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CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN
Redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.
Tarjetas de agradecimiento y felicitación
FELICITACIONES: Sirven para expresar sentimientos corporativos y personales.
AGRADECIMIENTO: Incluyen mensajes que expresan gratitud. Su estilo requiere Pertinencia de acuerdo con la ocasión y preferencias del remitente.
Tarjetas de invitación
Se recomienda incluir
Escribir “Favor confirmar asistencia"
Número de teléfono
Día y hora
Dirección
Texto donde mencione el deseo de invitar y el motivo del acontecimiento
Nombre completo del que invita
Logotipo, escudo o nombre de la organización
Tarjetas de presentación
Facilita a quien recibe la información para contactar a la persona o funcionario requerido
Se incluye:
Dirección, teléfonos fijos y móviles, telefax, apartado, correo electrónico, sitio web, si lo tiene, ciudad o municipio y país.
Cargo que desempeña
Nombres y apellidos completos del directivo
Razón social completa con acronimo o sigla
Logotipo de la organización
13.3.2 Cuerpo del texto
Se sugiere escribir el mensaje teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).
Se recomienda que el saludo y la despedida sean como una carta normal.
13.3.3 Se recomienda utilizar las letras mayúsculas solo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografia de Real Academia Española.
13.3.9 Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinario y en los costos de la comunicación
13.3.8 Se debería utilizar con prudencia las listas de direcciones.
13.3.6 Se recomienda utilizar el campo con copia oculta.
13.3.2 Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.
13.3.5 Se recomienda identificar claramente la persona a quien se enviara el correo.
13.3.1 Se recomienda
13.3.4 Antes de contestar un mensaje individual o atreves de un alista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.
13.3 RECOMENDACIONES
13.2.1.3 Asunto: Es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase contra y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.
13.2.1 Encabezamiento
13.2.1.2 Para: Indica la dirección del destinario.
13.2.1.1 De: Informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.
13.2 Partes
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico.
Par garantizar el éxito en el intercambio se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo electrónico, regularmente su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.
ZONAS
ZONA 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
ZONA 2
Lugar reservado para imprimir la dirección física y electrónica, número de fax, sitio web, casilla de correos, número de teléfono fijo o móvil, nombre de la ciudad o municipio de origen, país y demás menciones requeridas por normativas legales.
ZONA 1
Área donde se indica razón social, sigla o acronimo y el nit.
MODELOS
Este modelo se dividen en 2, la zona 1 se imprimen los datos del remitente y la zona 2 queda libre para la empresa de correos.
Este modelo se divide en 3 zonas, en la zona 1 y 2 se imprimen datos del remitente y la zona 3 queda libre para la empresa de correos.
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla • Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla • Sobre para tarjeta • Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla) • Local • Nacional e internacional.
• El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño con la papelería de la organización. • El membrete impreso de la organización. • Para el diseño de sobres grandes, se debe tener en cuenta las zonas • El tamaño del sobre para envío de anexos permite guardarlos sin dobleces. • La información se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y medio. • La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes, puede hacerse en sentido vertical u horizontal. Se deja la solapa hacia el lado derecho. • La etiqueta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
Identificación del documento. La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada.
Información académica. En esta información se incluyen los títulos académicos (técnico, tecnológico, profesional, maestría, doctorado o posdoctorado, según sea el caso).
Experiencia laboral. Se recomienda presentar esta información de manera cronológica desde la más reciente a la más antigua.
Investigaciones, publicaciones y distinciones o premios. Se recomienda presentar esta información, desde la más reciente a la más antigua y como se describe a continuación: título de la investigación, publicación o premio; fecha de publicación o premiación, y nombre de la entidad que auspició
Datos básicos. Incluyen número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil, número de hijos, lugar de domicilio, número de teléfono.
Información laboral. Se recomienda incluir datos como a cuáles entidades está afiliado en fondo de pensiones, promotora de salud y aseguradora de riesgos profesionales, respectivamente.
Nombre. Se recomienda que el nombre de la persona sobre la que se elabora la hoja de vida corporativa se escriba con mayúscula sostenida y en el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y nombres
• Código • Cargo • Identificación del documento • Texto • Remitente y firmas responsables
• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa • Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés. • Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo • Utilizar los formatos establecidos en cada organización • Distribuir el texto de acuerdo con su extensión • Suministrar la información en forma personalizada • Expedir siempre en original.
Es un tipo de documento que tiene valor como evidencia y a diferencia de otros documentos no necesita de formalidades específicas.
Es un documento cuyo propósito fundamental es actuar como prueba de la autenticidad y validez de un evento o acto significativo, ya sea de carácter público o privado.
CLASES DE INFORMES
Informe extenso
Rúbrica
Firmas, nombres y cargos
Elementos finales del informe administrativo extenso
Generalidades
Informe corto
Firmas, nombres y cargos
Conclusiones
Páginas subsiguientes
Capítulo
Autoría del informe
resumen ejecutivo
Está diseñado para ofrecer a los lectores, que pueden no tener tiempo para revisar el informe completo, una idea clara y rápida de lo que se trata y cuáles son las conclusiones y recomendaciones más importantes.
Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional
Rúbrica
Nombres, cargos y firmas
Conclusiones
Páginas subsiguientes
Temas o numerales
Objetivo
Autoría del resumen ejecutivo
Título
Dependencia
Razón social
Tener en cuenta los siguientes usos
Presentar detalles sobre un aspecto determinado
Impugnar o corregir una situación
Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos
Regular o aclarar una situación
Tratar un solo tema por informe
Tienen los siguientes aspectos
Páginas subsiguientes
El encabezado y el número de página son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda página. Se ubican en la parte superior izquierda, a cero o una interlínea libre de la zona 1.
Escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.
Firmas, nombres y cargos El nombre completo de los firmantes
• El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. • Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.
Convocatoria
Si se planea organizar una reunión adicional, se coloca la palabra en letras mayúsculas sostenidas, a una distancia de tres líneas en blanco desde el último párrafo del texto y junto al margen izquierdo, seguida de dos puntos (:).
Compromisos
Utilizar una herramienta que ayude a recordar las actividades, tareas o compromisos acordados en la reunión.
Desarrollo
• En mayúscula sostenida y dos puntos (:). • Dos interlíneas libres entre títulos y temas. • Verificación del quórum. • Lectura, discusión y aprobación del acta anterior. • Registro de temas tratados y decisiones. • Proposiciones y varios generalmente al final.
Orden del día
Junto al borde izquierdo, a una distancia de dos líneas en blanco desde el último nombre y en letras mayúsculas continuas y seguida de dos puntos (:).
Los elementos del encabezamiento se encuentran alineados a la margen izquierda, escritos con letras mayúsculas sostenidas y seguidos de dos puntos.
• Lugar de origen y fecha de la reunión • Hora • Lugar • Asistentes • Representaciones • Invitados • Ausentes
Denominación del documento y número
• A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada. • El número consecutivo
Título
• Formado por el nombre del grupo que se reúne. • Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.
• Actas de reuniones administrativas • Actas de levantamientos de cadáveres • Actas de baja de inventarios • Actas de eliminación de documentos • Actas de sociedades • Actas de entrega • Actas de comités • Actas del concejo municipal • Actas de consejos • Actas de junta directiva • Actas de asambleas
UTILIZACIÓN
Se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CARACTERISTICAS
1. Es necesario incluir el nombre del conjunto o equipo que se congrega. 2. Aclarar si la reunión es de carácter ordinario o extraordinario. 3. Deben redactarse en tiempo pasado, excepto las de descargo. 4. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. 5. No deben tener errores ortográficos, ni manchas o correcciones.
Identificación de paginas subsiguientes
En una circular es útil cuando el contenido de la circular se extiende a más de una página.
Líneas especiales
Se utilizan para hacer que la información sea más clara, resaltar detalles importantes o llamar la atención de los destinatarios.
Remitente y rubrica
Indican quién emite la circular y proporcionan una firma que aporta autoridad a la comunicación
Cierra de manera apropiada el mensaje y brinda un tono de cortesía y respeto.
Texto
El texto de una circular debe ser claro, conciso y organizado.
Saludo
El saludo generalmente se coloca al inicio de la circular y está dirigido a los destinatarios para establecer un tono apropiado y respetuoso.
Asunto
Es un elemento importante que proporciona una breve descripción del tema o propósito de la circular.
Encabezamiento y destinatarios
Proporcionan información esencial sobre quién emite la circular, a quiénes está dirigida y cuál es su propósito.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Son dos elementos importantes que se deben proporcionar, es una información esencial sobre la procedencia del documento y cuándo se creó.
Código
Es un elemento que se utiliza para identificar y clasificar las circulares dentro de una organización.
En la parte superior de la circular, se debe indicar el nombre completo y oficial de la organización o entidad que emite la circular. Esto puede incluir el nombre de la empresa, institución o agencia
Circulares de cumplimiento legal
Cuando se requiere que la organización cumpla con nuevas leyes, regulaciones o normativas, para informar a los empleados sobre los cambios legales y las acciones que deben cumplir con ellos.
Circulares de emergencia
En situaciones de emergencia, como desastres naturales o crisis, se emiten circulares de emergencia para comunicar instrucciones vitales, procedimientos de seguridad o evacuación.
Circulares de recordatorio
Estas circulares sirven para recordar a los destinatarios sobre plazos, fechas límite, tareas pendientes u otros asuntos importantes que requieren su atención o acción.
Circulares de agradecimiento
Se utilizan para expresar gratitud a empleados, colaboradores, clientes u otros grupos por su apoyo, esfuerzo o contribuciones a la organización.
Circulares de política interna
Se utiliza para comunicar cambios o actualizaciones en las políticas internas de la organización
Circulares instructivas
Tienen el propósito de proporcionar instrucciones claras a los destinatarios
Circulares informativas
Se utilizan para difundir información relevante sin necesariamente tomar una decisión o emitir una instrucción.
Aspectos
Distribuir el texto según su extensión
Estilo gramatical
Continuo
Sencillo
Natural
Ser respetuoso y cortes
Redactar en forma
Concisa
Concreta
Precisa
Clara
Iniciar y finalizar en cortesía
Tratar un solo tema
Circular externa
Su uso es para dar a conocer
Entre otros
Nuevos productos o servicios
Reglas de negocios
Circular interna
Su uso es para informar
Políticas
Alineamientos
Normas
Comunicar información de interés
Emitir instrucciones
Establecer políticas
Tomar decisiones en una organización
Circulares de convocatoria
Se emplean para invitar a los destinatarios a reuniones, conferencias, seminarios o eventos organizados por la entidad.
Fecha
Líneas especiales
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, si abreviar y alineado.
Las lineas especiales se recomienda escribirlas a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menos al utilizado en el texto.
Remitente y firmas responsables
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
Cuando se aplica las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
Escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código en forma completa y en orden:
Nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto), según el estilo.
Código
Despedida
Se recomienda a una o dos interlineas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.
Texto
Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlinea libre entre párrafos.
Asunto
Se escribe en mayúscula sostenida a una interlinea libre de la preposición de (remitente).
Se recomienda escribir a 3cm ó 4cm del borde superior, dejando de cero una interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.
Puede conservarse en forma física o digital o ambas. A continuación se presentan sugerencias sobre el contenido de esta hoja de vida corporativa.
Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades.
CONCEPTO
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente.
Encabezado
Destinario y remitente
A una interlinea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escribe los datos del remitente, con mayúscula inicial.
Para la escritura se utilizan las siguientes opciones:
Tercera opción
En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservado el estilo elegido.
Destinario: cargo y dependencia o cargo solamente.
Segunda opción
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
Destinario: denominación o título, nombre y cargo. este ultimo separado por coma.
Primera opción
Se omite al final del texto el nombre mecanografiado digitado del remitente.
Remitente: nombre y cargo separados por coma.
Destinario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma.
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida seguida de los dos puntos(:) y al frente se escriben los datos del destinario con mayúscula inicial.
Encabezamiento
Los daros del destinario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
Está conformado por las palabras para (destinario), de ( remitente) y asunto, todas escritas en mayúsculas sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:)
Denominación de documentos
De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
Informar sobre un hecho en forma breve.
Hacer llamados de atención.
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias.
Confirmar eventos ocurridos o pendienetes.
Dar respuesta o una comunicación recibida.
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales y las linéa de coordinación jerárquica de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE REACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.
Redactar en forma clara, directa, sencilla, cortés en modo impersonal
Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Superior entre 3cm y 4cm
Código, lugar de origen y fecha, destinatario, denominación o titulo, nombre del destinatario, cargo, organización, dirección, nombre de lugar de origen, país.
Asunto, saludo, texto, despedida, remitente y firmas responsables, lineas especiales, anexos, copias, indicador del transcriptor, paginas subsiguientes.
Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases.
1.Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización. 2. Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado. 3. Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
1. Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. 2. Regular o aclarar una situación. 3. tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. 4. Dar respuesta a una comunicación recibida. 5. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente. 6. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. 7. Impugnar o corregir una situación. 8. Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
9. Solicitar o remitir información, documentos u objetos. 10. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. 11. Felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atención, entre otros.
CARACTERISTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
1. Trata un solo tema por comunicación. 2. Redacta de forma, clara, precisa, concreta y concisa. 3. Tratamientos respetuoso y cortes. 4. Redacta en primera persona del y usar usted en singular o en plural. 5. Emplear estilos gramatical natural, sencillo continuo. 6. Formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
