Entorno en que operan los proyectos

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Entorno en que operan los proyectos

Sistemas Organizacionales

Los proyectos operan dentro de las restricciones impuestas por la organización a través de su estructura y marco de gobernanza. Para operar de manera eficaz y eficiente, el director del proyecto necesita comprender dónde residen la responsabilidad, la rendición de cuentas y la autoridad dentro de la organización. Los factores del sistema incluyen, entre otros

Tipos de Estructura Organizacional

La determinación del tipo adecuado de estructura organizacional es un resultado del estudio de compromisos entre dos variables clave. Las variables son los tipos de estructura organizacional disponibles para su uso y cómo optimizarlas para una organización dada

Oficina de Dirección de Proyectos

es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. Existen varios tipos de PMOs en las organizaciones. Cada tipo varía en función del grado de control e influencia que ejerce sobre los proyectos en el ámbito de la organización.

Directiva

ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Los directores de proyecto son asignados por la PMO y rinden cuentas a ella.

De control

proporcionan soporte y exigen cumplimiento por diferentes medios. Esta PMO ejerce un grado de control moderado. Este cumplimiento puede implicar:

La conformidad con los marcos de gobernanza

El uso de plantillas, formularios y herramientas específicos

La adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos

De apoyo

desempeñan un rol consultivo para los proyectos, suministrando plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos.

Factores en la Selección de la Estructura de una Organización

Cada organización considera numerosos factores para incluir en su estructura organizacional. Cada factor puede conllevar un nivel de importancia diferente en el análisis final. Los factores a considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros:

Comunicaciones claras

Consideraciones de costos

u Eficiencia en el desempeño

Adaptabilidad del diseño

Asignación de la obligación de rendir cuentas

Línea y un alcance de autoridad claros

Intervalo de control de eficiencia y eficacia

Grado de alineación con los objetivos de la organización

Las estructuras organizacionales adoptan muchas formas o tipos

PMO

Híbrido

Virtual

Orientado al proyecto

Matriz – balanceado

Matriz – débil

Matriz – fuerte

Multi-divisional

Funcional (centralizado)

Orgánico o Sencillo

Elementos de Gestión

Los elementos de gestión son los componentes que comprenden las funciones o principios clave de la dirección general de la organización

Las funciones o principios clave de dirección incluyen, entre otros:

Contribución abierta a la planificación y ejecución por parte de cada persona

Trato justo e igualitario de las personas en el lugar de trabajo

Uso óptimo de los recursos

Pago justo por el trabajo realizado

Metas generales de la organización tienen prioridad sobre las metas individuales

Unidad de mando

Responsabilidad de realizar trabajo debidamente asignado en base a atributos como habilidad y experiencia

División del trabajo usando habilidades especializadas y la disponibilidad para realizar trabajo

Marcos de Gobernanza de la Organización

Investigaciones recientes del PMI revelan que la gobernanza se refiere a las disposiciones organizativas o estructurales en todos los niveles de una organización diseñadas para determinar e influir en el comportamiento de los miembros de la organización

Marco de Gobernanza La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones. Este marco incluye, entre otras cosas:

Procesos

Sistemas

Procedimientos

Reglas

Políticas

Activos de los Procesos de la Organiza

son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma. Estos activos influyen en la dirección del proyecto. Los mismos pueden agruparse en dos categorías:

Repositorios de Conocimiento de la Organización

Archivos de proyectos anteriores

Repositorios de datos para métricas, utilizados para recopilar y tener a disposición los datos de mediciones de procesos y productos

Repositorios de datos sobre la gestión de incidentes y defectos, que contienen el estado de los mismos, información de control, resolución de incidentes y defectos

u Información histórica y repositorios de conocimiento de lecciones aprendidas

Repositorios de datos financieros con informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier sobrecostos del proyecto

Repositorios de conocimiento de la gestión de configuración, que contienen las versiones de componentes de software y hardware y líneas base de todos los estándares, políticas y procedimientos de la organización ejecutora

Procesos, Políticas y Procedimientos

Cierre

Guías o requisitos de cierre del proyecto

Ejecución, Monitoreo y Control

Procedimientos de verificación y validación de productos, servicios o resultados

Guías estandarizadas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluación de propuestas y criterios para la medición del desempeño

Procedimientos para priorizar, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo

Requisitos de comunicación de la organización

Control de la disponibilidad de recursos y gestión de las asignaciones

Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos

Procedimientos de control financiero

Matrices de trazabilidad

Procedimientos de control de cambios, incluidos los pasos para modificar los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora, o cualquier otro documento del proyecto, y la descripción de cómo se aprobará y validará cualquier cambio

Inicio y Planificación

Listas de proveedores preaprobados y diversos tipos de acuerdos contractuales

Plantillas

Ciclos de vida del producto y del proyecto, y métodos y procedimientos

Estándares específicos de la organización, tales como: políticas

Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto

Factores ambientales de la empresa (EEFs) Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.

EEFs Externos a la Organización

Elementos ambientales físicos.

Consideraciones financieras

Estándares gubernamentales o de la industria.

Investigaciones académicas.

Bases de datos comerciales.

Restricciones legales.

Influencias y asuntos de índole social y cultural.

Condiciones del mercado

EEFS internos a la organización

Capacidad de los empleados.

Disponibilidad de recursos.

Software informático

Infraestructura.

Distribución geográfica de instalaciones y recursos

Cultura, estructura y gobernanza de la organización

Descripción general Los proyectos existen y operan en entornos que pueden influir en ellos. Estas influencias pueden tener un impacto favorable o desfavorable en el proyecto.