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REQUISITOS MINIMOS DE DIGITALIZACIÓN

IDENTIFICACIÓN

La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.

CAPTURA

Subtopic

Los documentos que presenten información relevante en colores, deben escanearse a color.

Los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores se escanean es escala de grises.

Se puede digitalizar a 300 dpi para los documentos en perfecto estado e ir aumentando con base al deterioro que presenten los documentos.

Para la captura digital se debe usar un escáner automático que cuente con una resolución entre 300 y 600 dpi.

ALISTAMIENTO

En el caso de que se presenten deterioros más graves se hará una fotocopia, para usarla en el escáner, o en su defecto para no causar daño, se puede usar un escáner de cama plana

Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los diez centímetros de largo.

Así mismo debemos eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica puntual con contaminación biológica activa.

Se debe marcar los folios antes de empezar y en el caso de presentarse una inconsistencia, volver a foliar y dejar una respectiva constancia.

Los documentos que deben ser eliminados del proceso de digitalización, se retiran del expediente, no sin antes dejar registro de los mismos.

Registrar en la base de datos el inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos anteriormente de acuerdo a cada serie documental.

LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

se hace con el fin de gestionar de manera eficaz nuestra documentación y de implementar en nuestra empresa las nuevas tecnologías.

CONTROL DE CALIDAD

ALMACENAMIENTO

El proveedor debe cargar las imágenes digitales o los metadatos con la información referencial en el software para la copia de conservación o de seguridad.

No debe contener imágenes torcidas.

Los formatos que tienen fines de consulta y/o difusión deben ser en PDF/A, jpg, jpeg, jpe, jpeg2000.

Ninguna imagen debe estar borrosa ni tener sombras.

Ningún escáner debe ser muy claro ni muy oscuro, comparado con el documento en papel.

La densidad en las áreas negras debe ser firme.

La orientación de la imagen digital debe ser apta para lectura humana.

No debe haber escáneres que presenten el documento original incompleto.

No debe tener puntos ni rayas que afecten el documento original.

El tamaño debe ser exacto a los documentos en papel.

Debe haber integridad en los detalles, ejemplo: no se aceptan caracteres interrumpidos o de fracciones que falten en las líneas.

Todos los detalles capturados deben tener completa legibilidad, ejemplo: el menor tamaño de fuente para el texto, claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales.

Garantizar la lectura normal y total de los documentos en tamaño 100%.

También está a cargo del proveedor hacer el control de calidad al 100% de las imágenes, para poder garantizar la integridad de la imagen.

TIEMPO DE EJECUCIÓN

La entidad prestadora del servicio debe informar el tiempo de ejecución.

METADATOS

Se debe incluir entre dos y diez metadatos descriptivos, según las características de los documentos.

TECNICAS DE ESCANEO

Leer códigos impresos en el documento (código de barras, nube de puntos, código QR, etc)

Aplicar OCR para llevar a base de datos

MECANISMO TECNOLOGICOS DE VALOR PROBATARIO (opcional solo en caso de requerir Digitalización Certificada)

Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

Incluir entre 2 y 10 metadatos descriptivos, según las características de los documentos.