PfMP (v3)
Grupos de procesos (Definición, Alineación y Autorización y Control)

El Portfolio Strategic Management (Gestión Estratégica del Portafolio) es un enfoque integral dentro de la gestión de portafolios que se centra en garantizar que todos los componentes del portafolio (proyectos, programas y operaciones) estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Es fundamental para maximizar el valor estratégico entregado por el portafolio.Objetivos del Portfolio Strategic ManagementAlinear la Estrategia Organizacional con el PortafolioOptimizar la Asignación de RecursosMaximizar el Valor EstratégicoFacilitar la Toma de DecisionesProcesos Clave en Portfolio Strategic Management4.1 - Desarrollar el Plan Estratégico del Portafolio4.2 - Desarrollar el Portfolio Charter4.3 - Definir el Mapa de Ruta del Portafolio (Portfolio Roadmap)4.4 - Gestionar el Cambio Estratégico

El proceso de Desarrollar el Plan Estratégico del Portafolio (Develop Portfolio Strategic Plan) es uno de los pasos fundamentales en la gestión de portafolios. Este proceso define cómo el portafolio de proyectos, programas y operaciones se alinea con los objetivos estratégicos de la organización, establece criterios de selección y priorización de componentes, y proporciona una guía general para la ejecución y monitoreo del portafolio.Definición del Plan Estratégico del PortafolioEl Portfolio Strategic Plan es un documento que:1. Alinea la estrategia organizacional con el portafolio: Define cómo los componentes del portafolio contribuyen al logro de los objetivos estratégicos.2. Establece prioridades: Proporciona criterios claros para seleccionar y priorizar proyectos, programas y operaciones.3. Proporciona una hoja de ruta estratégica: Orienta la toma de decisiones y las asignaciones de recursos a lo largo del ciclo de vida del portafolio.Objetivo PrincipalEl objetivo del Portfolio Strategic Plan es garantizar que las inversiones y esfuerzos organizacionales se enfoquen en las iniciativas correctas, es decir, aquellas que aporten el mayor valor estratégico.Elementos Clave del Plan Estratégico del Portafolio1. Objetivos Estratégicos:• Los objetivos clave que la organización busca alcanzar, como aumentar ingresos, reducir costos, mejorar la experiencia del cliente, etc.2. Criterios de Selección y Priorización:• Parámetros que determinan qué componentes del portafolio se seleccionan, priorizan o descartan.• Ejemplo: Retorno de inversión (ROI), impacto estratégico, riesgos asociados.3. Alineación con la Estrategia Organizacional:• Vinculación de los componentes del portafolio con la misión, visión y metas organizacionales.4. Estructura del Portafolio:• Cómo se organizan los proyectos, programas y operaciones dentro del portafolio.5. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs):• Métricas utilizadas para medir el éxito del portafolio en términos de valor estratégico.6. Factores Ambientales Empresariales:• Consideraciones externas e internas que pueden influir en el portafolio (mercado, regulaciones, capacidades organizacionales, etc.).Pasos para Desarrollar el Plan Estratégico del Portafolio1. Identificar Objetivos Estratégicos:• Revisar la misión, visión y estrategia organizacional para definir objetivos claros.2. Evaluar el Entorno Organizacional:• Analizar los factores internos (recursos, capacidades) y externos (mercado, competencia, regulaciones) que pueden afectar al portafolio.3. Desarrollar Criterios de Selección:• Definir cómo se evaluarán y priorizarán los componentes del portafolio.4. Realizar un Análisis de Componentes:• Revisar el inventario actual de proyectos, programas y operaciones para determinar su alineación con los objetivos estratégicos.5. Diseñar la Estructura del Portafolio:• Agrupar los componentes en programas, proyectos y operaciones según su propósito estratégico.6. Establecer Indicadores de Desempeño:• Identificar métricas para evaluar el progreso y el éxito del portafolio.7. Documentar el Plan:• Crear un documento formal que detalle todos los elementos mencionados.8. Obtener Aprobación de las Partes Interesadas:• Presentar el plan a la alta dirección y otros actores clave para su validación.Entradas Clave del Proceso1. Portfolio Charter: El acta del portafolio que establece su propósito y alcance.2. Enterprise Environmental Factors: Factores organizacionales y externos que pueden influir en el portafolio.3. Organizational Process Assets: Políticas, procedimientos y herramientas de la organización.Salidas del Proceso1. Portfolio Strategic Plan: El documento formal que guía la gestión del portafolio.2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos Organizacionales: Ajustes a políticas, procedimientos o plantillas existentes.Ejemplo Simplificado de Plan Estratégico del PortafolioOrganización: Innovación Digital S.A.Visión: Ser líder en soluciones tecnológicas innovadoras.Objetivos Estratégicos:1. Incrementar los ingresos en un 25% en 3 años.2. Reducir los costos operativos en un 20%.3. Mejorar la experiencia del cliente con un NPS de al menos 80.Criterios de Selección y Priorización:• ROI mínimo del 15%.• Impacto directo en los ingresos o reducción de costos.• Riesgos manejables y alineación con las capacidades organizacionales.Estructura del Portafolio:• Programa 1: Transformación digital.• Programa 2: Innovación de productos.• Operaciones de soporte: Infraestructura TI y soporte al cliente.Indicadores de Desempeño (KPIs):• Incremento de ingresos por cliente.• Tasa de éxito de proyectos completados a tiempo y dentro del presupuesto.• Reducción de costos en procesos clave.Beneficios del Plan Estratégico del Portafolio1. Alineación Estratégica: Garantiza que todos los componentes del portafolio estén orientados hacia los objetivos organizacionales.2. Priorización Eficiente: Facilita la asignación de recursos a las iniciativas más valiosas.3. Monitoreo y Control: Proporciona un marco para medir el progreso y tomar decisiones informadas.

Este proceso formaliza la creación del portafolio, establece su propósito estratégico y define las autoridades, responsabilidades y límites de su gestión.Definición del Portfolio Charter (Acta del Portafolio):El Portfolio Charter es un documento oficial que:1. Autoriza la existencia del portafolio: Formaliza la creación del portafolio y define su alcance.2. Establece el propósito estratégico: Vincula el portafolio con los objetivos organizacionales.3. Define roles y responsabilidades: Especifica quién es responsable de la gestión del portafolio y cómo se tomarán las decisiones.4. Proporciona autoridad al Portfolio Manager: Le otorga el poder necesario para gestionar los componentes del portafolio (proyectos, programas y operaciones).Objetivo del Proceso:1. Asegurar que el portafolio esté alineado con los objetivos estratégicos de la organización.2. Establecer un marco claro para la gestión del portafolio.3. Garantizar la asignación de recursos y apoyo ejecutivo al portafolio.Entradas del Proceso “Develop Portfolio Charter”:1. Portfolio Strategic Plan: Define los objetivos y estrategias del portafolio.2. Portfolio Process Assets: Documentos, plantillas y herramientas existentes en la organización.3. Enterprise Environmental Factors: Factores internos y externos que pueden influir en el portafolio, como la cultura organizacional y las regulaciones.Herramientas y Técnicas:1. Scenario Analysis (Análisis de Escenarios): Evalúa diferentes situaciones posibles para comprender los riesgos y oportunidades del portafolio.2. Capability and Capacity Analysis (Análisis de Capacidades y Recursos): Evalúa si la organización tiene los recursos necesarios para ejecutar el portafolio.Salidas del Proceso:1. Portfolio Charter: Documento formal que autoriza el portafolio.2. Portfolio Strategic Plan Updates: Cualquier ajuste al plan estratégico del portafolio.3. Portfolio Process Assets Updates: Actualizaciones a las herramientas y plantillas de gestión del portafolio.Componentes Clave del Portfolio Charter:1. Propósito del Portafolio:• Declaración de la razón por la cual se crea el portafolio y su contribución estratégica.2. Alcance del Portafolio:• Definición de qué componentes (proyectos, programas y operaciones) se incluirán y cuáles no.3. Objetivos Estratégicos:• Metas específicas que el portafolio busca lograr.4. Roles y Responsabilidades:• Identificación de los actores clave y sus roles (por ejemplo, Portfolio Manager, Comité de Portafolio).5. Autoridad del Portfolio Manager:• Nivel de poder y control otorgado al gestor del portafolio para tomar decisiones.6. Criterios de Éxito:• Métricas clave (KPIs) para evaluar el desempeño del portafolio.7. Riesgos y Suposiciones:• Identificación de riesgos estratégicos y las suposiciones subyacentes.Ejemplo Simplificado de Portfolio Charter:Organización: Empresa de Tecnología Innovadora.Propósito: Crear un portafolio que gestione eficientemente proyectos y programas para incrementar la cuota de mercado en un 15% en los próximos 3 años.Alcance:• Incluir: Proyectos de desarrollo de nuevos productos y programas de mejora de procesos internos.• Excluir: Actividades de soporte operativo.Objetivos Estratégicos:1. Incrementar la satisfacción del cliente en un 20%.2. Reducir el tiempo de desarrollo de productos en un 30%.Responsabilidades:• Portfolio Manager: Pedro García.• Comité de Portafolio: Directores de áreas clave.Criterios de Éxito:• ROI mínimo del 15% para cada componente.• Finalización de al menos 90% de los componentes dentro del plazo y presupuesto.Importancia del Portfolio Charter:• Alineación Estratégica: Asegura que el portafolio esté enfocado en alcanzar las metas organizacionales.• Soporte Ejecutivo: Proporciona un respaldo formal de la alta dirección.• Marco de Referencia: Sirve como guía para la gestión del portafolio durante su ciclo de vida.

Crear un cronograma de alto nivel que muestre el plan estratégico para los componentes que se implementarán a lo largo del tiempo con cualquier dependencia entre ellos, de modo que la gerencia pueda evaluar cualquier conflicto o brecha entre la hoja de ruta y la estrategia y los objetivos de la organización.

La gestión del cambio estratégico permite al gestor de cartera abordar cambios organizacionales significativos que impactan la planificación y ejecución de la cartera. Comparando el estado actual (“AS-IS”) con el futuro (“TO-BE”), se identifican brechas que pueden requerir ajustes en recursos y componentes de la cartera. Este proceso, distinto de la elaboración progresiva en proyectos, asegura la alineación continua con la estrategia. Se utiliza el plan estratégico y el plan de gestión de cartera para planificar y ejecutar estos

El proceso de Desarrollar el Plan de Gestión de la Cartera es iterativo e integra planes subsidiarios (rendimiento, comunicación, riesgos) para garantizar la alineación con el plan estratégico, la acta de constitución y la hoja de ruta de la cartera. Esta colección de planes puede desarrollarse de forma simultánea o por separado. Define cómo se organiza, optimiza y controla la cartera.

El proceso Definir cartera crea una lista organizada de componentes de cartera calificados mediante identificación, categorización, puntuación y clasificación. Este proceso garantiza que los recursos se asignen a componentes que aporten mayor valor y estén alineados con la estrategia organizacional, evitando incorporar elementos innecesarios que dificulten la obtención de beneficios.Las actividades clave incluyen: • Identificar componentes calificados mediante descriptores clave. • Categorizar componentes para aplicar filtros y criterios comunes. • Evaluar componentes con modelos de clasificación y puntuación ponderados.La información, cualitativa y cuantitativa, se recopila de diversas fuentes y se revisa para asegurar integridad y alineación estratégica, equilibrando inversiones y riesgos. Este proceso está vinculado a la Optimización del portafolio.

El proceso de Optimización y Balanceo de la Cartera busca maximizar el rendimiento y la entrega de valor, alineando los componentes de la cartera con la estrategia organizacional. Implica evaluar, clasificar y combinar componentes para lograr los objetivos estratégicos, equilibrando recursos limitados, riesgos y beneficios.Componentes que ofrecen menor nivel de beneficio se eliminan de la cartera para que la empresa centre sus recursos en componentes de mayor prioridad y valor.La optimización también incorpora agrupaciones de componentes para garantizar que se incluyan todas las dependencias de componentes, incluidas las dependencias de costos y beneficios para todo el grupo.Actividades clave:• Clasificar componentes según criterios ponderados.• Analizar riesgos en función del perfil de riesgo organizacional.• Evaluar rendimiento, valor esperado y beneficios (financieros y no financieros).• Revisar la capacidad de recursos disponibles (humanos, tecnológicos y financieros).• Priorizar componentes de mayor impacto estratégico.• Suspender, reestructurar o eliminar componentes de menor valor.El proceso equilibra objetivos financieros, operativos y estratégicos, evaluando dependencias entre componentes y asignando recursos de forma eficiente. Utiliza herramientas cualitativas y cuantitativas para apoyar decisiones y ajustar la cartera según las prioridades organizacionales.

Este proceso implica la aprobación formal de los componentes del portafolio, como proyectos y programas, para garantizar que estén alineados con la estrategia organizacional y que reciban los recursos necesarios para su ejecución.Las principales actividades de este proceso incluyen: • Revisión de los componentes propuestos: Evaluar cada componente para asegurar su alineación con los objetivos estratégicos y su viabilidad. • Asignación de recursos: Determinar y asignar los recursos financieros, humanos y materiales necesarios para la ejecución de los componentes autorizados. • Documentación de la autorización: Registrar formalmente la aprobación de los componentes, incluyendo detalles sobre los recursos asignados y los criterios de éxito. • Comunicación a las partes interesadas: Informar a los stakeholders relevantes sobre las decisiones de autorización y las implicaciones para el portafolio en general.Este proceso es esencial para garantizar que los componentes del portafolio se inicien de manera controlada y alineada con la estrategia organizacional, optimizando el uso de recursos y maximizando el valor para la organización.Para una comprensión más detallada, se recomienda consultar la Guía de Gestión de Portafolios del PMI, tercera edición.