Agrupaciones Documentales

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Agrupaciones Documentales

Tipos Documentales

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas ,reflejadas en un determinado soporte (papel ,cinta magnética , acetato ,entre otros .) Y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.

Subserie Documental

Es una subdivisión de la serie Documental . Esta conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes .

Serie Documental

Es el testimonio Documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección esta constituida por documentos agrupados en series.

Subsección Documental

Es una subdivisión de la sección Documental( división administrativa ) . En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina ,División o Sección . La subsección tiene a su cargo funciones y actividades especificas dentro de la sección .

Sección Documental

Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

Es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

Son el conjunto de documento generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones ,las cuales segun su jerarquia ilustrada en el organigrama ,originan :

Los Tipos Documentales

Unidad Documental

Las series documentales y las subseries documentales

Subseccion Documental

Seccion Documental

Fondo Documental

Principio de Orden Original

El principio de orden Original se define como la ubicación física de los documentos dentro de un expediente ,respetando el orden cronológico en que se recibieron ,produjeron o tramitaron ,con miras a solucionar un asunto determinado.

Principio de Procedencia

El principio de procedencia consiste en separar los documentos producidos por una institución organismo de aquellos que produce otra institución organismo, lo que indica que no se pueden mezclar .