organización de un evento

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organización de un evento

DESARROLLO DEL EVENTO

Correcciones y ajustes de ser necesarios durante el desarrollo, supervision de tiempos, atención de emergencias o situaciones especiales (problemas de salud, personas extraviadas, falta de algún servicio publico etc)

PRESUPUESTO PARA EL EVENTO

El ahorro no puede afectar a la calidad del evento

Debe ser lo más específico posible para no generar gastos innecesarios

será un evento de gama alta, educativo, o por diversión?.

Analizar si ese gasto para que se permitirá alcanzar los objetivos.

IDENTIFICACION DEL OBJETIVO Y META

Hacer una plantilla para el desarrollo de un presupuesto.

Búsqueda de patrocinadores para cubrir el evento.

Atraer nuevos clientes

Educar a los clientes potenciales o proveedores acerca de la organización

Poder definir una guía para la toma de decisiones.

DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO

Se definen puntos a tratar y objetivos por lograr

Este es un buen instrumento de gestión.

características del tipo de evento a realizar.

Donde se definen los objetivos.

DESPEDIDA Y ANALISIS

Se ha obtenido el retorno de inversión que esperaba. (ROI)

Agradecer al equipo, proveedores, invitados, asistentes, medios de comunicación.

Hacer un reporte con conclusiones y sugerencias.

hacer un análisis de los resultados obtenidos.

CONECTAR

Hacer un seguimiento de las confirmaciones y si es necesario enviar recordatorios.

Utilizar medios como redes sociales, blog y un hashtag asociado al evento.

Lograr un impacto para que asistan suficientes personas.

LISTA DE INVITADOS, INVITACIÓN Y CONFIRMACIÓN

la invitación debe tener el logotipo o escudo de la institución que convoca el evento.

Las invitaciones son el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a una persona o a un determinado grupo.

Determinar el número y tipos de invitados para la realización de la lista

SELECCIÓN DE FECHA Y HORA

Reconocer los accesos para invitados y vehículos, la disponibilidad de materiales de producción.

Las indicaciones deben ser aclaradas para poder llegar a lugar del evento.

Asegurarse de que la ubicación genere seguridad.

Es importante escoger una fecha que sea favorable para todos.