P.G.D DE ENERCA S.A E.S.P
TIPOS DOCUMENTALES
Metodología en general: Usar papel bond de 75 grm, fuente ARIAL 12 y para las líneas especiales ARIAL 11, La firma o autógrafo debe hacerse con bolígrafo de tinta negra, para las
comunicaciones externas, utilice impresión de color para logos; si es interna y según el caso excluya logos o imprima a blanco y negro.
Es importante que las comunicaciones no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
CERTIFICADOS Y/O CONSTANCIAS
Es un documento de carácter probatorio público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial
ACTAS
Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión.
MEMORANDOS
Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar
orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.
CIRCULARES
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con
el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares serán firmadas por el Gerente y Asesora Jurídica.
CARTAS U OFICIOS
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso.
ACTOS ADMINISTRATIVOS
Para la elaboración de los actos administrativos se debe tener en cuenta que es generado por el Gerente de La Empresa de Energía de Casanare ENERCA S.A E.S.P.”; dentro del acto
administrativo se hace mención de la resolución como modelo para la elaboración del mismo.
PROCESOS DE UN PGD
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la Tabla de Retención, con miras a su conservación total, selección, digitalización o eliminación. Dando las actividades que se deben realizar en cada disposición y como se debe hacer
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de
los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas
de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo
en espacios y unidades de conservación apropiadas.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es el proceso archivístico mediante el cual cada unidad administrativa remite los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los
plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro, y de acuerdo a las normas del Archivo General de la Nación.
CONSULTA Y PRÉSTAMO DE LOS DOCUMENTOS
Acceso a un documento o a grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen garantizando así el derecho que tiene el usuario a la información, Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
Archivo Central: Nos dan unos requerimientos los cuales se deben cumplir para el prestamos de dichos documentos conservados en el archivo central, unos de ellos son: La atención de consulta y préstamo de documentos en el horario laboral de la Entidad.
Las dependencias deberán solicitar la consulta en el Archivo Central y desplazarse a esta
oficina para recibir los documentos y firmar el libro radicado.
Al solicitar una consulta al Archivo Central cerciórese de que el documento solicitado ya fue transferido por la oficina productora. La consulta se solicitar· referenciando la información registrada en el inventario
documental.
Archivo de gestión: Se solicita en la oficina de Gestión Documental, el servicio de consulta y préstamo de
documentos, firmando el libro radicado. También se puede consultar telefónicamente, mediante memorando o correo electrónico. Cuando sean documentos oficiales en ejercicio de las funciones de las dependencias de la Entidad, estas solicitudes deben ser firmadas por el responsable de la
dependencia, con el respectivo código asignado.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Los documentos se deben guardar o archivar en expedientes o carpetas, que reúnan el conjunto de documentos relacionados con un mismo asunto, que sirvan como antecedentes y fundamentos de la actuación administrativa; estos se deben organizar sucesivamente en el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a su producción. Adaptando las TRD a partir de su aprobación sirviendo como referente para la organización de los documentos
TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS
Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En este proceso se señalan las actividades de recepción de solicitud o trámite y su respectiva respuesta
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución
de la documentación en soporte físico, se realiza por parte de la Secretaria Ejecutiva, llegando a cada una de las dependencias de La Empresa de Energía de Casanare S.A. E.S.P.”, diligenciando la planilla de control de entrega de la correspondencia.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Estos documentos son pasados por una Ventanilla Única: el cual es el sitio donde se reciben, radican y clasifican las comunicaciones oficiales recibidas y/o
enviadas para ser distribuidas acorde con los trámites establecidos por la Entidad en cumplimiento de sus funciones o con los destinatarios según la ubicación.
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Es el proceso de generación de los documentos en la entidad en el cumplimiento de sus funciones, la Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental. Abarca también para los archivos electrónicos dando unas actividad y pautas para el manejo de los mismos
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES BASICAS
Para elaborar el PGD se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Administrativos, Económicos, Archivísticos, Archivo Total, Ciclo Vital del Documentos, Principio de Procedencia, Principio de Orden Original
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Con la implementación del PGD se pretende alcanzar unos objetivos como: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la
administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos
Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.
GENERALIDADES
RESPONSABILIDAD DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración, revisión, aprobación
y difusión de los diferentes tipos documentales generados en el Sistema de Gestión de Calidad de La Empresa de Energía de Casanare ENERCA S.A. E.S.P.:
METODOLOGÍA GENERAL PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS DEL SGC
La metodología para el diseño de los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, como Caracterizaciones de Proceso, Manuales, Procedimientos, Matrices, Formatos, entre otros, se encuentra descrita en el Procedimiento Elaboración de documentos, el cual se
encuentra disponible en la intranet de la Empresa de Energía de Casanare ENERCA S.A. E.S.P.
JERARQUÍA DOCUMENTAL
El Sistema de Gestión de Calidad implementado por La Empresa de Energía de Casanare
ENERCA S.A. E.S.P., en sus diferentes servicios y procesos, se ha documentado siguiendo la jerarquía establecida en una pirámide documental (FIGURA 1 DEL PGD)
GLOSARIO
Especificando una serie de palabras escritas en el documentos con sus respectivos significados apoyándose del Acuerdo 027 de 2006
NORMATIVIDAD
Darle cumplimiento a una normativa regida desde la constitución política de Colombia dada en sus artículos 8, 15 y otros, también cumplir una leyes como lo son la Ley 80 de 1989, Ley 962 de 2005, ley 594 de 2000, También cumpliendo y apoyándose de unos Decretos, GTC 185, Normas ISO e ICONTEC
OBJETIVOS
Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de las comunicaciones oficiales en La Empresa de Energía de Casanare ENERCA S.A. ES.P. así como el recibo, despacho y archivo de la misma.
Estandarizar las comunicaciones y principales documentos y registros generados en la Entidad, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad.
INTRODUCCIÓN
Gestión eficiente de la información es un área critica para cualquier organización. Se han desarrollado nuevas tecnologías de la información como bases de datos y dándole cumplimento a la Ley General de Archivo se implementa una gestión documental basándose en practicas operativas, estableciendo unas políticas teniendo en cuenta el sistema de gestión de calidad. El presente es una herramienta de información en el que se consignan en forma metódica las técnicas de organización de la información registrada en documentos soporte papel.
