PLAN DE COMMUNICATION DVS 2024

Communiquer sur les orientations de la direction. Partager sur les objectifs DVS, les réussites et les projets en cours. Mobiliser les équipes sur des défis importants et porteurs pour la direction. Favoriser le sentiment d'appartenance à la Direction.

Tous les agents DVS dont les équipes de terrain

Teams

1 fois par an en début d'année

Focus sur les projets structurants de chaque service et actualités Partages et ateliers sur un thème commun managérial

Teams, de l'info descendante mais pas que. Proposer des travaux en sous groupes, questionnaires, quizzz….

Favoriser l'adhésion aux valeurs et à la culture de la direction. Communiquer sur les projets DVS en cours. Répondre aux interrogations des équipes de terrain. Faire se rencontrer les services. Créer du lien entre les collègues du central et de terrain.

Les équipes de territoire

Rencontres sur les 4 grands territoires sous forme d'une matinée

4 fois par an : Avril/Juin/Oct/Déc

Présentation de l'équipe centrale DVS et échanges avec les équipes des territoires + Actualités DVS + Présentation de projets de territoire

Une partie information direction et une seconde partie consacrée aux sujets que souhaitent aborder les équipes. Cet événement permet de présenter de nouveaux projets ou en cours, leur niveau d’avancement et répondre aux questionnements des agents de terrain. Ordre de jour partagé direction-équipes

Tous les agents DVS

Les canaux internes de diffusion (TEAMS, mails, OneDrive…)

Développer la diffusion et le partage des informations phares, des projets, les outils et pratiques professionnelles.

Selon les besoins et sujets planifiés par la direction. Les indicateurs d'activité tous les mois, trimestres et annuels.

A définir et programmer tous les trimestres.

"Brèves direction" sur des sujets communs. Communiquer les chiffres clés liés à l'activité de la direction, les comptes-rendus. Partager, sur Teams, OneDrive et F, les présentations, les avancées des projets et également les indicateurs d'activités détaillés.

Favoriser l'adhésion aux valeurs et à la culture de la direction et du service. Permettre une meilleur compréhension des enjeux et attentes de la direction.
Faciliter l'intégration des nouveaux collègues.

Nouveaux arrivants depuis moins de 3 mois

Teams : information de l'arrivée des nouveaux collègues. Organiser des temps d'immersion dans les services. Proposer des petits déjeuners avec l'intervention du directeur et/ou créer une courte vidéo de présentation.

Mise à disposition des livrets d'accueil et informations disponibles sur Mosaik. Présentation de l'organisation, du fonctionnement et des objectifs de la direction. Présentation des collègues et activités des services de la direction. Organiser une période d'immersion afin de découvrir et mieux comprendre les missions et responsabilités de chaque service.

Communiquer sur les objetifs de la direction. Mesurer l'avancée des projets. Favoriser la cohésion entre les cadres pour faire avancer les services sur une même ligne.

Les cadres des 3 services : chefs de services, RT, RE, responsable de mission, de pole …

Hors les murs 1 journée

1 fois par an : Octobre

Focus sur les projets structurants de chaque services, actualités. Partage sur un thème commun , managérial : le télétravail, animation d'équipe, gestion d'un conflit

S'appuyer sur la DRH, un formateur externe...

Codir DVS

Suivre et partager l'activité des services. Partager et résoudre les problématiques afférentes.

Les chefs de service et la direction

Réunion en présentiel

Réunion de travail à 1h30 hebdomadaire le mardi de 14h à 15h30

Selon les besoins.

S'appuyer sur les objectifs direction, indicateurs de pilotage et d'activités, les bilans d'activité

Partager des moments conviviaux (temps informels). Partager sur les activités, les projets, les enjeux des services.

Les services centraux

Un repas partagé annuel. Un atelier sur un sujet commun à tous.

2 fois par an

Identification de besoins ou problématiques communs aux 3 services propres au central

" Workshop" : atelier collaboratif dont le sujet est défini à l’avance et permet de réfléchir autour d’une problématique : construire une réflexion, trouver une idée, …

Partager des sujets d'actualité, l'avancée des projets DVS (informatiques…), les informations RH et transversales.

Tous les cadres des services centraux

Réunion en présentiel et TEAMS

Toutes les 3 semaines et avec des temps particuliers 3 fois dans l'année / 1 réunion thématique de préparation séminaire CS centraux (préparation du séminaire des cadres)

1/ Partage des informations RH, actualités de la collectivité. 2/ Focus sur un projet en particulier, avec présentation 3/ Revue projet par service , tour de table sur projets (Direction, Sals, insertion, SSD) et on reprends ce fil conducteur à chaque réunion (feuille de route comme base de suivi des projets de la direction) 4/Optionnel : Créer des rendez-vous virtuels ou présentiels avec invités extérieurs.

Animation par la direction, suivi odj par les assistantes, rédaction CR amendé à chaque réunion et diffusé par Teams (équipe Codir élargie DVS)