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Antes de colocar nuevamente las cajas y/o carpetas en el tramo, respetando su ubicación inicial, se procede a su limpieza de la siguiente manera:

Si las carpetas están ubicadas dentro de las cajas de archivo, se deben sacar las carpetas de la caja de forma ordenada, a fin que puedan integrarse nuevamente de la misma forma como estaban instaladas.

Debe limpiarse la carpeta o caja en una mesa alejada de la estantería o fila de estanterías que se están limpiando.

Luego que las carpetas son extraídas de la caja, se debe aspirar la caja, en todas sus partes, levantando los compartimientos a fin de extraer de la mejor forma el polvo.

Cada carpeta debe ser aspirada tanto en su parte externa como interna, siempre en una sola dirección. Para ello se debe aspirar las dos cartulinas que conforman la carpeta, así como su lomo o acordeón que las une. En el caso de la parte interna, se deberá abrir con sumo cuidado la carpeta e ir aspirando los documentos cuidando que estos no sean separados de los ganchos por la fuerza de succión de la aspiradora. Se recomienda en este caso usar una gasa en la boquilla de la aspiradora.

Una vez aspiradas las carpetas, se colocan dentro de la caja y el estante en el mismo orden en que fueron encontradas.

Cuando el material lo amerite, sustituya la aspiradora por brocha suave o lanilla.

PROCEDIMIENTO

Una vez desmontados los documentos y/o cajas, se procede a la limpieza de la estantería, con trapo humedecido bien exprimido, comenzando por el primer tramo superior y continuando hasta el último tramo inferior.

El personal de limpieza debe retirar las carpetas de la estantería en lotes manejables, dependiendo del grosor de estas. En caso de cajas de documentos deberá hacerse de una en una.

Luego de la limpieza de la estantería o bandeja, se deberá esperar que la misma se seque, antes de instalar o incorporar las carpetas o cajas.

Un funcionario de la dependencia que conozca la organización de los documentos que se manipularán, debe encargarse de dar las instrucciones a la persona que realizará la limpieza, así como supervisar frecuentemente su trabajo, con el objeto de verificar que esta labor se efectué adecuadamente.

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- Si se utiliza la brocha de cerdas suaves, esta debe estar limpia y seca. Se pasa de arriba hacia abajo, por todos los bordes y lados externos del material, revisando que la suciedad caiga sobre el papel que se ha puesto en la mesa o carrito transporta libros. Posteriormente se pasa el trapo seco, que permite verificar la limpieza del material

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Por ningún motivo se debe utilizar un trapo húmedo, ni detergentes o químicos para la limpieza superficial del material de las colecciones. Si se observa una mancha que no se pudo remover con el paño limpio, se debe tomar una imagen de la misma y reportaral Área de Conservación , para que se realice el diagnóstico y se tomen las medidas pertinentes.

ASPIRADORA

- Si se utiliza aspiradora, el cepillo debe estar limpio y libre de motas. Este se pasa en círculos por todos los bordes y lados externos del material, y posteriormente se pasa el trapo seco, que permite verificar la limpieza del material.

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