como organizar un evento

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POLÍTICA Y PLANIFICACIÓN TURÍSTICA

par Eduardo Díaz

como organizar un evento

pasos

quinto paso, organizar las piezas

el equipo organizador

los proovedores

los invitados y la taquilla

los medios de comunicación

la imagen corporativa

cuarto paso, la creatividad

tomar nota de las sugerencias

presentemos el proyecto a los superiores o a nuestros clientes

sometámoslo a la discusión del equipo de protocolo

elaboremos el primer borrador del ante programa

tercer paso, estudio de campo

elaboremos nuestros propios planos y croquis

hagamos una composición mental de las posibilidades del programa

fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc

segundo paso ¿qué se pretende?

*entramos en la casación de piezas del puzzle

*definición

*¿qué pretenden nuestros anfitriones?

*¿cuáles son los objetivos del acto?

primer paso ¿para quién?

* elaboración de listados por grupos

*definición de públicos objetivos

*A quién nos dirigimos con el acto

el acto y su contenido

despedida

encuentro entre anfitrion e invitados

parlamento del anfitrión e invitados de honor

ejecución del hecho que motiva

explicacion de los objetivos del acto

ordenación de los asistentes

recibimiento de los invitados

¿como darle forma?

el perfeccionamiento

probablemente en la gestión de los preparativos, esa fotografía ira sufriendo los retoques propios de la maduración organizativa y de las realidades que se va encontrando

esto no quiere decir que esa imagen inicial sea estatica

el puzzle y el caos

un buen profesional ha de partir de una idea clara de como quiere que se el acto, antes de empezar a casar las piezas. es la fase de la creación. sentado en su ordenador hace un primer proyecto general de como quiere el acto, teniendo en cuenta los objetivos que el anfitrión tiene. hace su primera foto imaginaria.

inicio

* en la organización protocolaria hay tres secuencias que resultan extremadamente complicadas: la creación, la gestión, y la ejecución del acto.

*el trabajo en protocolo comienza siempre con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación, originadas por determinadas circunstancias.