Valoración documental
Subserie:
Es el conjunto de documentos de una serie, de caracter funcional.
Series
Tipos de relaciones de series
Son elementos aislados
que son:
Series paralelas
Series subordinadas
Series relacionadas en general o complementarias
Series antecedentes o procedentes con series decendentes
Recapitulativas o recopilatorias
Volumen de las series:
Agrupación- de documentos existentes.
Es mas fácil identificar las series si ellas cuentan con una tramitación legal,y definidas
Situaciones de las series
3. La forma de tramitación por la evolución de las entidades y saber que pasa en esos cambios para valorar.
2. Para hablar de una serie documental se necesita un producto determinado , una oficina determinada.
1. se confunde mucho el tipo documental con la serie, -Tipo documental es un ente abstracto. y la -Serie es concreta.
Para caracterizar una serie es:
Conjunto de acciones o una actividad concreta/ determinada
Un documento determinado para hablar de una serie.
Tipo uniforme de expediente.
La serie es un conjunto de documentos producidos por uno o varios agentes de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Son reflejos de acciones y procesos.
En la serie se debe hacer referencia documental cuando se le da un nombre.
La serie es un testimonio de evidencia prueba de algo de carácter documental.
Es un testimonio continuado- carácter repetitivo y carácter seriado, de una o varias actividades en un proceso.
Componente documental:
Es el elemento de una unidad documental que no constituye un documento de archivo, esté o no físicamente separado por razones de conservación u otros motivos.
Por ejemplo: un sello pendiente, una firma, el texto insertado de otro documento de archivo, etc.
Objetividad
Objetividad con la gestión y patrimonio cultural además teniendo presente el equilibrio de los documentos.
La valoración debe de cumplir con la objetividad y contemporaneidad a los documentos valorados, dependiendo siempre de las legislaciones y leyes del actual momento .
La valoración debe ser objetiva.
Que son:
Están son labores intelectuales por las cuales se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital
Valoración electronica
Se conserva los documentos electrónicos por periodos de tiempos determinados en función de su valor
Aunque tiene sus desventajas: -Almacenamiento lleno. - Difícil de controlar loa documentos. -Riesgos de pérdida.
Archivo histórico
Documentación inactiva
Archivo central
Documentación semi-activa
Archivos de gestión
Documentación activa
Etapas
Aplicación, seguimiento y actualización.
Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación.
Investigación, preliminar sobre la institución y fuentes.
Análisis e interpretación de la información recolectada
NORMAS ISO 26122
Da pautas para el analisis de funciones y procesos para la caracterización de funciones y procesos de las organizaciones
Macrovaloración:
Es una actividad previa, que consiste en que queremos dejar para el futuro, además de analizar la combinación entre la teoría, la estrategia y la metodologia de la valoración de documentos.
Es el arte de la destrucción a través de conceptos y métodos más defendibles de valoración de documentos para su conservación archivística a largo plazo.
Transferencia
Es la Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes
Transferencia documental secundaria
Es la remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.
Trasnferencia documental primaria
Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central.
Por qué se valoran los documentos
Los documentos se valoran porque se producen en una cantidad exagerada y además muchos de ellos son documentos que son del patrimonio cultural de países con de ciudades, los documentos son un legado, por eso se valoran los documentos para permitir y reconocer el acceso a la información y la confiabilidad de los documentos.
Son:
Disposición total de los documentos.
Conservación o eliminación estos son los documentos que van hacer destruidos o eliminados según los plazos establecidos en la selección.
Selección son los plazos de los documentos que han de ser eliminadas o conservada según lo que se determina en la valoración.
Valoración aquí se determina los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los plazos de vigencia y transferencia.
Vigencia documental:
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, técnicos o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Valoramos para:
3. Conservación o la eliminación de los resultados posibles.
2. Definir plazos de acceso para la consulta o la transferencia en las series
1. Fijar plazos de transferencia cuando sea apropiado y según todas las normas.
¿Que es la valoración documental?
Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los lazos de transferencia de acceso de conservación o eliminación.
Beneficios:
Controla los procesos archivísticos, y además permite el manejo integral de documentos.
