¿Cómo gestionar un problema?
Supera los retos de forma eficaz con la plantilla de mapa mental Gestionar un problema. Esta plantilla le ayuda a dividir los problemas complejos en partes manejables. Empiece siguiendo los pasos descritos en el mapa mental, tema por tema. A medida que explora diferentes aspectos, puede visualizar todo el proceso de resolución de problemas, lo que garantiza un enfoque exhaustivo y estructurado. Ideal tanto para uso personal como profesional, este mapa mental te guía para encontrar soluciones eficaces y aplicarlas con éxito.
Los efectos crónicos de un problema son los resultados de no resolverlo a largo plazo.
Los efectos crónicos suelen acumularse lentamente y son difíciles de diagnosticar. Por ejemplo, la "baja rentabilidad" puede tener muchas causas. Es el efecto crónico de muchos problemas diferentes.
Los problemas con efectos crónicos suelen tolerarse porque no hay tiempo para resolverlos adecuadamente. A menudo sólo se les presta atención cuando se agudizan, y una solución a un problema agudo puede no abordar la causa de fondo.
Puede que necesite contener un problema para evitar que empeore o se extienda.
Controlar temporalmente un problema no es lo mismo que resolverlo permanentemente. A menudo, las medidas temporales sólo abordan el impacto agudo y no resuelven las causas subyacentes. Deben aplicarse rápidamente, antes de que se descubran las causas profundas y se desarrollen soluciones.
Para controlar una situación problemática, es posible que haya que hacer cosas como retirar productos defectuosos, suspender un servicio, hacer correcciones manuales o encontrar una solución a corto plazo. Estas medidas no son sostenibles, por lo que no son soluciones a largo plazo. La contención y las soluciones provisionales no son gratuitas, pero cuestan algún trastorno que es menos grave que el problema.
Una solución temporal hace dos cosas:
- Ayuda a reducir el impacto agudo.
- Le permite ganar tiempo para resolver el problema subyacente. Esto ayuda a reducir las limitaciones de tiempo para encontrar una solución.
Cualquier solución a un problema tendrá restricciones adicionales, que la solución también debe cumplir:
- Qué puede cambiar realmente
- De cuánto tiempo se dispone antes de que una solución provisional deje de ser aceptable.
- El impacto que la solución tendrá en otras áreas y personas
- El consenso, si la solución implica a otras áreas y personas
- El coste de la solución en relación con el coste del problema: normalmente, las soluciones deben costar menos que el problema que resuelven
Las restricciones limitarán sus opciones de solución viable. Reducir las restricciones le dará más flexibilidad para encontrar una solución.
La prioridad de un problema es una combinación de sus repercusiones crónicas y agudas.
A menudo, los problemas agudos se consideran más prioritarios porque su coste inmediato parece elevado. Los efectos crónicos suelen descuidarse hasta que hay "más tiempo" para resolverlos, pero pueden costar más a largo plazo.
El coste de un problema influye en su prioridad y también en las limitaciones. Los costes son tanto tangibles como intangibles y pueden incluir:
- Riesgos de seguridad
- Materiales desperdiciados
- Tiempo perdido
- Coste de reelaboración
- Reputación perdida
- Pérdida de oportunidades
- Impacto indirecto en otras cuestiones
Los efectos agudos de un problema pueden aparecer de forma rápida e inesperada, provocando síntomas repentinos. Los problemas agudos suelen requerir una solución rápida.
A veces hay que contenerlos para evitar que se extiendan antes de que puedan solucionarse.
Las soluciones son cambios que se dirigen a la causa raíz y reducen así los efectos.
Se ha escrito mucho sobre la creatividad y el pensamiento lateral para ayudar a generar soluciones, pero no hay sustituto para una buena comprensión de las causas profundas como punto de partida para soluciones creativas.
Es posible que disponga de una serie de opciones, algunas mejores que otras y algunas más caras que otras.
Todas las soluciones estarán influidas por las limitaciones. Si no cumplen las limitaciones, es probable que se rechacen sin intentarlo.
Hay que poder controlar y medir el resultado de una solución. Esto puede significar definir más síntomas y controlar la situación durante un periodo de tiempo.
Las causas profundas son las verdaderas razones del problema.
Provocan los efectos agudos y crónicos del problema, que pueden ser muy diferentes entre sí y de sus síntomas.
El proceso para encontrar la causa raíz de un problema depende del tipo de problema que sea: complicado o complejo.
Un problema complicado puede analizarse lógicamente para descubrir la causa raíz. Por ejemplo, se puede llegar a localizar la pieza averiada de una máquina para que vuelva a funcionar, o encontrar el error en una hoja de cálculo que ha arrojado todas las cifras.
Un problema complejo es el que surge de la interacción de muchas otras causas y no puede analizarse lógicamente. Por ejemplo, los problemas económicos tienen muchas causas y dependencias, y no hay una sola pieza rota que arreglar. Uno de los enfoques consiste en poner a prueba los conocimientos adquiridos introduciendo pequeños cambios y midiendo las mejoras.
La solución debe centrarse en las causas profundas, no en los efectos o síntomas.
Los síntomas de un problema son las señales externas de que algo va mal.
Los síntomas pueden aparecer pronto o tarde, y puede parecer que no tienen relación con el problema real. A veces pueden llevarle en la dirección equivocada. Cuando algo va mal, puede ser difícil separar los síntomas de la causa real de otras cosas que están ocurriendo por coincidencia, o debido a una causa diferente.
Cuando por fin descubras la causa raíz, deberías poder explicar todos los síntomas. Si no puede explicar todos los síntomas, es posible que la causa raíz no sea la única causa, que haya más de un problema o que el "síntoma" no estuviera relacionado desde el principio.
Los síntomas son una medida del problema. Puede que tenga que buscar o medir nuevos síntomas para comprobar si está resolviendo el problema o empeorándolo.
Gestionar un problema
Empiece por navegar el Diagrama de Influencias de la izquierda del Topic Central para comprender cómo interactúan entre sí los elementos de la gestión de problemas. Cada elemento muestra cómo influye en los demás.
Registro de decisiones
Events, notifications, decisions and actions taken
Lleve un registro preciso de todos los incidentes, eventos, decisiones y acciones durante el proceso de resolución de problemas.
Esto ayudará a entender cómo se puede mejorar el proceso para la próxima vez. También ayudará cuando otras personas necesiten saber por qué se eligió una solución concreta.
Eventos
Soluciones
Lo ideal es encontrar varias opciones de solución para evaluarlas en función de las restricciones, las causas raíz, el enunciado del problema y el enunciado de la solución.
No hacer nada es siempre la primera opción de solución que hay que evaluar del mismo modo que las demás opciones.
Si no se puede confirmar la causa raíz y no existe una solución clara, intente introducir una serie de pequeñas mejoras y medir los resultados para ver si va en la dirección correcta.
Opción de solución
Aplicación
Recursos
Medición de resultados
Restricciones observadas
Enunciado de la solución
Para cada opción de solución, tendrá que reunir información sobre el coste de aplicación, incluidos los efectos secundarios y el impacto en otras áreas.
La parte más importante de cualquier solución es saber cómo medirá su efecto y cómo verificará que funciona. Esto puede llevar un tiempo.
Restricciones
Anote todas las restricciones que limitarán sus opciones para encontrar una solución y piense en cómo podrían reducirse.
Habrá cosas que no se puedan cambiar, otras que costaría demasiado cambiar y otras que 'usted' no puede cambiar. Conocer las limitaciones le ayudará a centrarse en soluciones dentro de esos límites.
Causas profundas
Comprender la verdadera causa de un problema es el núcleo de este proceso.
Encontrarla puede llevar tiempo, y puede ser necesario desarrollar múltiples teorías y encontrar pruebas para demostrarlas o refutarlas.
Existen muchas técnicas para el análisis de la causa raíz, como los 5 porqués, los diagramas de espina de pescado y los diagramas de dispersión. Cuantos más datos tenga, más probabilidades tendrá de encontrar el patrón que lo relacione todo.
Teoría 2
Teoría 1
Haga una lista de las posibles causas del problema y considere en qué medida cada teoría se apoya en las pruebas de los síntomas.
Puede que necesite reunir más pruebas para demostrar o refutar una teoría.
Prueba
Prioridad
Establecer la prioridad de un problema ayuda a justificar los recursos para resolverlo.
La prioridad es una combinación de efectos agudos, efectos crónicos y coste. Un ejemplo de esquema de prioridades es
- Problemas que son tanto agudos como ''crónicos
- Problemas crónicos con un coste elevado
- Problemas agudos
- Todo lo demás
Importancia debido a los efectos crónicos
Urgencia debida a efectos agudos
Efectos crónicos
Enumere los efectos crónicos para evaluar la prioridad del problema.
Los efectos crónicos de un problema son los resultados de no resolverlo, a largo plazo.
Contención
Si el problema es agudo, intente encontrar una solución temporal que atenúe los efectos inmediatos, evite que la situación se extienda o empeore y gane tiempo para encontrar una solución.
Quién debe implicarse
Pasos para reducir los efectos agudos
Pasos para contener el problema
Efectos agudos
Efectos
Enumere los efectos agudos para evaluar la prioridad del problema.
Los problemas suelen detectarse cuando tienen un efecto negativo: una máquina deja de funcionar o un proyecto se sale del presupuesto. Se trata de efectos 'agudos' que están ocurriendo ahora mismo.
Enunciado agudo del problema
Haga un Enunciado agudo del problema definitivo que describa el problema y por qué es un problema. Esto le ayudará a evaluar las soluciones más adelante.
Síntomas
Empiece por apuntar todos los síntomas, incluso los que puedan no estar relacionados.
Guarde las fechas, horas, medidas y acciones que condujeron al problema. Esto ayudará a buscar las causas profundas y a verificar las soluciones.
Los síntomas de un problema suelen ser lo primero que aparece, y a menudo pueden ser confusos. Si dispone de tiempo, evite actuar rápidamente ante los primeros síntomas.
