acuerdo 027 del 2006
La conservación preventiva de documentos es crucial para garantizar su integridad y disponibilidad a lo largo de su ciclo vital. Este proceso incluye diversas etapas, desde la clasificación documental hasta la eliminación de aquellos documentos que ya no son necesarios según las tablas de retención.
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reproducción de un documento por medio mecánico, fotográfico o electrónico. acuerdo 027 del 2006 Artículo segundo Se rige a partir de su publicación V Valoración documental Labor para determinar los valores primarios y secundarias Valor técnico Documento con un aspecto misional Valor primario Cualidad inmediata de los documentos Valor jurídico o legal testimonio para la ley con los derechos y obligaciones legales Valor histórico Documentos que deben conservarse por ser fuentes primarias Valor fiscal Documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor cultural Documentos socioculturales Valor contable Documentos con movimientos económicos Valor científico Cualidad de un documento que registre la creación de conocimiento Valor administrativo Cualidad de un documento administrativo U Unidad documental Identificación y caracterización documental Unidad de conservación Conjunto de documentos que guían la conservación Unidad administrativa Unidad operativa T Transferencia documental Remisión de los documentos del archivo gestión al central y al histórico Trámite de documentos Recorrido del documento (fabricación - función) Tomo Unidad encuadernada con foliación Tipo documental Unidad documental simple que se puede clasificar Testigo Tabla de valoración documental Asuntos o documentos que se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central Tabla de retención documental Elemento en caso de retirar algo de su lugar S Subserie Documentos específicos Sistema nacional de archivos Instituciones archivísticas que normalizan los procesos archivísticos. Sistema integrado de conservación Sistema que asegura el mantenimiento de los documentos Signatura topográfica Ubicación de la unidad de conservación Serie documental Conjunto de documentos. Ejemplo: historias laborales Selección documental Muestra de documentos Sección unidad administrativa productora de documentos. R Retención documental Reprografía Reglamento de archivo Registro de ingreso de documentos Registro de comunicaciones oficiales Recuperación de documentos Recepción de documentos Radicación de comunicaciones oficiales P Protocolo Producción documental Principio de procedencia Principio de orden original Patrimonio documental O Organización documental Organización de archivos Organigrama Ordenación documental N Normalización archivística M Muestreo Microfilmación Marca de agua (Filigrana) Manuscrito L Legislación archivística Legajo I Inventario documental Índice toponímico Índice temático Índice onomástico Índice cronológico listado consecutivo de fechas. Índice instrumento de consulta de lista alfabética, numérica, cronológica, etc. Identificación documental primera etapa de elaboración archivística. G Guía instrumento de consulta Gestión documental conjunto de actividades administrativas y técnicas de la organización del documento. F Función archivística comprende la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente. Fuente primaria de información información original y auténtica. Fondo documental documento producido por una persona jurídica o natural en desarrollo de sus funciones Fondo cerrado documentos cuya serie o asunto no es vigente debido al cierre definitivo de las personas jurídicas o naturales que lo generaban. Fondo acumulado documento sin ninguna organización archivística. Fondo abierto documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente. Folio vuelto la segunda cara se enumera Foliar acción de numerar hojas, la primera cara se enumera Fechas extremas fechas que indican el inicio y conclusión de un expediente. Facsímil E Expediente unidad documental generada por un conjunto de documentos funcionales. Estantería muebles para almacenar documentos. Encuadernación técnica donde se cosen uno o varios cuadernillos llamado también “libros”. Empaste técnica donde se juntan folios también llamado “legajo” Eliminación documental actividad de tablas de retención o valoración documental. D Documento semiactivo documento con valores primarios. documento realizado por funcionario público. Documento original es una fuente primaria con característica que garantiza su autenticidad. Documento misional documento institucional en razón de su objetivo social. Documento inactivo documento no utilizado ya que dio sus valores primarios. Documento histórico documento jurídico o autográfico. Documento facilitativo documento producido por las actividades comunes o idénticas en todas las organizaciones. Documento electrónico de archivo registro de información generada, recibida y almacenada en medios electrónicos. Documento esencial documento informativo y testimonial. Documento de archivo Documento de apoyo Documento activo Distribución de documentos: Disposición final de documentos Digitalización Deterioro Descriptor Descripción documental Depuración Depósito de archivo C Custodia de documentos Cuadro de clasificación Cuadernillo Copia de seguridad Copia autenticada Copia Consulta de documentos Conservación preventiva de documentos Conservación de documentos Comunicaciones oficiales Comités del sistema nacional de archivos Comité evaluador de documentos Comité de archivo Colección documental Código Subtopic Clasificación documental proceso de organización en el cual se dividen y agrupan los documentos dependiendo de a qué archivo pertenece. Ciclo vital del documento proceso por el que pasa un documento. Certificación de documentos corroborar la presencia de datos en un archivo. Catálogo Instrumento de consulta. Carpeta Herramienta utilizada para el almacenamiento efectivo y seguro de los documentos. A Asunto Contenido de una unidad documental. Asiento descriptivo conjunto de elementos que caracterizan a un documento Archivo total hace referencia al proceso continuo en el ciclo de vida de un documento Archivo público Archivos pertenecientes a entidades públicas que prestan un servicio. Archivo privado de interés público por su importancia en las ciencias es solicitado constantemente. Archivo privado conjunto de documentos de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades Archivo histórico La documentación que por decisión del Comité de Archivo merece ser guardada permanentemente. Archivo general de la nación Lugar público que esta encargado de la formulación, orientación y control de la política archivística nacional. Archivo electrónico Conjunto de documentos digitales. Archivo del orden nacional Archivos procedentes de organismos nacionales y de los que tiene en custodia. Archivo del orden municipal Archivos procedentes de organismos municipales y de los que tiene en custodia. Archivo del orden distrital Archivos procedentes de organismos distritales y de los que tiene en custodia. Archivo del orden departamental Archivos procedentes de organismos departamentales y de los que tiene en custodia. Archivo de gestión Archivo de la oficina productora que reune la documentación. Archivo central Coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión. Archivo Conjunto de documentos. Archivística Disciplina que trata todo lo relacionado con el archivo. Archivista Profesional en archivística. Almacenamiento de documentos Guardar de la mejor manera los documentos de un archivo. Administración de archivos Velar por la planificación de estrategias para la organización y el control de los documentos de cada área. Acervo documental Conjunto de documentos de un archivo Acceso a documentos de archivo Derecho de las personas a conocer el contenido de un documento. Artículo primero actualizar el reglamento general de archivos.
