Google Apps for Education

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Google Apps for Education

Come attivarlo?

5) Bisogna prevedere attività di formazione per il personale. Un minicorso di due ore è sufficiente per fornire almeno le indicazioni minime necessarie per l’applicazione principale, ovvero la posta elettronica. A distanza di qualche mese, magari dopo aver favorito l’esplorazione autonoma delle altre, si può programmare un approfondimento sulla gestione di Google Drive, l’applicazione per la condivisione dei documenti che è molto importante e utile per le scuole.

4) In segreteria deve essere individuata almeno una persona responsabile dello smistamento della posta, soprattutto se si decide di convogliare dentro il sistema anche la posta istituzionale.

3) Serve un piccolo staff che si occupi dell’amministrazione: al minimo due persone (docente FS e/o assistenti amministrativi). Soprattutto in fase di attivazione del servizio c’è un po’ di lavoro da fare: creare gli account (è disponibile una modalità di importazione da file in formato CSV, facilmente realizzabili con un foglio elettronico), distribuire le credenziali, ecc. Ad ogni inizio di anno scolastico, inoltre, c’è un discreto impegno di lavoro per la manutenzione degli account (docenti trasferiti, nuovi ingressi, ecc.).

2) Per trasferire la gestione delle caselle di posta dal proprio dominio alle Google Apps deve essere possibile modificare alcune impostazioni del DNS. Questa operazione è semplice di per sé ma riguarda aspetti poco conosciuti, dei quali raramente ci si occupa come utenti. Per attuare questa condizione è necessario consultare preventivamente il proprio Internet Service Provider chiedendo se è possibile (e eventualmente chiedere la collaborazione) modificare tali impostazioni.

1) La scuola deve avere un proprio dominio registrato. L’iter amministrativo inizia con l’attivazione del servizio. Le Google Apps vengono dapprima avviate in versione base, attraverso alcuni passaggi (é necessario fornire informazioni sulla natura pubblica o comunque non-profit dell’istituzione richiedente) si giunge alla trasformazione in versione Education. Per poter fornire a Google la verifica sulla proprietà del dominio è necessario poter intervenire via FTP sul proprio sito web. Mediamente servono 10-15 giorni per completare l’attivazione.

In aggiunta al nucleo fondamentale delle applicazioni (posta, documenti, calendario), è disponibile anche Google Sites.

Google Sites dà la possibilità di creare siti e pagine Web in modo semplice, senza necessità di conoscere linguaggi specialistici come l’HTML, ma utilizzando soltanto un’interfaccia simile a quella di un normale programma di videoscrittura. Sites può essere quindi facilmente utilizzato per creare pagine web di classe, per progetti, ecc.

Consentono di gestire in modo efficace il flusso informativo dell’intero istituto, attraverso tre applicazioni principali, più altre installabili a piacere: la Posta Elettronica, la Gestione Documenti (Google Drive) e il Calendario.

L’applicazione Calendar consente di realizzare calendari condivisi degli impegni scolastici, costantemente aggiornati e accessibile pubblicamente dal sito web dell’Istituto. Ogni docente è inoltre libero di creare i propri calendari personali, da condividere, eventualmente, con gli alunni e le famiglie.

Le circolari e i modelli di documento possono essere condivisi attraverso Google Drive, con avviso via email della disponibilità di un nuovo documento. Ogni docente potrà gestire così ogni tipo di documento personale e lavorare anche in modo collaborativo, condividendoli a livello di gruppo di lavoro o dipartimento disciplinare. Anche programmazioni e verbali degli organi collegiali possono essere redatti e condivisi con la medesima modalità, evitando lunghi e complessi scambi di allegati via email o, peggio, in forma cartacea.

Attraverso l’email possono essere diffuse le circolari e le notifiche relative alla condivisione di impegni e documenti. Nella posta gestita con le Google Apps è possibile far confluire anche la posta istituzionale.

Applicazioni di tipo cloud, ovvero utilizzabili senza installazione di software sui computer degli utenti, i quali accedono semplicemente attraverso il browser.