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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION

Juan Fiqueにより

DIFERENCIAS COSO I, II, III Y IV

Thalia Jaraにより

Decreto 2609 de 2012

tatiana cardenasにより

Ley de Transparencia: 1712 de 2014

KAREN CEDEÑOにより

Descripción Diccionario de Archivística Mundet

Área de ISAAR (CPF) en la que se proporciona información pertinente sobre la naturaleza, el contexto y las actividades de la entidad que se está describiendo

Conjunto de herramientas y de tareas encaminadas a informar acerca del contenido de los documentos, desde la pieza simple hasta la agrupación documental mayor, el fondo; con la finalidad de hacer eficazmente accesibles los documentos y de que cualquier potencial interesado pueda discernir lo que le interesa consultar de entre un conujnto de posibilidades.

Resultado de este proceso (ISAD (G).

Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y el sistema que los ha producido (ISAD (G).

Identificador de la descripción: elemento de ISDF y de ISDIAH que identfica de manera unívoca la descripción de la función o de la institución, respectivamente, dentro del contexto en el que ésta será utilizada.

Descripción multinivel: es uno de los rasgos diferenciadores de la descripción archivística, que permite hacerlo en diferentes niveles interconectados desde los más amplio (a nivel de fondo) al más específico (a nivel de pieza documental simple). Es uno de los principios de ISAD (G) aportado por el modelo inglés contenido en el Manual of Archival Description.

Área de ISDIAH en la que se incluye información prertinente sobre la historia de la institución poseedora de los fondos de archivo que se está describiendo, su estructura y política de ingresos, etc.

Elemento de ISDF que propoprciona información sobre los objetivos de la función.

Normas Descripción Archivística

El Archivo ISDIAH

VINCULACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN QUE CUSTODIA LOS FONDOS DE ARCHIVO CON LOS RECURSOS ARCHIVISTICOS Y SUS PRODUCTORES Título e identificador del recurso archivístico relacionado Descripción de la relación Fechas de la relación Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del registro de autoridad relacionado

Forma(s) autorizada(s) del nombre e identificador del registro de autoridad relacionado Objetivo: Identificar los productores de los documentos de archivo vinculando la descripción de las instituciones que custodian los fondos de archivo con la descripción del productor de los documentos relacionados, cuando tal descripción exista.

Fechas de la relación Objetivo: Proporcionar la fecha de la relación entre la institución que custodia los fondos de archivo y los recursos archivísticos asociados.

Descripción de la relación Objetivo: Identificar la naturaleza de la relación entre la institución detentora y los fondos o colecciones que conserva conforme a un cuadro y/o criterio de clasificación.

Título e identificador del recurso archivístico relacionado Objetivo: Identificar los recursos archivísticos relacionados y/o establecer el vínculo entre la descripción de la institución que custodia los fondos con la descripción de los recursos archivísticos relacionados, cuando éstos existan.

ÁREA DE CONTROL Identificador de la descripción Identificador de la institución Reglas y/o convenciones Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Notas de mantenimiento Objetivo: Documentar la información adicional relativa a la elaboración y los cambios realizados en la descripción.

Fuentes Objetivo: Consignar las fuentes consultadas para la elaboración de la descripción de la institución que detenta los fondos de archivo.

Lengua(s) y escritura(s) Objetivo: Indicar la(s)lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la elaboración de la descripción de la institución que custodia los fondos de archivo.

Fechas de creación, revisión o eliminación Objetivo: Indicar cuándo se ha redactado, revisado o eliminado esta descripción.

Nivel de detalle Objetivo: Indicar si la descripción presenta un nivel de detalle básico, parcial o completo.

Estado de elaboración Objetivo: Indicar el estado de elaboración de la descripción, de forma que los usuarios puedan entender la situación actual de ésta.

Reglas y/o convenciones Objetivo: Señalar las convenciones o reglas nacionales o internacionales que han servido para la elaboración de la descripción.

Identificador de la institución Objetivo: Identificar el servicio/s responsable de la descripción.

Identificador de la descripción Objetivo: Identificar la descripción de la institución que conserva los fondos de archivo de forma unívoca dentro del contexto en el cual va a ser utilizada.

ÁREA DE SERVICIOS Servicios de ayuda a la investigación Servicios de reproducción Espacios Públicos

Espacios públicos Objetivo: Proporcionar información sobre los espacios públicos disponibles.

Servicios de reproducción Objetivo: Proporcionar información sobre los servicios de reproducción.

Servicios de ayuda a la investigación Objetivo: Proporcionar información sobre los servicios de ayuda a las consultas e investigación que se ofrecen en la institución que custodia los documentos de archivo.

- Área de Acceso Horarios de apertura Condiciones y requisitos para el uso y el acceso Accesibilidad

Accesibilidad Objetivo: Proporcionar información relacionada con el acceso físico a la institución que detenta los fondos de archivo y a sus servicios.

Condiciones y requisitos para el uso y el acceso Objetivo: Facilitar información relativa a las condiciones, requisitos y procedimientos necesarios para el acceso y el uso de los servicios que ofrece la institución.

Horarios de apertura Objetivo: Facilitar información sobre el horario de apertura y las fechas anuales de cierre de la institución que custodia los recursos archivísticos.

ÁREA DE DESCRIPCIÓN Historia de la institución que custodia los fondos de archivo Contexto cultural y geográfico Estructura administrativa Gestión de documentos y política de ingresos Edificio(s) Fondos y otras colecciones custodiadas Instrumentos de descripción, guías y publicaciones

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones Objetivo: Proporcionar una visión general de los instrumentos de descripción publicados y/o no publicados, y especialmente de las guías, preparados por la institución que custodia los fondos de archivo así como cualquier otra publicación que se considere pertinente.

Fondos y otras colecciones custodiadas Objetivo: Proporcionar una aproximación a los fondos y otras agrupaciones documentales custodiados en la institución que detenta los fondos de archivo.

Edificio(s) Objetivo: Aportar información sobre el edificio o los edificios de la institución que detenta los fondos de archivo.

Gestión de documentos y política de ingresos Objetivo: Informar sobre la gestión de documentos y la política de ingreso de documentos desarrollada por la institución que custodia los documentos de archivo.

Estructura administrativa Objetivo: Representar la actual estructura administrativa de la institución que custodia los fondos de archivo.

Atribuciones/Fuentes legales Objetivo: Indicar las fuentes legales de la institución que custodia los fondos de archivo, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.

Contexto cultural y geográfico Objetivo: Proporcionar información sobre el contexto geográfico y cultural de la institución que detenta los fondos de archivo.

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo Objetivo: Proporcionar una breve historia de la institución que custodia los fondos de archivo.

ÁREA DE CONTACTO Localización y dirección(es) Teléfono, fax, correo electrónico Personas de contacto

Personas de contacto Objetivo: Proporcionar a los usuarios la información necesaria para contactar con los miembros del personal.

Teléfono, fax, correo electrónico Objetivo: Proporcionar los datos necesarios para contactar con la institución que tiene la custodia de los documentos de archivo.

Localización y dirección(es) Objetivo: Facilitar todas las direcciones pertinentes de la institución detentora de los fondos de archivo descrita, tanto las direcciones físicas como electrónicas.

- Área de Identificación Identificador Forma(s) autorizada(s) del nombre Forma(s) paralela(s) del nombre Otra(s) forma(s) del nombre Tipo de institución que conserva los fondos de archivo

Tipo de institución que conserva los fondos de archivo Objetivo: Identificar la tipología de la institución que custodia los fondos de archivo.

Otra(s) forma(s) del nombre Objetivo: Proporcionar cualquier otro(s) nombre(s) de la institución descrita que custodia los fondos de archivo, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación.

Forma(s) paralela(s) del nombre Objetivo: Indicar las distintas formas que adopta la forma autorizada del nombre de la institución detentora de los fondos de archivo en otra(s) lengua(s) o escritura(s).

Forma(s) autorizada(s) del nombre Objetivo: Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca la institución detentora de los fondos de archivo, objeto de la descripción.

Identificador Objetivo: Proporcionar un código numérico o alfanumérico que de modo único identifique a la institución que detenta los fondos de archivo.

El Productor ISAAR CPF

RELACIÓN DE INSTITUCIONES, PERSONAS Y FAMILIAS, CON DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS Identificadores y títulos de los recursos relacionados Tipos de recursos relacionados Naturaleza de las relaciones Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones

Fechas de los recursos relacionados y/o relaciones Objetivo: Proporcionar cualquier fecha pertinente relativa a los recursos relacionados y/o las fechas de la relación entre la institución, persona o familia y los recursos relacionados e indicar su relevancia.

Naturaleza de las relaciones Objetivo: Identificar la naturaleza de las relaciones entre la institución, persona o familia y el/los recurso(s) relacionado(s).

Tipos de recursos relacionados Objetivo: Identificar los tipos de recursos asociados al que se está haciendo referencia.

Identificadores y títulos de los recursos relacionados Objetivo: Identificar de forma única los recursos relacionados y/o establecer el vínculo entre el registro de autoridad y la descripción de los recursos relacionados cuando estos existan.

ÁREA DE CONTROL Identificador del registro de autoridad Identificador(es) de la institución Reglas y/o convenciones Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Notas de mantenimiento Objetivo: Documentar la elaboración y los cambios realizados en el registro de autoridad.

Fuentes Objetivo: Consignar las fuentes consultadas para la elaboración del registro de autoridad.

Lengua(s) y escritura(s) Objetivo: Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizados en la elaboración del registro de autoridad.

Fechas de creación, revisión o eliminación Objetivo: Indicar cuándo se ha redactado, revisado o borrado el registro de autoridad.

Nivel de detalle Objetivo: Indicar si el registro de autoridad tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo.

Estado de elaboración Objetivo: Indicar el estado de elaboración del registro de autoridad, de forma que los usuarios puedan entender la situación actual de éste.

Reglas y/o convenciones Objetivo: Especificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la creación del registro de autoridad de archivos.

Identificadores de la institución Objetivo: Identificar el servicio responsable de la creación del registro de autoridad.

Identificador del registro de autoridad Objetivo: Identificar el registro de autoridad de forma unívoca, dentro del contexto en el que se va a utilizar.

ÁREA DE RELACIONES Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas Naturaleza de la relación Descripción de la relación Fechas de la relación

Fechas de la relación Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación mantenida con otra institución, persona o familia.

Fechas de la relación Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación mantenida con otra institución, persona o familia.

Naturaleza de la relación Objetivo: Identificar la naturaleza general de la relación entre la entidad que se está describiendo y otra institución, persona o familia.

Nombre(s)/Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas Objetivo: Registrar los nombres y todos los identificadores unívocos de las entidades relacionadas para establecer un enlace entre el registro de autoridad y las instituciones, personas o familias relacionadas.

ÁREA DE DESCRIPCIÓN Fechas de existencia Historia Lugar(es) Estatuto jurídico Funciones, ocupaciones y actividades Atribucion(es)/Fuente(s) legal(es) Estructura(s) interna(s)/Genealogía Contexto general

Contexto general Objetivo: Ofrecer información significativa sobre el contexto social, cultural, económico, político y/o histórico general en el que la institución, persona o familia actuaba, vivía o estaba activa.

Estructura(s) interna(s)/Genealogía Objetivo: Describir y/o representar la estructura administrativa interna de una institución o la genealogía de una familia.

Atribucion(es)/Fuente(s) legal(es) Objetivo: Indicar las fuentes legales de una institución, persona o familia, origen de sus competencias legales, funciones, responsabilidades o esfera de actividad, incluida la territorial.

Funciones, ocupaciones y actividades Objetivo: Indicar las funciones, ocupaciones y actividades realizadas por la institución, persona o familia.

Estatuto jurídico Objetivo: Indicar el estatuto jurídico de una institución.

Lugares Objetivo: Indicar los principales lugares y/o ámbito territorial donde la institución, persona o familia tenía su sede, vivía o residía de forma habitual, o con los que tenía otro tipo de vinculación.

Historia Objetivo: Proporcionar un resumen de la historia de una institución, persona o familia.

Fechas de existencia Objetivo: Registrar las fechas de existencia de la institución, persona o familia.

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Tipo de entidad Forma(s) autorizada(s) del nombre Formas paralelas del nombre Formas normalizadas del nombre según otras reglas Otras formas del nombre Identificadores para instituciones

Identificadores para instituciones Objetivo: Facilitar cualquier identificador, numérico o alfanumérico que se utilice para identificar la institución descrita.

Otras formas del nombre Objetivo: Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación.

Formas normalizadas del nombre según otras reglas Objetivo: Registrar las formas normalizadas del nombre de la institución, persona o familia que se han elaborado de acuerdo con reglas diferentes de las aplicadas para establecer la forma autorizada del nombre. De esta manera se facilita el intercambio de registros de autoridad entre diferentes comunidades profesionales.

Formas paralelas del nombre Objetivo: Indicar las distintas formas que adopta la Forma autorizada del nombre en otra(s) lenguas(s) o escritura(s).1

Forma(s) autorizada(s) del nombre Objetivo: Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia.

Tipo de entidad Objetivo: Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia.

Las funciones ISDF

VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES, LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada Naturaleza de la relación Fechas de la relación

Fechas de la relación Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación entre la función y la entidad relacionada.

Naturaleza de la relación Objetivo: Identificar la naturaleza de la relación entre la función y la entidad relacionada.

Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada Objetivo: Identificar de manera unívoca la entidad relacionada (institución, documento/s de archivo u otro recurso de información) y permitir la vinculación de la descripción de función con la descripción de la entidad relacionada.

ÁREA DE CONTROL Identificador de la descripción de función Identificador(es) de institución(es) Reglas y/o convenciones utilizadas Estado de elaboración Nivel de detalle Fechas de creación, revisión o eliminación Lengua(s) y escritura(s) Fuentes Notas de mantenimiento

Notas de mantenimiento Objetivo: Documentar la elaboración y los cambios realizados en la descripción.

Fuentes Objetivo: Indicar las fuentes consultadas para la elaboración de la descripción.

Lengua(s) y escritura(s) Objetivo: Indicar la(s) lengua(s) y/o escritura(s) utilizadas en la descripción.

Fechas de creación, revisión o eliminación Objetivo: Indicar cuándo se elaboró, revisó o eliminó la descripción.

Nivel de detalle Objetivo: Indicar si la descripción tiene un nivel de detalle básico, parcial o completo.

Estado de elaboración Objetivo: Indicar el estado de elaboración de la descripción, de tal forma que los usuarios puedan entender la situación actual de la descripción.

Reglas y/o convenciones utilizadas Objetivo: Identificar las reglas o convenciones nacionales o internacionales aplicadas en la elaboración de la descripción.

Identificador(es) de institución(es) Objetivo: Identificar la(s) institución(es) responsable(s) de la descripción.

Identificador de la descripción de función Objetivo: Identificar de manera unívoca la descripción de función dentro del contexto en que ésta será utilizada.

ÁREA DE RELACIONES Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada Tipo Categoría de la relación Descripción de la relación Fechas de la relación

Fechas de la relación Objetivo: Indicar las fechas de duración de la relación entre la función descrita y la función relacionada.

Descripción de la relación Objetivo: Proporcionar una descripción específica de la naturaleza de la relación.

Categoría de la relación Objetivo: Identificar la categoría general de la relación entre la función descrita y la función relacionada.

Tipo Objetivo: Indicar si la relación se establece con una función o con una de sus divisiones.

Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada Objetivo: Proporcionar la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre y cualquier identificador único de la función relacionada.

ÁREA DE CONTEXTO Fechas Descripción Historia Legislación

Legislación Objetivo: Identificar la base legal de la función.

Historia Objetivo: Proporcionar un resumen de la historia de la función.

Descripción Objetivo: Proporcionar información sobre los objetivos de la función.

Fechas Objetivo: Identificar la fecha o intervalo de fechas de la función.

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Tipo Forma(s) autorizada(s) del nombre Forma(s) paralela(s) del nombre Otra(s) forma(s) del nombre Clasificación

Clasificación Objetivo: Clasificar la función de acuerdo con un cuadro de clasificación.

Otra(s) forma(s) del nombre Objetivo: Indicar cualquier otro nombre de la función

Forma(s) paralela(s) del nombre Objetivo: Indicar las distintas formas que adopta(n) la(s) forma(s) autorizada(s) del nombre en otras lenguas o escrituras.

Forma(s) autorizada(s) del nombre Objetivo: Establecer un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca la función.

Tipo Objetivo: Indicar si la descripción es de una función o de una de sus divisiones.

Los Documentos ISAD G

- ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN Nota del archivero Reglas o Normas Fecha(s) de la(s) descripción(es)

Fecha(s) de la(s) descripción (es). Objetivo: Indicar cuándo fue elaborado y/o revisado la descripción.

Reglas o normas Objetivo: Identificar la normativa e en la que está basada la descripción.

Nota del Archivero Objetivo: Explicar quién y cómo ha preparado la descripción.

- ÁREA DE NOTAS Notas

Notas Objetivo: Dar información que no haya podido ser incluida en ninguna de las otras áreas.

- ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA Existencia y localización de los originales Existencia y localización de copias Unidades de descripción relacionadas Nota de Publicaciones

Nota de publicaciones Objetivo: Identificar cualquier publicación que trate o se base en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción.

Unidades de descripción relacionadas Objetivo: Identificar las unidades de descripción relacionadas.

Existencia y localización de copias Objetivo: Indicar la existencia, localización y disponibilidad de copias de la unidad de descripción.

Existencia y localización de los documentos originales Objetivo: En el caso de que la unidad de descripción esté formada por copias, indicar la existencia. Localización, disponibilidad y/o eliminación de los originales.

- ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO Condiciones de Acceso Condiciones de Reproducción Lengua/Escritura(s) de la documentación Características físicas y requisitos técnicos Instrumentos de descripción

Instrumentos de descripción Objetivo: Identificar cualquier tipo de instrumento de descripción relativo a la unidad de descripción.

Características físicas y requisitos técnicos Objetivo: Dar información acerca de cualquier característica física importante o requisito técnico que afecte al uso de la unidad de descripción.

Lengua / escritura(s) de los documentos. Objetivo: Identificar la(s) lengua(s), y/o escrituras escritura(s) y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de descripción.

Objetivo: Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción.

Condiciones de acceso Objetivo: Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.

- ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA Alcance y Contenido Valoración, Selección y Eliminación Nuevos Ingresos Organización

Organización Objetivo: Información sobre la estructura interna, la ordenación y/o el sistema de clasificación de la unidad de descripción.

Nuevos Ingresos Objetivo: Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.

Valoración, Selección y Eliminación Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada

Alcance y contenido Objetivo: Proporcionar a los usuarios la información necesaria para apreciar el valor potencial de la unidad de descripción.

- ÁREA DE CONTEXTO Nombre del(los) Productor(es) Historia Institucional Y Reseña Biográfica Historia Archivística Forma de Ingreso

Forma de ingreso Objetivo: Identificar la forma de adquisición o transferencia.

Historia archivística Objetivo: Proporcionar información sobre la historia de la unidad de descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación.

Historia Institucional / Reseña Biográfica Objetivo: Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor (o productores) de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible

Nombre del o de los productor/es Objetivo: Identificar al productor (o productores) de la unidad de descripción

- ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Código de Referencia Título Fecha (s) Nivel de Descripción Volúmen y Soporte

Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o dimensiones) Objetivo: Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción.

Nivel de descripción. Objetivo: Identificar el nivel de organización de la unidad de descripción.

Fecha(s) Objetivo: Identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción.

Título Objetivo: Denominar la unidad de descripción.

Código de referencia Objetivo: Identificar unívocamente la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa.