cometido asegurarse de que las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.

Estandares de control

Son objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. Cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y segura.

Estándares éticos

Estándares de comportamiento esperados del personal y de la dirección.

Estándares de programación

Datos esperados al término de las actividades.

Estándares de desempeño técnico

niveles deseados de desempeño.

Costos estándar

costos normativos en que se incurre durante las fases de operación.

Indicadores

Indicadores financieros

Índices que señalan relaciones entre elementos o actividades y recursos financieros aplicados.

Como rotación de inventarios.

Presupuestos

Esquemas de planeación que contienen estándares aprobados para el control.

Como presupuestos de caja o previsión de gastos.

Retorno sobre la inversión

Control para evaluar el desempeño de aplicaciones financieras.

Pasos de Control

Fase 1

Establecer estándares

Se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación. Esto implica cuatro tipos de estándares:

Cantidad

Volumen de producción, cantidad de existencias, etc.

Calidad

Exactitud, logro del producto

Tiempo

Tiempos de producción

Costos

Costo de ventas, costos de producción, etc.

Fase 2

Evaluación del desempeño

La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.

Fase 3

Comparación de desempeño

Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se comparan con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.

Fase 4

Acción correctiva

Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso.

Como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

Tipos

Control previo o precontrol

Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los recursos (humanos, materales y financieros) planificados.

Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.

Control directivo o de dirección

Control directivo o de dirección

Se les conoce como controles de avance o controles cibernéticos.

Supervisan el recorrido de los procesos organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta.

Estos controles sólo dan resultado si se posee una retroalimentación adecuada.

Control a corriente

Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal operario.

Control posterior

Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto.

Luego se recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

Scorecard

Permite implementar la estrategia de una empresa a partir de una serie de medidas de actuación, permitiendo un control permanente sobre todos los factores de la organización, interrelacionando objetivos y relacionándolos con acciones concretas.

Proceso

Objetivos a alcanzar por la organización.

Indicadores o mediciones más adecuados para poder controlar el grado de alance de los objetivos.

Metas concretas en relación a los resultados específicos de dichas mediciones.

Acciones, iniciativas proyectos o programas que se van a implementar para lograr dichas acciones.

Ventajas

Permite tener una visión y control de cómo el funcionamiento de cada área y miembro de la empresa influye en el resto de la organización.

Establecer una vinculación entre los objetivos de la empresa y las acciones necesarias para lograrlos.

Implantar un modelo de gestión flexible e interactivo, acorde a los actuales requerimientos y exigencias del mercado.

Incorporación de perspectivas distintas a las financieras, como la perspectiva del cliente o la interna o de procesos de negocio.

Ayuda a tomar las decisiones más acertadas en el momento oportuno para maximizar la rentabilidad y productividad de la empresa.

Proceso que conduce a las personas al logro de los objetivos propuestos en la planeación y desarrollo organizacional de la compañía.

Alta Dirección

Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización en el nivel más alto.

Es quien posee autoridad, recursos y poder de decisión sobre los cambios en la empresa.

Elementos

Comunicación

Humana

La relación que establecemos con otras personas y nuestro entorno.

Interna

se genera entre los miembros de una misma institución o empresa.

Por ejemplo: un comité ejecutivo, una orden de trabajo.

Externa

Se origina entre uno o varios miembros de una empresa y personas que no pertenecen a la misma.

Por ejemplo: una carta de solicitud al proveedor, entrevista con el cliente, una carta de solicitud al gobierno.

Asertiva

Es directa y se centra en la escucha atenta.

Se refiere a la situación y no ataca a la persona, siendo asi respetuosa y especifica.

Motivación

Permite conducir al trabajador a interesarse más y a tratar de alcanzar sus objetivos y los de la empresa

Pirámide de Maslow

Los seres humanos satisfacen las necesidades más básicas es decir la parte inferior de la pirámide (fisiológica, seguridad, afiliación) las personas desarrollan necesidades y deseos más elevados el cual es la parte superior de la pirámide (reconocimiento y autorrealización)

Frederick Herzberg

Factores

Satisfactores

no motivadoras

Necesidades políticas, relaciones interpersonales, trabajo y vida personal

Insatisfactores

motivadoras

Ser o producir deseos de trabajar y a los reconocimientos que se obtengan en el trabajo, ascensos ya que así tendrá un crecimiento laboral y personal.

Toma de decisiones

Definir el problema

Comprender la situación, los retos surgidos y/o los objetivos que se persiguen y que nos brindarán la orientación inicial respecto a cómo abordar el problema.

Evaluar las alternativas

puede abordarse desde distintos puntos de vista y puede resolverse o enfrentarse de modos distintos, más agresivos, más pacientes, más sagaces, etc.

Tomar una decisión

Deberemos decantarnos por alguna opción y aplicarla de manera específica, teniendo en cuenta un panorama de consecuencias posible y algún tipo de previsiones anticipadas.

Liderazgo

Es el proceso que influye sobre los miembros de un equipo, una organización, u otro; para garantizar y/o transformar el desarrollo de las actividades a realizar con el objetivo de dar cumplimiento a lo programado.

Líder

Persona capaz de incentivar, motivar y ejercer influencia en el comportamiento o modo de pensar de su personal de equipo con el propósito de trabajar por un bien común.

Tipos de líder/liderazgo

Democrático

Permite la participación del grupo en la toma de decisiones y escuchar con atención la opinión de todo el equipo.

Busca el bien grupal, ayuda y orienta a sus trabajadores, delega las funciones en cada uno de ellos ya que confía en sus capacidades además de que fomenta el sentimiento de pertenencia del grupo.

Carismático

Entusiasmar a su equipo de trabajo.

Líder nato

Nunca pasó por un procedimiento para desarrollar habilidades y cualidades, sino que desde siempre contó con las características esenciales de un líder.

Longitudinal

Es el único que puede dar directrices, y estas son acatadas y transmitidas por personas que actúan como líderes secundarios, que a su vez las transmiten a los subordinados.

Liderazgo lateral

La dirección del equipo es compartida entre diferentes líderes que tienen el mismo rango en la empresa.

Liderazgo transaccional

Se caracteriza porque el equipo de trabajo acepta las directrices del líder, generalmente a cambio de algo (un salario, un beneficio, etc.).

Líder liberal o laissez-faire

No interviene en la gestión, ya que se basa en que las personas que trabajan sin supervisión de nadie sobresale y, solo actúa cuando es necesario y con el menor control o inspección posible.

Jefe

Individuo que tiene poder o autoridad sobre un grupo donde dirige las labores o actividades. Así, es una persona que conduce o manda a otras, a sus subordinados o subalternos, con compromiso y atribución según un ordenamiento jerárquico determinado.

Definir, decidir y seleccionar las alternativas más adecuadas para el mejor funcionamiento de las áreas bajo su responsabilidad, y así alcanzar los objetivos trazados de la mejor manera posible.

Inteligencia emocional

Conjunto de habilidades que una persona adquiere por nacimiento o aprende durante su vida, donde destaca la empatía, la motivación de uno mismo, el autocontrol, el entusiasmo y el manejo de emociones.

Características

Analizar las emociones y escucharlas, no solo limitarse a sentirlas.

Conocer sus sentimientos y no reprimirlos.

Razonar sobre lo que se siente.

Seis sigma

Metodología de mejora de procesos creada en Motorola por el ingeniero Bill Smith en la década de los 80.

Está centrada en la reducción de la variabilidad, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente.

La meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO), entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra cumplir los requisitos del cliente.