CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

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Diferentes Fondos Documentales

Fondo Acumulado

Documentación reunida por una entidad en el transcurso de un vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

Fondos Abiertos

Documentación de entidades administrativamente vigente

Fondos Cerrados

Documentación de entidades suprimidas

CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Cuadros de Clasificación

Esquemas que reflejan la jerárquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución.

1.Secciones 2.Subsecciones 3.Series 4.Subseries

Código teniendo en cuenta su orden jerárquico éste puede ser numérico o alfanumérico.

Pasos Metodológicos para la Clasificación

Series Documentales y Asuntos

Las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Subseries

El conjunto de unidades documentales que conforman parte de una serie identificadas en forma separada de ésta por su contenido y características específicas o por uno o por varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

Estructura Orgánica

-Organigramas. -Creación y supresión de dependencias. -Manuales de funciones. -Manuales de procedimientos. -Raglamentos internos.

Las Secciones y Subsecciones Documentales

Identificación de Productores

Fondo Documental

Información recopilada sobre el origen y evolución del organismo productor.

-Fecha de creación -Fecha de supresión, si es el caso. -Disposición que han modificado la estructura de la entidad. -Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas. -Organismos que heredan competencias.