TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

ENTREGA AL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

Preparada la documentación, se solicitara memorando revisión por parte del Grupo de Gestión Documental de la documentación lista a ser transferida, quien realizara la verificación de la documentación en la organización técnica contra el registro realizado en el formato de inventario remitido por la dependencia u oficina productora.

PASO11

INVENTARIO DOCUMENTAL TRANSFERENCIA

Diligenciar el FUID (para el archivo central), detallando las series documentales o carpetas a transferir junto con su archivo magnetico en formato Excel.

PASO 10

IDENTIFICACION DE CAJAS

Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible

PASO 9

EMBALAJE

Si la documentación se encuentra limpia, revisada y foliada, se procederá al empaque. La cantidad de carpetas al introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los mismos.

PASO 8

LEGAJO Y AMARRE

Todos los documentos deben estar legajados, de manera que coincidan en la parte superior al papel tamaño oficio.

PASO 7

IDENTIFICACION DE UNIDADES DOCUMENTALES (CARPETAS)

Cada unidad documental debe estar identificada con la informacion que solicita el rotulo institucional, de manera completa, sin tachones ni enmendaduras.

PASO 5

REVISION

Los documentos de apoyo pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el Jefe de la Dependencia

PASO 4

IDENTIFICACION DEL MATERIAL AFECTADO POR BIOTERIORO

El material que se detecte afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse con una cartulina desacificada pues el contacto con la documentacion que se encuntra en buen estado puede terminar infectado.

PASO 3

ELIMINACION DE MATERIAL METALICO

El material que se va a transferir no debe tener presencia de ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos de legajar metálicos, pues estos generan oxidación.

PASO 2

LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION

El material debe estar libre de polvo, para ello se puede utilizar elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas preferiblente blancas; el personal debe dispones de tapabocas y guantes

PASO 1

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Implica la identificación de la procedencia en los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas a lo largo de su gestión

PASO A PASO PARA LA PREPARACION DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

TRANSFERENCIA PRIMARIA

Es el traslado de documentos de Archivo de Gestion (o de oficina) al Central para su conservacion preventiva, segun los tiempos de retencion establecidos en las TRD

Las transferencias se deben llevar

Deben incluir

Expedientes electronicos

Expedientes fisicos

A cabo con estricta aplicación de las TRD o las TVD, por series documentales.

Los documentos a transferir

Deberán cumplir

Integridad del Fondo

Descripción

El principio de orden original

El principio de procedencia

TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Es el traslado de documentos del Archivo al Historico. estas transferencias concluyen los procesos de valoracion documental secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccion de los documentos con valores secundarios:

Investigativos e Historicos

Patrimonial

Cultural

Social

La transferencia documental consiste en la remision de los documentos de los Archivos de Gestion al Archivo Central y de este al Archivo Historico, una vez, estos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia fijado en las TRD y las TVD vigentes.