PROTOCOLO

Autuação: Procedimento no qual os documentos são transformados em processo. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará.

Classificação: Identificação e análise do assunto a fim de classificação de acordo com os códigos do Plano de Classificação da instituição.

Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos ou reservados).

CONTROLE DE MOVIMENTAÇÃO:

Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-los com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na sua tramitação.

Cabe ainda ao protocolo verificar se não houve erro na numeração das páginas dos processos que derem entrada no órgão, devolvendo-os para correção, se necessário. Tal numeração é importante, pois não se admite a retirada de folhas de processos, devendo serem corretamente numeradas para evitar que sejam desmembradas.

COMO A MOVIMENTAÇÃO É REALIZADA?

Tal movimentação é realizada por meio de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).

RECEBIMENTO

é onde se recebe os documentos e onde se separa o que é oficial e o que é pessoal.

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.

Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos. Os ostensivos são abertos e analisados, anexando mais informações e assim encaminhados aos seus destinos e os sigilosos são enviados diretos para seus destinatários.

REGISTRO

Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.

Depois de analisado o documento ele é classificado em uma categoria de assunto para que possam ser achados. Neste momento pode-se ate dar um código a ele.

EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa. Caso fosse para fora da empresa seria feita pela expedição.

Interna: é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.

A comunicação interna geralmente aparece em forma de MEMORANDO, do latim “memorandum” que significa “deve ser lembrado”, o mesmo é usado para breves comunicados entre funcionários/ servidores de uma mesma empresa ou órgão.

Externa: externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública.

Oficial: é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.

Particular: é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública.

Recebida: é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

Expedida: é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública.

CONCEITO

é típica da fase corrente, pois é quando os documentos tramitam bastante.

O protocolo também pode ser entendido como a formalização dos atos públicos.

O serviço de protocolo também é responsável pelo recebimento e expedição de documentos da instituição.

OSTENSIVO:

A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração

SIGILOSO

ULTRASSECRETO: Assuntos que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

SECRETOS: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, são autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

CONFIDENCIAL: Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraços administrativos.

RESERVADO: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral

Centralizado: Os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização

Descentralizado: Os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada departamento. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos; e descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.