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La determinación del tipo adecuado de estructura organizacional es un resultado del estudio de compromisos entre dos variables clave. Las variables son los tipos de estructura organizacional disponibles para su uso y cómo optimizarlas para una organización dada
Oficina de Dirección de Proyectos
es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones. Cada tipo varía en función del grado de control e influencia que ejerce sobre los proyectos en el ámbito de la organización.
Directiva
ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella.
De control
proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios. Esta PMO ejerce un grado de control moderado. Este cumplimiento puede implicar:
La conformidad con los marcos de gobernanza
El uso de plantillas, formularios y herramientas específicos
La adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos
De apoyo
desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos.
Factores en la Selección de la Estructura de una Organización
Cada organización considera numerosos factores para incluir en su estructura organizacional. Cada factor puede conllevar un nivel de importancia diferente en el análisis final. Los factores a considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros:
Comunicaciones claras
Consideraciones de costos
u Eficiencia en el desempeño
Adaptabilidad del diseño
Asignación de la obligación de rendir cuentas
Línea y un alcance de autoridad claros
Intervalo de control de eficiencia y eficacia
Grado de alineación con los objetivos de la organización
Las estructuras organizacionales adoptan muchas formas o tipos
PMO
Híbrido
Virtual
Orientado al proyecto
Matriz – balanceado
Matriz – débil
Matriz – fuerte
Multi-divisional
Funcional (centralizado)
Orgánico o Sencillo
Los elementos de gestión son los componentes que comprenden las funciones o principios clave de la dirección general de la organización
Las funciones o principios clave de dirección incluyen, entre otros:
Contribución abierta a la planificación y ejecución por parte de cada persona
Trato justo e igualitario de las personas en el lugar de trabajo
Uso óptimo de los recursos
Pago justo por el trabajo realizado
Metas generales de la organización tienen prioridad sobre las metas individuales
Unidad de mando
Responsabilidad de realizar trabajo debidamente asignado en base a atributos como habilidad y experiencia
División del trabajo usando habilidades especializadas y la disponibilidad para realizar trabajo
Investigaciones recientes del PMI revelan que la gobernanza se refiere a las disposiciones organizativas o estructurales en todos los niveles de una organización diseñadas para determinar e influir en el comportamiento de los miembros de la organización
Marco de Gobernanza La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones. Este marco incluye, entre otras cosas:
Procesos
Sistemas
Procedimientos
Reglas
Políticas
Archivos de proyectos anteriores
Repositorios de datos para métricas, utilizados para recopilar y tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos
Repositorios de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, que contienen el estado de los mismos, información de control, resolución de incidentes y defectos
u Información histórica y repositorios de conocimiento de lecciones aprendidas
Repositorios de datos financieros con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier sobrecostos del proyecto
Repositorios de conocimiento de la gestión de configuración, que contienen las versiones de componentes de software y hardware y líneas base de todos los estándares, políticas y procedimientos de la organización ejecutora
Cierre
Guías o requisitos de cierre del proyecto
Ejecución, Monitoreo y Control
Procedimientos de verificación y validación de productos, servicios o resultados
Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la medición del desempeño
Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo
Requisitos de comunicación de la organización
Control de la disponibilidad de recursos y gestión de las asignaciones
Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos
Procedimientos de control financiero
Matrices de trazabilidad
Procedimientos de control de cambios, incluidos los pasos para modificar los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora, o cualquier otro documento del proyecto, y la descripción de cómo se aprobará y validará cualquier cambio
Inicio y Planificación
Listas de proveedores preaprobados y diversos tipos de acuerdos contractuales
Plantillas
Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos y procedimientos
Estándares específicos de la organización, tales como: políticas
Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto
