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Cartilla Clasificación Documental

Cuadro de Clasificación

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la institución, en ellos se registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales.

Niveles

Segundo

Se refiere al testimonio de las actividades desarrolladas por cada oficina.

Series

Primero

Esta identificado con la estructura de la institución

Subsecciones

Secciones

Codigo

Alfanumerico

El alfanumérico esta formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del numero que le corresponda a cada serie documental.

Numerico

El numérico se forma por los dígitos que representen cada nivel jerárquico.

Pasos Metodológicos para la Clasificación

Series Documentales y Asunto

Asunto

Hace referencia al contenido especifico de cada unidad documental que materializan los tramites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos.

-FONDOS ACUMULADOS= Se identifica el asunto por el contenido de los documentos y através de ellos es posible reconstruir los tramites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, asi como también la red de realcioens entre las dependencias.

-ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS= Se identifican fácilmente los asuntos por que están señalados en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas en cada dependencia.

Subseries

Son el conjunto de unidades documentales, que forman parte de una serie, identificada en forma separada de esta por su contenido y características especificas por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.

Series Documentales

La documentación generada en desarrollo de una actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conforman la serie documental.

Estructura Organica

Para identificar las secciones y sudsecciones documentales, relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias y por los grupos de trabajo de que estas se subdividen, es necesaria la estructura orgánica.

La estructura orgánica se basa en:

-Organigramas -Creación y Supresión de dependencias -Manual de Funciones -Manual de Procedimientos -Reglamentos Internos

NOTA: Debe tener siempre presente que las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas se modifican con los cambios organizacionales.

Identificación de Productores

Es la identificación de las Agrupaciones Documentales -fondo, sección, subsección- apartir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuciones del organismo productor y de los organigramas.

Fondos Documentales

Deben clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del organismo productor es pertinente a cada fondo.

-FONDOS ABIERTOS= Documentación de entidades administrativamente vigentes. -FONDOS CERRADOS= Documentación de entidades suprimidas. -FONDOS ACUMULADOS= Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

Identificación de un fondo documetnal

Es necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:

- Fecha de Creación -Fecha de Supresión, es es el caso -Disposición que han modificado la estructura de la entidad -Organismo que le han precedido en el desempeño de funciones análogas. -Organismos que heredan competencia