DOCUMENTOS CONTABLES, COMERCIALES Y TÍTULOS VALORES.
Libros contables necesarios en las organizaciones: Los libros contables están conformados por comprobantes de contabilidad base para la elaboración de estados financieros (Angulo, 2018). En coherencia con el Decreto ley 19 de 2012 (Secretaría del Senado, 2020), se registran en las Cámaras de comercio los libros de actas de socios y accionistas.
Dentro de los libros que se deben diligenciar y presentar se encuentran (Angulo, 2018):
1-Libro diario.
2- Libro mayor y balances.
3- Libro de actas de asambleas.
4- Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
5- Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social.
6- Libros de comercio.
7- Libros auxiliares.
Libro de actas de asamblea: Según el Código del Comercio (Secretaría del Senado, 2020. Art. 189 y 431):
Artículo189. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso
Artículo 431. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Diligenciamiento:
-Registro fecha de la solicitud.
-Registro razón social y NIT.
-Indicar el tipo de inscripción.
-Dirección de la página web.
-Nombre y firma del representante legal de la empresa.
-Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional.
Libros de comercio: Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la Cámara de Comercio insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:
-Cámara de Comercio.
-Nombre de la persona a quien pertenece.
-Fecha, número de inscripción y libro en el cual se efectuó.
-Nombre del libro o uso al que se destina, y Código del libro y número de hojas útiles de que está compuesto.
Libros Auxiliares: Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas, con el fin de generar el saldo en una fecha determinada.
Características:
-Nombre del libro auxiliar.
-Fecha de la transacción
-Detalle de la transacción
-Débitos
-Créditos
-Saldo
Libros de actas de Junta de vigilancia o Comité de control social y registro social:
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
-Fecha de solicitud.
-Nombre de la sociedad y número de -matrícula.
-Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.
-Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.
Libros de Consejo de administración o Junta directiva:
En este libro se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas, como acuerdos a los que llegan los dueños de una empresa. Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones, en él se encuentran inscritos los dueños, administradores y representante legal, siempre debe estar firmado por secretario y presidente.
Libro mayor y balances: Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo y, de esta forma, que los administradores puedan tomar decisiones.
Características:
-Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.
-Permite la elaboración de estado de situación financiera.
-El resumen de la información se hace mediante la aplicación de cuentas mayores de forma resumida de débitos y créditos. Se deben codificar a cuatro (4) dígitos, contiene la información de los libros auxiliares.
Libro diario: Libro diario
Es un medio de prueba para las autoridades, registra el día a día las operaciones comerciales, registrando devengos contables, presenta como características sumas iguales.
Características:
-Contiene fecha de elaboración.
-Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.
-Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.
-Columna para los débitos.
-Columna para créditos.
-Sumas iguales.
Soportes según el ente económico: Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Estos se dividen en externos e internos.
Soportes Externos:
-Facturas por compras
-Consignaciones bancarias
-Notas débito y crédito emitida por el banco
-Pagarés
Soportes Internos:
-Recibo de caja
-Comprobantes de egresos
-Facturas de venta
-Nota crédito
-Nota débito
-Nota de contabilidad
Documentos contables: Son los documentos que soportan una transacción comercial
Entre los cuales se tiene en cuenta:
-Factura cambiaria de compra y venta
-Factura electrónica
Factura equivalente o documento equivalente a la factura de ventw
-Comprobante de egreso o de pago
-Comprobante de ingreso o de caja
.Comprobante de venta con tarjetas de crédito
-Nómina
-Plantilla integrada de liquidación de aportes.
-Declaración de renta
-Recibo de transferencia de fondos electrónicos
-Recibo de pago interbancarii
-Comprobante de pago con tarjeta de crédito
-Extractos bancarios
-Consignaciones bancarias
-Recibos de caja menor
-Notas débido y notas crédito
-Notas de contabilidad
Conceptos y algunas diferencias de los mencionados anteriormente:
Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
Documento equivalente: Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar:
a-) Comerciantes minoristas, siempre y cuando no excedan los topes de venta. Algunos ejemplos son: los comerciantes de productos del agro sin transformación y cuya cuantía no supere los niveles permitidos.
b-) Personas naturales con vínculos laborales.
c-) Las empresas de servicio público de transporte urbano de pasajeros.
d-) Tiquetes de transporte de pasajero de forma aérea
Comprobante de ingreso o comprobante de caja: Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.
Características:
-Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
-Número consecutivo.
-Dirección y datos generales de la empresa.
-Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
-El concepto por el cual se recibe el efectivo.
-El valor en números y letras recibidos.
-El número de cheque y el banco de origen del título valor.
-Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
-El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
-Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito: Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte.
Características:
Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos, es decir el número de cuotas para ser pagadas por él cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. Si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática y por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera.
Planilla integrada de liquidación de aportes: Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones,
Características:
Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas.
Recibo de transferencia de fondos y pago interbancario: Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.
Características:
-Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
-Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
-Valor a transferir.
-Fecha, que se genera automáticamente.
-Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.
Consignaciones bancarias: Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación.
Características:
El soporte debe contener el registro emitido por la máquina registradora del banco, el sello y la firma de la persona autorizada en el banco. El documento contiene los siguientes elementos:
-Ciudad y fecha.
-Número de la cuenta bancaria.
-Valor a consignar en números o letras.
-Nombre de quien consigna y un número telefónico.
Notas de Contabilidad: También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables.
Características:
-Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
-Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
-Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
-Utilizado solo por el área de contabilidad.
Nota debito: Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones.
Características:
Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa. Al diligenciar se debe observar:
-Debe contener nombre e identificación.
-Consecutivo.
-Concepto.
-Valor.
-Firmas de personal responsable.
Nota crédito: es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.
Características:
-Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas, evidencia dineros
-Devueltos al cliente por inconformidades.
-Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
-Valor.
-Corrige datos, valores iniciales de las facturas.
Recibos de caja menor: Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.
Características:
-Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa. Al diligenciar se debe observar:
-Registrar ciudad y fecha..
-Pagado al beneficiario.
-Valor y concepto.
-Soporte de pago anexo.
-Consecutivo.
Extractos bancarios: Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.
Características:
Posibilita la elaboración de la conciliación bancaria, bajo los métodos comúnmente utilizados. Los componentes de los extractos bancarios son:
-Saldos iniciales.
-Intereses.
-Avances.
-Saldo final.
-Cargos y abonos.
Declaración de impuestos: Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.
Características:
Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos. Son ejemplos de soportes los pagos por concepto de las declaraciones de:
-Impuesto al Valor Agregado (IVA).
-Retención en la Fuente.
-Impuesto de Renta y Complementario.
-Impuesto de Industria y Comercio.
Nómina: Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.
Características:
-Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
-En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
-Columna de horas extra y comisiones.
-Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
Comprobante de egreso: Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.
Características:
-Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada, donde relacione:
-Número del comprobante, ciudad origen.
-Fecha.
-El valor en números y letras.
-El registro contable, el número de cheque.
-Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.
-Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.
Factura cambiaria de compra y venta:
a-)Estar denominada expresamente como factura de venta.
b-)Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c-) *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d-)Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e-) Fecha de su expedición.
f-)Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g-) Valor total de la operación.
h-) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i-)Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j-)Declarado Inexequible Corte Constitucional
NOTA: Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
Documentos no contables: Tienen una utilidad previa a la transacción comercial.
Entre los cuales se tiene en cuenta:
-Cotización
-Pedido
-Remisión
Remisión: Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
Características:
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Número de pedido.
Transportador.
Pedido: Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
Características
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Cotización: Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
Características:
Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio del producto o servicio.
Descripción del producto o servicio.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Tiempo de validez de la cotización.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Nombre del asesor.
Documentos comerciales: Son todos los comprobantes y títulos extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil
Documentos extra contables: Son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de estos documentos.
Presentado por:
Ricaurte Muñoz Ochoa - 2404967
Títulos Valores: Se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica.
Entre los cuales se tiene en cuenta:
-Letra de cambio.
-El cheque
-El pagaré
Pagaré: Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
Requisitos (Secretaría del Senado, 2020. Art. 709):
El pagaré debe contener, además de los requisitos que establece el Artículo 621, los siguientes:
1-) La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero;
2-) El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;
3-) La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y
4-) La forma de vencimiento.
Cheque: Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
Características (Secretaría del Senado, 2020. Art.712):
-El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a este artículo no producirá efectos de título-valor.
Los cheques deberán presentarse para su pago:
1-) Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición;
2-) Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta;
3-) Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina y
4-) Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina
Letra de cambio: Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.
Requisitos
Según el Código de Comercio (Secretaría del Senado, 2020. Art. 621): Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:
1-) La mención del derecho que en el título se incorpora
2-) La firma de quién lo crea.
Y se clasifican en:
-Títulos valores a la orden
_Títulos al portador.
-Títulos valores nominativos
Características:
-Si en el título se dejan espacios en blanco, cualquier tenedor legítimo podrá llenarlos, conforme a las instrucciones del suscriptor que los haya dejado, antes de presentar el título para el ejercicio del derecho que en él se incorpora.
-Una firma puesta sobre un papel en blanco, entregado por el firmante para convertirlo en un título-valor, dará al tenedor el derecho de llenarlo. Para que el título, una vez completado, pueda hacerse valer contra cualquiera de los que en él han intervenido antes de completarse, deberá ser llenado estrictamente de acuerdo con la autorización dada para ello.
-Si un título de esta clase es negociado, después de llenado, a favor de un tenedor de buena fe exenta de culpa, será válido y efectivo para dicho tenedor y este podrá hacerlo valer como si se hubiera llenado de acuerdo con las autorizaciones dadas.
