Для организации встреч с писателями проводится многоэтапная подготовка, включающая взаимодействие с различными участниками и обеспечивающая успешное проведение мероприятия. Встречи могут быть как с местными, так и с иногородними авторами, что требует различного подхода в логистике и координации.