Procedura - Organizzazione di un evento (alcuni step possono essere in ordine differente o in simultanea)

Nel caso delle nostre attività, si tratta di scuole

In genere si chiede al DS della scuola sede dell'evento (o a un suo delegato) un ventaglio di date.

Tenere conto del budget per il rimborso spese e delle problematiche per le trasferte.

Nel caso dei seminari di disseminazione dei Progetti Erasmus+ dell'USR, ci sono delle priorità pratiche:

In primis, Partecipanti Erasmus+ del territorio.

In seguito, Partecipanti Erasmus+ di territori limitrofi.

Quindi, altre risorse del territorio.

Infine, altre risorse di territori limitrofi.

Esplicitare da subito le condizioni: gatuito o a pagamento, rimborso spese etc.

Articolazione

Solo plenaria?

Plenaria + Laboratori a numero chiuso?

Plenaria e pubblico

Numero chiuso anche per la plenaria?

Plenaria aperta a tutti, fino a raggiungimento capienza massima?

Meglio se condivisa con i Relatori, in modo che ciascuno compili la parte che lo riguarda (titolo, appartenenza).

Inserire l'informativa GDPR ad hoc.

Se ci sono laboratori a numero chiuso, è meglio fare le pre-iscrizioni, esplicitando che l'assegnazione ai laboratori...

...seguirà il criterio cronologico

...verrà comunicata in seguito al singolo interessato.

Contiene tutti gli elementi:

Dove e quando.

Indicazioni per le pre-iscrizioni.

Rimando all'allegata locandina.

Meglio se la nota contiene il link alla locandina on-line, che è passibile di modifiche.

Mail istituzionale.

Sito web istituzionale.

Rilancio nei Social Network

Mail individuale (in stampa unione, per ottimizzare) con laboratorio o laboratori confermati.

Quelli con i nominativi degli iscritti confermati.

Una decina senza nominativi, per ogni evenienza.