unidad de correspondencia

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unidad de correspondencia

proceso de recepción de documentos

respuesta a consulta

implantación de medios manuales o automáticos para localización de información

uso de testigo y formatos para el control de devolución

sistema de registros y control de préstamo

infraestructura de servicios de archivo

atención y servicio al usuario

estrategia de búsqueda

ubicación de documentos

establecimiento de herramientas de consulta

disponibilidad de fuentes de información

disponibilidad de expediente

proceso de consulta y préstamo

formulario de consultas

reglamento de consulta

disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación

condiciones de acceso

determinación de competencias de la consulta

determinación de la necesidad y precisión de la consulta

respuestas

tramite a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto

proyección y preparación de respuesta

análisis de antecedentes y compilación de información

recepción de solicitud o tramites

definición de los periodos de vigencia y tiempo de respuestas

determinación de competencias según funciones de la competencia

identificacion del tramite

confrontación y diligencia miento de plantillas de control y rutas del tramite

proceso tramite de documentos

cursi de documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

distribución de documentos enviados

organización de mensajería externa

control de devoluciones

control y firma de guías plantilla y entrega

peso y porteo del documento

métodos de empaque y embalajes

control del cumplimiento de requisitos del documento

definir los medios de ditribucion . fax , correo electrónico ,tradicional

distribución de documentos externos

registro de control de entrega de documentos recibidos

reasignacion de documentos mal direccionados

enrutamiento de documentos de dependencia competentes

organización de documentos en buzones y casilleros

clasificación de las comunicaciones

identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia

distribución de documentos internos

registro de control de entrega de documentos

enrutamiento de documentos a dependencia competente

identificación de documento

actividad del proceso de distribución de documentos

la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y exterior de la entidad

tiende a garantizar que los documentos lleguen a su destino

¿para que sirve el proceso de documentación recibida?

*darle información a los directivos día a día sobre las comunicaciones que llega hasta la empresa

* se ejercerá un control sobre las comunicaciones que se reciben , cuando posteriormente haya que realizar un búsqueda puntual del documento ya sea por reclamaciones o información

* quedara una constancia del documento recibido y distribuido atraves de un archivo central

registro de documentos

establecimiento de controles de respuestas a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados

conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas

asignación de datos confirme al articulo 2 del acuerdo AGN060 del 2001, tales como el nombre de la persona y o identidad remitente o destinataria , nombre y código de dependencias , competentes ,numero de tradicional, nombre de funcionarios responsables del tramite , anexos y tiempos de respuesta

constancia de recibido

verificación y confrontación de folios copias , anexos y firmas

radicacion de documentos

registro impreso de plantillas de radiación y control

impresión de rotulo de la radiación

asignación de un numero consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el articulo 2 del acuerdo AGN060 de 2001

recepción de documentos

constancia de recibido (sello , reloj radicado)

verificación de folios , copias , anexos y firmas

recibo de documentos oficiales

identificación de medios de recepción : mensajería , fax,correo tradicional, correo electrónico,pagina web

proceso de ventanilla única

se debe llevar una carpeta con todas guías de mensajería por meses

se debe llevar una correspondencia del consecutivo de correspondencia

se debe llevar una planilla de registro de correspondencia recibida y otra de enviada

se puede usar para imprimir el numero de radicado , sello automático o manuales

en un solo lugar debe radicarse y registrarse toda la correspondencia que entra y sale de la empresa , a ambas se les colocara un numero que cada año comienza desde 01