door Frédéric Ducoron 2 jaren geleden
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Participants DSI
Choix établi par EF le 08/10/2021
Administration_Paramètrage
Entités en totale autonomie
Supervision des versements et éliminations
Règles de gestion
Plan de classement
Accès_Habilitations
Un super-administrateur peut gérer l'administration des différents tenants avec une traçabilité complète.
Possibilité de ne donner aucun accès à un super administrateur
Modalités d'accès individualisées
Le comité de projet (COPRO) est l’instance de pilotage opérationnel du projet ; il décline les instructions du comité de pilotage en plan d’actions et propose les points d’avancements et de décision soumis au comité de pilotage. Il est présidé par le chef de projet DSI et réunit l’équipe projet et le prestataire en charge de la réalisation de la solution. Dans ce sens : • Il suit et contrôle l’avancement opérationnel des travaux ; • Il suit et analyse les risques du projet ; • Il résout les problèmes quotidiens qui affectent le projet sous pilotage du chef de projet DSI ; • Il identifie les modifications à soumettre à l’arbitrage ou à la validation du COPIL ; • Il prépare la validation des livrables du projet par le comité de pilotage : relecture des livrables et identification des éléments à porter à l’attention du COPIL.
Equipe projet :
· Responsable métier : Nathalie Le Denmat (IRS/EVA)
· Chef de projet métier : Sandrine Aufray (IRS/EVA)
· Chef de projet métier adjoint : Sid Ahmed Mesloub (IRS/EVA)
· Chef de projet DSI : Katell Gueguen (DSI/PSA/CER)
Experts et interlocuteurs DSI :
· Correspondant Sécurité : Eric Bouthier (SGN/SEC)
· Responsable applicatif ROME : Jonathan Gonnier (DSI/PSA/ATS)
· Processus et méthodes : Guillaume Jung (SGN/TPE)
· DPD (Déléguée pour la protection des données) : Amandine Kashani-Poor (DXR/DCO)
· Gouvernance des données : Adeline Laulanié (IRS/INN)
· Responsable de Pôle : Elodie Lesoeur (DSI/PSA/CER)
· Coordinateur technique et Architecte : Duarte Ribeiro (DSI/IAA)
· PMO : Samuel Tomassian (DSI/AQT)
Contributeurs métier des fonds pilotes :
· Céline About (SPC/SPR)
· Stéphanie Bellier (DGL/TPE)
· Frédéric Contin / Maxime Dubar (DOE/SID)
· Niandine Dieme (DRH/RPE)
· Paul Monin (SPC/CMN)
· A désigner / Anne Carré (PRO)
Contributeurs des autres métiers :
· Nathalie Bourgetel (SGN/JUR)
· Floriant Chappart (Expertise France)
· Meng-Han Chiang (DRH/PRH)
· Xavier de La Guérivière (SGN/JUR)
· Stéphanie De Lajartre (SGN/GIL)
· Sabrina Houlpaï (Expertise France)
· Emilien Lépée (DXR/MIR)
· Benjamin Pontier (SGN/DCP)
· Teena Ruhée (DEF/APF)
· Anne Seclet (SGN/GIL)
· Frédéric Sicard (IRS/ECO)
Les principaux enjeux relatifs à la maîtrise du patrimoine documentaire se décomposent en quatre groupes :
· Enjeux légaux et réglementaires : respect des obligations de conservation en droit français, y compris pour répondre aux exigences des autorités de contrôle internes (IGE) et externes (Codes du travail, du commerce, du patrimoine, RGPD, ACPR, AMF, fonds délégués, etc.).
· Enjeux en termes de risques : préservation des intérêts de l’AFD au regard des risques juridiques, financiers et d’image qu’elle encourt : contentieux, contrôles extérieurs, etc.
· Enjeux patrimoniaux : constitution et valorisation de la mémoire institutionnelle au service du projet d’entreprise, matériaux disponibles pour les historiens et générations futures.
· Enjeux de services rendus et de développement durable : accès facilité à l’information de référence, gain en temps passé à son traitement, rationalisation et réduction des coûts liés à la gestion des espaces de stockage papier et informatique.
Les archives définitives ont vocation à être versées au service des archives économiques et financières (SAEF), autorité de contrôle scientifique et technique de l’AFD en matière d’archives publiques, qui dispose d’un SAE (ARCADE). A ce titre, il a notamment en charge la validation du/des référentiel(s) de conservation de l’AFD et notamment des durées de conservation des archives et doit viser les éliminations d’archives.
Afin de répondre à ces objectifs et enjeux, le projet vise à mettre à disposition des métiers une solution d’archivage électronique au profit du groupe AFD.
Le projet s’est fixé pour objectifs de favoriser la gouvernance de l’information par une gestion rationnalisée de la production documentaire. Celle-ci se décline dans les axes suivants :
· Garantir les droits et obligations du Groupe AFD par la conservation sécurisée de son information à valeur probante (garantie de l’intégrité) et des données personnelles.
· Pallier l’obsolescence technologique pour une conservation pérenne de l’information (au-delà de 10 ans).
· Assurer la traçabilité des actions réalisées sur les documents.
· Faciliter la recherche et l’accès à l’information de référence.
· Favoriser la constitution d’une mémoire de l’AFD.
Engagée dans une démarche de dématérialisation de ses processus, l’AFD produit et gère des documents numériques à forte valeur juridique, stratégique et patrimoniale, qu’il est indispensable de maîtriser et sécuriser.
L’AFD évolue dans un environnement règlementaire auquel elle doit répondre : autorités de contrôle bancaire et gestion des archives publiques.
Le projet de GED ROME incluait à l’origine un second volet archivage électronique qui n’a jamais été mis en œuvre.
Un audit IGE a pointé de nouveau en 2018 le besoin criant de gérer le cycle de vie complet des données et documents et de démarrer un projet d’archivage électronique.
L’élaboration de la politique d’archivage à l’échelle du groupe AFD est en cours de finalisation. Elle se traduit en particulier par la constitution d’un référentiel de conservation, qui décrit les règles de gestion de l’archivage et en particulier la durée de conservation des informations gérées par l’ensemble des métiers.
Enfin, un chantier Gouvernance de l’information a été institué en 2020 et a été intégré au projet d’entreprise. La politique d’archivage est partie intégrante de ce chantier, au même titre que la gestion des connaissances, la gouvernance des données, la protection des données personnelles, la confidentialité de l’information, la gestion des ressources documentaires et la veille, ainsi que la gouvernance du système d’information.
Le Comité Sécurité et Informatique (COSI) décide du lancement des phases d’étude et de mise en œuvre d’un projet et valide le rapport d’achèvement du Projet. Le COSI est constitué : • Du Secrétaire général (SGN) (Président), • Du Directeur du Département Systèmes Informatiques (SGN/DSI) (secrétaire), • Des directeurs des départements du SGN, • Des directeurs des directions exécutives et du Directeur général de PROPARCO.
Autres participants
Le COSI a pour rôle principal d’organiser et de suivre le projet informatique : • Il analyse la Fiche d’Identification de Projet (FIP) afin d’en apprécier l’opportunité et la faisabilité ; • Il suit les modalités de pilotage du projet (pilotage par le COSI ou délégation à un comité de pilotage) ; • Il pilote l’exécution des projets non délégués à un comité de pilotage ; • Il analyse la Fiche d’Ouverture de Projet (FOP) afin d’autoriser le lancement du projet ; • Il valide l’actualisation de la FOP en phase de conception ; • Il analyse le rapport d’achèvement de projet ; • Il définit et suit le budget du projet.
Chef de projet DSI_Katell Gueguen_DSI/PSA/CER
Responsable de pôle : Elodie Lesoeur_DSI/PSA/CER
Responsable division_Birsen Collet ou Jean-Luc Blachard_DSI/PSA
Chef de projet métier : Sandrine Aufray_IRS/EVA
Direction métier_Nathalie Le Denmat_IRS/EVA
Le comité de pilotage (COPIL) est l’instance de pilotage et de décision stratégique du projet. Il pilote le projet dans le cadre du mandat qui lui est donné par le COSI. Il procède aux arbitrages à l’intérieur du cadre de ce mandat. Le COPIL est présidé par les deux sponsors du projet (directeur exécutif IRS et directeur DSI). Y siègent les responsables des directions métier concernées et des responsables désignés par le COSI. Dans ce sens : • Il valide le planning et le contenu de chaque phase du projet ; • Il valide les documents finaux, prend acte de la livraison des éléments et de l’achèvement de chaque phase ; • Il est le garant du respect du planning, des budgets, du périmètre et de la bonne affectation des ressources au projet. En particulier, il est responsable de la mobilisation des ressources, tant internes à l’équipe projet qu’intervenant à titre de support auprès de l’équipe projet ; • Il prend les décisions relatives aux arbitrages proposés par le comité projet ; • Il s’assure de la prise en compte de l’ensemble des risques du projet, qu’ils soient de nature technologique, organisationnelle ou humaine ; • Il est également responsable de la cohérence d’ensemble des travaux menés dans le cadre du projet.
Participants DSI :
· Sponsor DSI, responsable de département : Daan Van der Voort (DSI)
· Sponsor DSI, responsable adjoint de département : Olivier Moreau (DSI)
· Responsable de division : Birsen Collet (DSI/PSA)
· Responsable adjoint de division: Jean-Luc Blanchard (DSI/PSA)
· Responsable de Pôle : Elodie Lesoeur (DSI/PSA/CER)
· Chef de projet DSI : Katell Gueguen (DSI/PSA/CER)
Equipe projet métier :
· Sponsor métier : Thomas Mélonio (IRS)
· Directeur adjoint : Bertrand Loiseau (IRS)
· Responsable métier : Nathalie Le Denmat (IRS/EVA)
· Chef de projet métier : Sandrine Aufray (IRS/EVA)
· Chef de projet métier adjoint : Sid-Ahmed Mesloub (IRS/EVA)
Représentants métier :
· Emmanuelle Albaric (SGN/GIL)
· Jeau-François Almanza (DGL/SCO)
· Catherine Bareyre (PRO/DJU)
· Cécile Berriet (DOE/SID)
· Meng-Han Chiang (DRH/PRH)
· Moussa Dianka (Expertise France)
· Frédéric Ducoron (Expertise France)
· Pénélope Dutet (SGN/JUR)
· Frédéric Le Grand (DEF/RCC)
· Amaële Lemoine (SGN/DCP)
· Aude Penent (DXR)
· Jean-Baptiste Sabatié (DGL/TPE)
· Philippe Walfard (SPC/SPR)
· Laure Weisgerber (SPC/CMN)
Représentant SAEF :
· Maya Khelifi (SAEF)
Selon les sujets : Responsables des membres de l’équipe projet.
Validé en COPRO le 5 mars 2021
Mis à jour le 3 février 2021 suite à la validation du projet en COSI, le 14 octobre 2020
Date de création : le 21 septembre 2020_Auteur : Jean-Pierre Beaudoin
Le Plan de Management de Projet (PMP) a pour objectif de décrire la méthodologie et l’organisation du projet.
Le responsable du Plan de Management de Projet est le chef de projet DSI. À ce titre, il aura pour responsabilité l’initialisation et la mise à jour du présent document.
Il est mis à disposition de l'ensemble des membres de l'équipe projet et des parties prenantes.
Il détient la référence de départ sur laquelle l'ensemble des écarts vont être constatés au cours du déroulement du projet.
Il décrit comment le projet sera exécuté, surveillé et maîtrisé. Il détient la référence de départ sur laquelle l'ensemble des écarts vont être constatés au cours du déroulement du projet.
Il regroupe l'ensemble des informations nécessaires pour le pilotage du projet
La première version de ce document et toutes les versions suivantes doivent être revues et approuvées par l’ensemble des parties prenantes du projet lors d’un comité projet. Ce document est accessible à tous les membres de l’équipe projet à l’emplacement suivant : I:\SGN\_Informatique\_Projets\I-300 Archivage électronique\3. Projet\01. Pilotage\12. Documents projet
Le comité architecture, sécurité et technique (COMARCH) est garant de la cohérence du référentiel de l’architecture informatique de l’AFD, des règles de sécurité mises en œuvre au sein du projet et de la conformité aux règles de sécurité et d’exploitabilité des applications. Il est constitué du Directeur du Département des Systèmes Informatiques (SGN/DSI) (Président), des responsables de division de DSI et des personnes porteuses des sujets soumis à l’examen du COMARCH : le chef de projet DSI, l’architecte associé au projet, l’intégrateur d’exploitation.
Le COMARCH :
· A la fin de l’étude avant-projet et avant passage en COSI de la FOP :
o Détermine le niveau de maturité de sécurité du projet ;
o Emet des recommandations concernant les domaines architecture, systèmes, infrastructure, réseau, exploitation et maintenance applicative au comité de pilotage du projet.
· A la fin de la phase de conception projet :
o Valide l’architecture conçue et notamment sa conformité par rapport au scénario retenu en avant-projet ;
o Valide les exigences relatives aux domaines sécurité, systèmes, infrastructure, réseau, exploitation et maintenance applicative.
· A la fin de la recette du projet, avant la mise en service :
o Valide la mise en œuvre des règles relatives aux domaines sécurité, architecture, systèmes, infrastructure, réseau, exploitation et maintenance applicative ;
o Valide la qualité de la solution technique et les tests de performance ;
o Valide l’exhaustivité et la qualité de la documentation qui doit permettre la maintenabilité de la solution ;
o En fonction de l’évaluation de ces éléments, le COMARCH décide :
- de mettre en production l'application ;
- de différer la mise en production à la résolution des dysfonctionnements constatés.
Participants
Participants DSI :
· Directeur des Systèmes Informatiques : Daan Van der Voort
· Responsable Division DSI/PSA : Birsen Collet
· Responsable adjoint Division DSI/PSA : Jean-Luc Blanchard
· Responsable de Pôle CER : Elodie Lesoeur
· Chef de projet DSI : Katell Gueguen
· Coordinateur technique et Architecte : Duarte Ribeiro
· Correspondant Sécurité : Eric Bouthier
· Référent Production: Hervé Gouge
· Intégrateur d’exploitation : Alexandre Poignant
· Infrastructure système : Djilali Tabbouche
· Urbaniste : à définir (Serge Dzale ou Christophe Wolek)
Sponsor DSI : Olivier Moreau
Sponsor DSI : Dan Van der Voort_SGN/DSI
Sponsor métier : Thomas Melonio_IRS
Intervenants
Responsable applicatif : Jonathan Gonnier_SSU
Architecte & coordinateur technique : Duarte Ribeiro_PSA
Expert sécurité SI : Luc Nicoli_SEC
PMO : Samuel Tomassian
Processus & Méthodes : Pasacle Desvallées/Guillaune Jung_TPE
Gouvernance données : Adeline Laulanié_INN
DPO : Adeline Kashani-Poor_DXR
Responsable métier : Nathalie LE DENMAT_IRS
Chef de projet : Jean-Pierre BEAUDOIN
Contributeurs métier
Floriant Chappart/Sabrina Houlpaï_Expertise France
Frédéric Sicard_IRS
Meng-Han Chiang_DRH
Alexis Fremeaux_SPC/SPR
Stéphanie De Lajartre_GIL
Violaine Truck_GIL
Xavier de la Guérivière/Nathalie Bourgetel_JUR
Emilien Lepée_DXR
Frédéric Contin_DOE
Afin d’assurer le bon déroulement du projet :
· Une prestation d’AMOA est en appui des métiers ainsi qu’une prestation d’AMOE en expertise technique à la DSI pour la génération de flux xml ;
· Les fonds seront migrés successivement, ce qui permettra une relation rapprochée et un suivi dédié avec chacune des équipes métier correspondantes.
Le projet comprend deux aspects :
1/ Mener un appel d’offre européen avec procédure négociée :
· Consulter le marché, émettre le CCTP,
· Evaluer les offres,
· Contractualiser avec le fournisseur choisi.
2/ Préparer la mise en place et le paramétrage du SAE
Les paramètres sont de 2 niveaux :
· Transverse (paramètre généraux, modèles de profils d’archivage, méthodologie)
· Métier (métadonnées métier, profils et droits d’accès métier, etc.)
Les aspects transverses comprennent :
Au niveau métier on distinguera :
o Analyse et préparation du fonds documentaire identifié par le métier,
o Définir les paramètres d'archivage
o Préparer le stock pour l'archivage
o Paramétrer le SAE et recetter le service
o Préparer le flux SEDA
o Réaliser la reprise du stock
o Analyse et préparation du fonds documentaire identifié par le métier ;
o Définir les paramètres d'archivage
o Concevoir l'interface d’export de l’application vers le SAE
o Réaliser la demi-interface côté application
o Mettre en place l'archivage du stock
o Mettre en place l'archivage du flux
o Paramétrer le SAE et valider le service
Des REX seront établis pour les fonds pilote, ils serviront non seulement d’un fonds sur l’autre, mais également pour la prise en charge des fonds ultérieurs à l’AFD.
Etant donné l’importance de l’appropriation de la solution par les utilisateurs, un POC (Proof of Concept) sera organisé dans le cadre de l’appel d’offre afin de tester l’ergonomie de la solution et les principaux services attendus (versement manuel, consultation, fonctionnalités d’administration simples telles qu’éliminations ou modification d’un référentiel, etc.).
L’archivage électronique sera déployé de manière progressive dans le Groupe AFD, au siège et dans le réseau. Dans un premier temps, seuls sont concernés les entités et les processus métiers pour lesquels la réflexion en matière d’archivage électronique est la plus aboutie.
Chacun six métiers pilote qui se sont portés candidats pour la reprise de leurs fonds documentaires s’inscrira dans un lot (au sens métier, non au sens du marché publié qui n’en comporte pas). L’ordonnancement de ces lots est défini avec les métiers concernés en anticipant le plus possible afin d’identifier et planifier la charge des ressources nécessaires, qu’elles soient internes ou externes.
Ces six fonds pilote initieront la réflexion sur la structuration de l’information de l’AFD (plan de classement macro).
La démarche retenue pour le développement du projet est une démarche itérative de préparation, de paramétrage, puis de :
· Reprise manuelle pour les fonds documentaires bureautiques actuellement sur des serveurs partagés et sur Crédit Expert ;
· Mise en œuvre d’un dispositif d’interface pour exporter les données de ROME et les importer dans le SAE, en s’appuyant sur les fonctionnalités d’import standard.
La solution retenue reposera sur une architecture cloud avec des services d’archivage procurés par un tiers-archiveur (scénario retenu et validé en COSI le 14/10/2020). Elle sera basée sur un progiciel qui ne comportera que du paramétrage sans développement spécifique.
Cette solution présente l’avantage de :
· Pouvoir être disponible plus rapidement qu’une solution de type « on premise »,
· Ne pas nécessiter un redimensionnement du Système d’Information de l’AFD pour assurer la redondance et l’exploitation des équipements sur des sites physiques distincts,
· Monter en compétences sur les technologies et techniques d’archivage numérique qui sont nouvelles pour la DSI.
OAIS (ISO 14721)
NFZ 42-103
SEDA V2.1
NFZ 44-022
RGPD
NFZ 42-020
norme
Schéma issu de la norme ISO 14721 (dite OAIS - Open Archival Information System)
En complément de la GED (ROME, La Ruche…), le SAE apporte une conservation normée, certifiée et reconnue par la justice pour préserver la trace de l’activité et les documents probants
Les contenus des SI sont des archives au sens de la loi (L 211-1 du Code du patrimoine) : données, documents nativement numériques ou dématérialisés.
L'écrit électronique (natif ou dématérialisé via une copie fiable), a la même force probante que l'écrit sur support papier, à condition que l'on garantisse sa fidélité et sa fiabilité, d'où la nécessité de sécurisation des informations engageantes dans un SAE.
Dans un contexte de dématérialisation accélérée des processus et d’obligations liées au code du patrimoine, et suite à des recommandations IGE, ont été élaborés :
• Une Politique d’archivage Groupe AFD, qui fixe les enjeux d’une gestion raisonnée du patrimoine informationnel de l’AFD tout au long de son cycle de vie, précisant les rôles et responsabilités de chaque acteur (services archives, services producteurs, applications métiers)
• Un référentiel de conservation des documents produits et gérés par chaque structure, en définissant notamment les durées de conservation et sort final à appliquer
• Des fiches pratiques : gestion des espaces numériques, gestion et archivage des emails, projet de refonte d’une arborescence de fichiers sur serveurs partagés au sein d’une structure
La solution devra obligatoirement être agréée pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique (conformément aux articles L212-4 et R212-19 à R212-31 du Code du patrimoine).
Cet agrément est fondé sur le respect de la norme NF Z 42-013 sur l’archivage électronique, qui garantit l’intégrité des documents et de leur contenu, la pérennité de leur conservation, la sécurité du système et la traçabilité des événements, et ce tout au long du cycle de vie des documents.
Liste des prestataires agréés :
Si l’AFD décide à terme d’acquérir un SAE, il faudra qu’il soit certifié par la marque NF 461, basée sur cette norme NF Z 42-013, pour répondre à l’obligation de démontrer l’intégrité de ses données vis-à-vis de tiers.
Listes des solutions certifiées :
· L’hébergement des serveurs de la solution doit être dans l’Union Européenne, et ce dans la mesure où l’AFD exportera dans le SAE des données à caractère personnel ou sensible.
Les données sensibles de l'AFD ne doivent pas faire l'objet de divulgation non autorisées du point de vue du droit français et européen, pouvant résulter de l'application de réglementations extraterritoriales non-européennes.
En raison de la sensibilité des données et du contexte réglementaire actuel en matière de protection des données personnelles, il est exigé qu'aucun transfert hors UE, au sens de l'article 44 du RGPD, ne soit réalisé dans le cadre des services d'archivage électronique (hébergement, accès à distance, etc.).
· Le SAE permet de s'appuyer sur le SEDA 2.1.
· A l’issue du sort final, l’AFD doit être en mesure de verser ses archives historiques dans le SAE ARCADE du SAEF (Service des Archives Économiques et Financières).
Le registre Suivi contractuel de la boussole permet de suivre les dépenses liées aux contrats et autres dépenses affectées au projet. Ce suivi est initialisé en début de projet par la saisie de l’autorisation financière accordée par le COSI lors de la validation de la FOP. Cette autorisation peut être revue en fin de phase de planification lors du second passage en COSI suite à l’actualisation de la FOP pour prendre en compte les éléments actualisés et en particulier les aspects financiers. En cas de dépassement ou de modification majeure sur le projet (budget, planning, contenu), il est nécessaire de repasser en COSI.
Le suivi contractuel est pluriannuel et s’inscrit dans une dimension Groupe AFD (mutualisation et commandes distinctes, formalisation du besoin de Proparco et d’Expertise France, etc.).
La contractualisation d’une opération doit faire l’objet d’une « Demande d’Achat ».
Les demandes d’achat sont renseignées au fur et à mesure de leur utilisation.
Pour chaque contrat passé, les informations suivantes sont saisies dans le registre correspondant de la boussole :
- Numéro de la demande d’achat,
- Numéro du contrat,
- Nom du fournisseur,
- Montant du jalon de facturation prévu au contrat,
- Année de réalisation prévisionnelle,
- Libellé du jalon de facturation,
- Type : Fonctionnement / Investissement,
- Numéro du compte d'imputation,
- Année de provision.
Pour les dépenses hors contrat (mission, ...), les informations liées au contrat ne sont pas à renseigner.
A chaque réception de facture, les informations suivantes sont enregistrées :
- Montant du jalon réglé,
- Date de réception.
Le montant cumulé des engagements contractuels (bon de commande, marché, avenant, ordre de mission ou note de frais) imputés sur une demande d’achat ne doit pas dépasser le montant de cette dernière.
Le montant cumulé des demandes d’achat ne doit pas dépasser le montant de l’autorisation financière accordée par le COSI.
Dès lors que des prévisions d’activité conduisent le disponible pour de nouveaux engagements contractuels (autorisation financière - engagements contractuels cumulés) à être inférieur à zéro euro, il y a lieu préalablement à la signature de tout engagement contractuel d’obtenir une révision à la hausse de l’Autorisation financière ; cette révision relevant du COSI.
Mise en place de connecteurs entre SI et SAE, maintenance de ces derniers, etc. : les clés de répartition et refacturation seront à déterminer dans le cadre du renouvellement de la « convention générale de prestations de service » entre l’AFD et PROPARCO
2022 : prise en charge intégralité de la facture (AFD & PROPARCO)
Coûts de mise en place : 5500€HT
Coûts de la maintenance : 2400€HT
Coûts fonctionnement : 800000€ HT
Coûts investissement : 863200€HT
Convention constitutive d'un groupement de commande permanent
Protocole juridique encadrant toutes démarches d'achat mutualisé entre EF et AFD, signé le 25/03/20
Communication procédure archivage et Plan de classement, le 28/07/2021
5 mars 2020
Coordination archives Groupe par le pôle archives AFD
Élabore et tient à jour la politique d’archivage Groupe, Coordonne et supervise l’application de la politique d’archivage Recueille les besoins Favorise la mutualisation des outils , Est l’interlocuteur auprès du SAEF Est responsable projet métier pour doter le Groupe d’un système d’archivage électronique, Assure une veille réglementaire
Programme synergies fonctionnelles Groupe à l’occasion de l’arrivée d’Expertise France Déclinaison à l’œuvre dans le cadre du projet Archivage électronique Acquisition de services d’archivage électronique pour le Groupe 6 fonds pilotes d’ici 2022 dont les dossiers projets de financement de Proparco (ROME) 1 instance prévue par entité
Statut des archives Groupe
Statut des archives d’Expertise France : Archives publiques en tant qu’EPIC ; la même logique devrait s’appliquer lors du changement de statut juridique / CST actuel des Affaires étrangères
La règlementation des archives publiques s’applique (code du patrimoine) Contrôle scientifique et technique (CST) du SAEF
Présentation contrat actuel siège Les principales prestations et coûts Le statut des archives dans le groupe AFD La dynamique Groupe à mettre en place Pour avancer
Contrats et volumes SGA_EF
RC
CCTP_CCAP
CCTP finalisé_Version du 18/12/2020
BPU & DQE
1.2.1.2 Implantations à l'étranger
1.2.1.1 Siège
1.2.2.2 Implantations à l'étranger
1.2.2.1 Siège
Localisation des documents/Mise en place des mesures conservatoires
1.1.2.2 Intégrer mention supplémentaire « archive historique » dans le référentiel du plan de classement d’Expertise France.
