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INTEGRANTES: CATALINA BERMUDEZ CRISTIAN FONTECHA SEBASTIAN VELEZ

SIRECI

Custodia y consulta de documentos

Creación del Comité de Informática (1970)

Aparición de la Computadora Personal (1981)

Rendición de cuentas

Disponibilidad

Entidades Públicas

Libertad Normativa (Latinoamerica)

Tercerización de Archivos

Resolución 8934 - 2014

Resoluciones

Ciudadanía Activa

PQRSD

E-mail

Normatividad documento Electrónico

Aspectos o medidas

Auditorías Externas

Mantenimiento y organización total del sistema de Archivo

Documentos reguladores o formales en la Administración pública

Aplicación de los documentos Electrónicos en las tramitaciones en la Administración Pública

Informes a entidades de control

Ahorro de espacio

Ahorro de mantenimiento de personal especializado

Confidencialidad

Producción de documentos en la actividad privada

Producción de documentpos electróncios en Entidades Públicas

Evolución de sistemas de Información

Manuales

Gesstión de Documentos Electrónicos (actualidad)

Evolución de la Tecnología Informática en la producción de Documentos

Normas de Telecomunicaciones, Internet (1990)

Leyes

Tiempo Compartido (1960)

Documentos electrónicos de archivo: una visión integradora

Subtopic

desarrollo tecnico de la valoracion de los documentos de archivo

elementos fundamentales para tener en consideración durante la valoracion

es importante garantizar que si sera util un docuento atravez del tiempo

que los documentos sean capaces de reconstruir objetivamente los hechos que sustentan

la valoración es algo fundamental en un proceso archivistico

contar con condiciones para conservacion

mantener la información actualizada (soporte)

indetificacion de los documentos

garantizar presupuesto para actualizaciones

autenticidad y valoracion

reto para el evaluador

avance relacionado con el proyecto InterPARES 2

REQUISITOS DE AUTENTICIDAD (COPIAS AUTENTICAS)

EL EVALUADOR DEBERA DESARROLLAR UN PROTOCOLO DE ENTREVISTA

SE NECESITA DOCUMENTACION EXACTA Y PRECISA DE LA EVALUACION

EVALUADORES DEBIDAMENTE PREPARADOS

EVALUACION INTENSA

como enfrentar el problema de los documentos electronicos

requisitos de seguridad importantes en el programa de gestión documental

integridad

atenticidad

valoracion de los documentos elentronicos. quienes deberian participar?

especialistas en tecnologia de la informacion ingenieros de sistemas, entre otros

el archivista cumple función importante

darle mayor posibilidad, visibilidad e importancia

es importante que el archivista intervenga en la etapa de diseño para poder hacer una valoracion adecuada

aplicacion de la valoracion

valoracion o seleccion documental

terminos que al pasar de los tiempos se han venido dicutiendo

SELECCION DOCUMENTAL termino discutido por diferentes paises

LA VALORACION DOCUMENTAL es un termino que ha venido posicionando en los ultimos tiempos

"valoracion para la seleccion documental"

Antonia Heredia intenta cuncluir

valoracion es un proceso intelectual haciendo uso de eherramientas tecnicas

dejando de un lado la definicion de seleccion

constarica se rige por la SNA4

(peru) norma SNA 4 se denomina seleccion, analizar y evaluar los documetos

(colombia) AGN dice que primero valoración y luego selección.

(españa) jordi serra. valoracion primero, seleccion luego. (revista ria n 12/valoraciom y seleccion de documentos

descarte

evaluacion

expurgo

La valoracion documental

seleccion documental en peru 1985

proceso archivistico que consiste en identificar analizar y evaluar todas las series documentales de una entidad

archivos fisicos

su usabilidad se hace para hacer la informacion mas veraz

se genera menos volumen en los ultimos años

se deben manejar de la misma manera de manera equilibrada y garantizando su preservacion

documentos electronicos

se ha incrementado el volumen documental en las organizaciones

los docuntos electronicos son generados por software de acuerod a las necesidades

se genera un crecimiento el area administrativa

no se piensa en espacio fisico

servidores con mayores especificacion con el paso del tiempo

caractelizaticas del archivistas importancia en laorganizacion

los dos tiipos de archivos se deben ver de manera integral en una organizacion

La producción de los documentos electronico

Conceptos basicos

Capacidad probatoria

Firma electrónica

Involucra aplicación

Elementos tecnológicos y de seguridad

Firma digital

Clave secreta y una pública

Conjunto de caracteres

Integridad

Documentos electrónicos sufren cambios

Problemas externos

Borro accidental de información

Condiciones ambientales

Virus en la red

Problemas internos

Caída de la red

Mal funcionamiento de equipos

Perdida de información

Fallas en el programas informáticos

El documento electrónico frente al documento tradicional

Significado de la autenticidad

Autenticidad y copia

Tipos de autenticación

Archivista

Ingenieros de sistema

Productor de los documentos

Funcionario de fe

Autentica copia

Electrónica

Copia autentica

Físico

Fiel del original

Documentos auténticos y fehacientes

Fehaciente

Auténticos hasta que se pruebe lo contrario

Mérito probatorio

Coincidente con la realidad del acto

Dispositivos de seguridad

Biometria

Accesos no autorizados

Criptografía

Codificación del texto

Firmas electrónicas y digitales

Permitido mayor seguridad de la información

No repudio

Libre de corrupción

Integridad del mensaje

Control de identidad

Principal preocupación de la Archivistica

Garantizando la seguridad y la conservación

Documento electronico

¿Cual es el original?

No hay un consenso

Siempre es original

Todas son copias

No existe un original

Legislación

Generar autenticidad de la información

Composición

Soporte

Reproducción auténtica

Información convertido a Bits

Datos registrados

Grabados en el documento

Tipos o formas de producción

Generado y ubicado solo en soporte electronico

Generado en medios informáticos por transformación a microforma

Verificación con el soporte físico

Cruz Mundet

Ciclo de vida

Fase de conservación

Renovación Migración

Fase de utilización

Interconexión Interrelación Transferencia

Fase de diseño

Fiabilidad Autenticidad Accesibilidad Descripción Selección

Estructura

Disposición y presentación lógica del documento

Contexto o metadatos

Descripción de la información

Contenido

Información

Documento transmitido o procesado por maquina digital

Contiene

Lenguaje convencional

Bits

Mensajes

Texto alfanumérico

Diferencias

Seguridad y conservación

Vulnerabilidad

Medios de almacenamiento o formatos

Estabilidad

Alteración del contenido

Mejor seguimiento

Grafotécnicas

Autenticidad

Verídicos por instancias judiciales

Contenido veraz

Documento declarativo o constitutivo

Perdurabilidad

Inestabilidad y perdida de información

Migraciones periódicas

Pautas de conservación del contenido

Firmas responsables

Terceros (Administradores) Llaves de acceso

Personalmente

Copias y originales

No existe original

Copia fiel

Primordial el original

Alteración

No existe la desmaterialización

No son materiales

Almacenamiento

Desmaterialización

Verificación de cambios en computadores

El documento

Caracteristicas

Aplicación según la normatividad

Evidencia un hecho

Escrito

Representativo

Generalidades

Documentos tradicionales

Computadores y sistemas informáticos

TIC's

Sistemas de Gestión de documentos

Fácil manejo de información

Crear, registrar y recuperar información

Conservación y autenticidad

Utilización del soporte papel