ACUERDO 042 (Octubre 31 de 2002)

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ACUERDO 042 (Octubre 31 de 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

ACUERDA:

Artículo 8

EL PRESENTE ACUERDO RIGE A PARTIR DE LA FECHA DE EXPEDICIÓN.

Artículo 7

INVENTARIO DOCUMENTAL.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.

1. Entidad remitente. 2. Entidad productora. 3. Unidad administrativa. 4. Oficina productora. 5. Objeto. 6. Hoja. 7. Registro de entrada. 8. Nro. de orden. 9. Código. 10. Nombre d las series, subseries o asuntos. 11. Fechas extremas. 12. Unidad de conservación. 13. Número de folios. 14. Soporte. 15. Frecuencia de consulta. 16. Notas. 17. Elaborado por. 18. Entregado por. 19. Recibido por.

Artículo 6

PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS PARA TRÁMITES INTERNOS.

Artículo 5

CONSULTA DE DOCUMENTOS.

Artículo 4

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

Artículo 3

CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

Artículo 2

OBLIGATORIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

Artículo 1

OBJETO.