ABC de la creacion de formas, formularios y documentos

Condiciones diplomaticas de los documentos (internas y externas)

Que es diplomatico

la diplomatica sierve para descubrir falsificacionesen los pergaminos, cotienen elementos para prevenir falsificaciones en documentos informaticos, y ademas facilita distinguir la teoria y en la practica, la razon de la creacion y preservacion.

- el estudio de las formas de los documentos es el estructura para desarrollar estructura de produccion e intercambio electronico de documento.

- auxiliar en la toma de decisiones a los administradores.

- hacer analisis diplomatico de datos electronicos.

- definir la tipologia para los documentos actuales.

- editar documentos contemporaneos.

- garantizar la autenticidad de testimonios orales.

- instrumentalizar la valorcion documental.

analisis diplomatico de documentos audivisuales.

Determinacion y seleccion de soportes documentales

Es fundamental la planeacion y la produccion documental cuando se determina, cuales son los soportes documentales que van a lojar la informacion y que debe garantizar la preservacion y consulta a largo plazo se debe hacer la analisis desde la planeacion.

Determinacion de uso y finalidad de los documentos

Esta en el proceso de produccion, ingreso, formato, estructura, finalidad, area (lo que se define en la planeacion tiene que ser lo mismo que se produce), la produccion se da como primer paso al ingreso atraves de la correspondencia, cual sea su produccion se radica como: pagina web, sistema de peticion y presencial. Todo se realiza atraves de la radicacion y asi se dermina el ingreso de forma legal del documento a la entidad.

DISKETTE 1971

CD 1979

SD CARD 1999

USB 2000

NUBE 2006

Firmas autorizadas

Acuerdo 060 de 2001 articulo cuarto: Toda entidad debe establecer enlos manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentacion con destino interno y externo que genere la institucion.

Ley 527 de 1999 Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electronico y las firmas digitales establece las entidades de certificacion.

-AUTENTICIDAD: permite garantizar la entidad del emisor de un mensaje y tener la plena seguridad que quien dice ser.

-INTEGRIDA: da garantia de que el mensaje de informacion no haya sido alterada.

- NO REPUDIO: el emisor no podra negar el conocimiento de un mensaje de datos ni compromisos adquiridos a partir de este.

Instructivos para el diligenciamiento de formulatio

Esta esfocado en registrar en evidenciar cuales son los documentos que conforman un archivo o un fondo documental, cuales son las subseries tipologia documentales, en que soporte estan, deacuerdo a esas necesidad de mostrar y de controlar se establecieron cada uno de lo campos como: EL CODIGO, NOMBRE DE SERIE O SUBSERIE, LAS FECHAS ( deacuerdo a la necesidad se diseña el formato y se establece cada uno de los datos que deben ir consignado en los espacios).

Determinacion de tamaños, calidad, tipos de soportes, gramaje y tintas

conservacion preventiva

minimiza el deterioro en un documento, garantizar la preservacion de la naturaleza.

FISICA

los documentos sufren cambios en su composicion fisica lo qe pone en riesgo la informacion como el clima, la humedad, luz ultra violeta.

BIOLOGICA

roedores, insectos, hongos y bacterias.

MECANICOS

tocar los documentos sin protecion, la temperatura debe estar entre 16- 21 grados celsius.

TINTA: no usar micropunta, esferos de tinta humeda para ningun proceso que se deba realizar. Las firmas no deben realizar con tinta de colores ya que esta se disuelve y deteriora el documento, (solo tinta negra seca).

PAPEL: para el papel de archivo sin imprimir que se deben mantaner permanentemente y usar con frecuencia.

creacion y diseño de documento

Decreto 1080 de 2015

A) son los procesos de gestion documental para poder saber como se va producir los documentos del analizis de cada uno de los procesos.

B) creacion y diseño de documento como va hacer la estructura

por medio del cual se expide el decreto unico reglamentario del sector cultural

articulo 2.8.2.5.5

Principios del proceso de gestion documental

PLANIACION: es la creacion de los documentos, esta debe ser dirigida del analisis legal y funcional archivistico que determine la utilidad de estos como evidencia debe de tener el proposito de facilitar su gestion.

EFICIENCIA: entidades solo deben producir los documentos necesarios para la ejecucion y evidenciar esta tarea que fue asignada atraves de un contrato o una resolucion.

ECONOMIA: debe ser diseñada, propuesta y debe ser de control y seguimiento para que los ahorros que se buscan en la estrategias de economia sea efectiva en la alministracion de los documentos.

CONTROL Y SEGUIMIENTO: las entidades deben de tener el seguimiento y el control de la totalidad de los documentos que se producen y de los que residen, este control y seguimiento se aplica al ciclo de vida del documento. El control se debe de hacer en el momento que se produce o que se recibe.

OPORTUNIDAD: es la garnatia que los documentos siempren deben de estar disponibles cuando el ciudadano o los usuarios internos que requieran la informacion este disponible para ellos.

TRANSPARENCIA: los documentos son evidencias de actuaciones administrativas que se deben mostrar transparente y saber que fue lo que se hizo, cuando se hizo y quien lo hizo.

AGRUPACIONES: se hace por caracteristicas homogenias y se le llaman series y a las que tienen algunas particularidades se les llaman subseries, esta disponibilidad debe ser dadapor una agrupacion obedeciendo a los principios de procedencia y de orden original.

VINCULO ARCHIVISTICO: es lo que los documentos deben mantener durante el proceso de planeacion, eficiencia, control, seguimiento, oportunidad y transparencia. se debe estar costudiado y tener un seguimiento y control archivistico.

PROTECCION AL MEDIO AMBIENTE: se debe de tener unas buenas practicas archivisticas en focadas a la proteccion al medio ambiente. No se debe imprimir a una sola cara, consultar los documentos de manera electronica, digilitarizar la mayor de series posibles, dar prioridad a las series que tengan caracteristicas importantes, tener encuenta el consumo de luz de agua e incluso de tiempo.

AUTOEVALUACION:es tener control interno, las auditorias internas de como podemos sacar provecho de cada una de las visitas de control interno, se debe de fortalecer cada una de las debilidades que evidencian en las auditorias y en los informes.

COORDINACION Y ACCESO: todas las dependencias, grupos y las oficinas estan coordinadas al entorno y control del acceso a la informacion, como debe de ser custudiad, como no se debe de dar mal uso de la disposicion de los recursos para evitar perdidas, deterioros, estar alineados con los manuales, control de prestamos.

CULTURA ARCHIVISTICA: son las tareas funcionales que forman parte de las areas funcionales.

MODERNIZACION: se debe de proponer modernizacion para las areas estrategicas y la area de planeacion se tomenesas decisiones y se incluyan en los planes como que se necesita, cuanto se va a demorar, como se va hacer y cuales son los objetivos.

ORIENTACION AL CIUDADANO: como se debe de atender al ciudadano desde la mision de la entidad, suministra la informacion que requiera el ciudadano teniendo encuenta lod niveles de restrincion.

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA: las entidad escogen las tecnologia que se adapten a sus necesidades.

INTEROPERABILIDAD: es la capacidad de hacer, compartir, transferir una infoemacion de manera uniforme y eficiente.

PROTECCION DE LA INFORMACION Y DE LOS DATOS: los funcionarios deben de vigilar que los ciudadanos tengan acceso a la informacion de manera medida.

Formas, formatos y formularios electronicos

FORMATO: el formato es lo que identifica, lo individualiza un documento segun las caracteristicas del mismo contenido del documento.

FORMATO DIGITAL: esta producido por la tecnologia computacional y esta compuesto por byte, digitos binarios y bit.