Acuerdo 5 de 2013 Archivo General de la Nación
c) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular:
1. Área de identificación
1.1 Nivel de descripción
1.2. Código de referencia
1.3. Signaturas antiguas
1.4. Signatura de procedencia
1.5. Unidad de instalación
1.6. Autor responsable del contenido
1.7. Signatura en otros soportes
1.7.1. Signatura
1.7.2. Tipo de soporte
1.8. Título
1.8.1. Título propio
1.8.2. Otros títulos
1.9. Fechas extremas
1.9.1. Inicial
1.9.2. Final
1.10. Fechas de acotación
1.10.1. Inicial
1.10.2. Final
1.11. Soporte
1.12. Volumen de la unidad de descripción
1.12.1 Unidad documental
1.12.2. Expediente o carpeta
1.12.3. Legajo
1.12.4. Caja
1.12.5. Otros
1.12.6 Folios (físico o electrónico)
1.13. Tipo documental
1.14. No. de orden
2. Área de contexto
2.1. Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina productora
2.2. Fuentes de información
2.3. Historia institucional o Biografía
2.4. Fechas extremas del productor
2.5. Historia de la custodia
2.6. Forma de ingreso
2.6.1. Transferencia / Entidad remitente / Fecha
2.6.2. Donación / Donante / Fecha
2.6.3. Compra / Propietario / Fecha
2.6.4. Depósito / Procedencia / Fecha
3. Área de contenido y estructura
3.1. Lugar de emisión
3.2. Alcance y contenido
3.3. Criterios de valoración, selección y eliminación
3.4. Nuevos ingresos
3.5. Organización
3.6. Características internas
3.6.1. Tipo de letra
3.6.2. Tipo de recurso de información
3.6.3. Tipología documental
3.6.4. Técnica
3.6.5. Tradición documental
3.6.6. Otras características internas
3.6.7. Medio de captura / Modelo
3.6.8. Imagen
3.6.9. Formato de comprensión
3.6.10. Tamaño digital
3.6.11. Resolución
3.7. Características externas
3.7.1. Lengua (Idioma)
3.7.2. Dimensiones
3.7.3 Colores
3.7.4. Otras características externas
3.8. Datos del autor
3.9. Datos de la publicación
3.10. Datos matemáticos
3.11. Documentación anexa
3.12. Edición
3.13. Fuente de información
4. Área de condiciones de acceso y utilización
4.1. Situación jurídica
4.2. Condiciones de acceso
4.3. Derechos del autor / Normas sobre reproducción
4.4. Lengua (Idioma) de los documentos
4.5. Estado de conservación
4.6. Características físicas y requisitos técnicos
4.7. Instrumentos de descripción
5. Área de documentación asociadac) Áreas de Descripción: La descripción documental en cualquier soporte y en cualquiera de los niveles anteriormente descritos debe contemplar como mínimo las siguientes áreas que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular:
1. Área de identificación
1.1 Nivel de descripción
1.2. Código de referencia
1.3. Signaturas antiguas
1.4. Signatura de procedencia
1.5. Unidad de instalación
1.6. Autor responsable del contenido
1.7. Signatura en otros soportes
1.7.1. Signatura
1.7.2. Tipo de soporte
1.8. Título
1.8.1. Título propio
1.8.2. Otros títulos
1.9. Fechas extremas
1.9.1. Inicial
1.9.2. Final
1.10. Fechas de acotación
1.10.1. Inicial
1.10.2. Final
1.11. Soporte
1.12. Volumen de la unidad de descripción
1.12.1 Unidad documental
1.12.2. Expediente o carpeta
1.12.3. Legajo
1.12.4. Caja
1.12.5. Otros
1.12.6 Folios (físico o electrónico)
1.13. Tipo documental
1.14. No. de orden
2. Área de contexto
2.1. Nombre del productor / Unidad administrativa / Oficina productora
2.2. Fuentes de información
2.3. Historia institucional o Biografía
2.4. Fechas extremas del productor
2.5. Historia de la custodia
2.6. Forma de ingreso
2.6.1. Transferencia / Entidad remitente / Fecha
2.6.2. Donación / Donante / Fecha
2.6.3. Compra / Propietario / Fecha
2.6.4. Depósito / Procedencia / Fecha
3. Área de contenido y estructura
3.1. Lugar de emisión
3.2. Alcance y contenido
3.3. Criterios de valoración, selección y eliminación
3.4. Nuevos ingresos
3.5. Organización
3.6. Características internas
3.6.1. Tipo de letra
3.6.2. Tipo de recurso de infor
Descripción Documental
Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural.
Parágrafo. Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales, permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la información entre diferentes sistemas automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica.
Ordenación documental
Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
Artículo 10. Principios de la ordenación documental en las entidades del Estado. Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas que expida el Archivo General de la Nación, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.
Parágrafo. La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar, así:
a) Ordenación de fondos. Está determinada por el Cuadro de Clasificación Documental y los métodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité Interno de Archivo;
Clasificación Documental
Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
Artículo 6°. Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.
Artículo 7°. Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad.
Parágrafo. La clasificación documental en el archivo central institucional, debe responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5° del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia.
Generalidades
Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Parágrafo 1°. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.
Artículo 2°. Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.
En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012, Acuerdo número 09 del AGN de 2012,
Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en si servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.c
Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a le comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
Que la Ley 594 de 2000, en sus artículos 7°, 8°, 9°, 10, 11 y 23, establece la categorización y obligatoriedad de la conformación de los archivos desde los puntos de vista de la jurisdicción y competencia, territorialidad, según la organización del Estado y la clasificación de los mismos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.
Que el Decreto número 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos, asigna a los Archivos Generales Territoriales entre otras funciones, la de garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que Integra los fondos del ente territorial respectivo, así como los que se les confíe en custodia.
