ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Es un campo de estudio específico de las organizaciones, de su funcionamiento micro y macro, desde un abordaje metodológico.
Pone énfasis en el DIAGNOSTIGO ORGANIZACIONAL y definición de una METODOLÓGIA.
DISGNOSTICO ORGANIZACIONAL: “Proceso de medición de la efectividad de una organización desde una perspectiva sistémica. La efectividad incluye tanto las capacidades de desempeño de tarea, como el impacto que tiene el sistema organizacional sobre sus miembros individuales”.
TIPOS DE DIAGNÓSTICO:
DIAGNÓSTICO CULTURAL
PASO 1: Estudio del desarrollo de la organizacióm
PASO 2: Estudio de la organización en su entorno.
PASO 3: Estudio de la estructura jerárquica.
PASO 4: Estudio de funciones, actividades, tareas y los principales flujos de información.
PASO 5: Caracterización de los colaboradores o mienbros de la organización.
PASO 6: Caracterización de las autoridades formales.
DIAGNÓSTICO FUNCIONAL
ETAPAS:
Determinar la UNIDAD DE ANALISIS y fijar los OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS.
Determinación de FUENTES DE INFORMACIÓN
Selección de TECNICAS para generar información
Preparación del CLIMA.
Diseñar el PLAN DE DIAGNÓSTICO.
ANÁLISIS de información
Diseño de PROCESOS DE RETROALIMENTACIÓN.
METODOLOGÍA: “la ruta o el camino que se sigue para alcanzar un determinado fin que se haya propuesto de antemano. “
MOMENTOS DE LA PLANIFICACION METODOLOGÍA:
DIAGNÓSTICO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
DISEÑO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
IMPLEMENTACIÓN DE DECISIONES
METODOLOGÍA ORGANIZACIONAL:
Segun el OBJETO
Organización en sí misma
Contexto
Segun la FINALIDAD:
INVESTIGATIVA
PREDICTIVA
PROYECTIVA
PROSPECTIVA
Tiene por fin, detectar situaciones anormales o de desajuste en la ORGANIZACIÓN.
La ORGANIZACIÓN:
CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES:
Según su duración
Organizaciones PERMANENTES-TRANSITORIAS.
Según su finalidad
Organizaciones CON FINES DE LUCRO-SIN FINES DE LUCRO
Según su ESTRUCTURA
Organizaciones FORMALES e INFORMALES
Según su OBJETIVO
Organizaciones PÚBLICAS-PRIVADAS
Según su relación con el ambiente
Organizaciones ABIERTAS-CERRADAS
Según su línea de mando
Organizaciones VERTICALES-HORIZONTALES
Según la reglamentación vigente
Organizaciones LEGALES-ILEGALES.
DIMENSIONES DE LA ORGANIZACIÓN
SISTEMA TELEOLÓGICO
Dirigido a la consecución de los objetivos.
Herramientas: Análisis documental, portal web, análisis normativo.
Fuentes: Sitio web, normativa (leyes, decretos) canales de comunicación (redes sociales: facebook, twitter), información en medios de comunicación masiva, contacto directo.
ESTRUCTURA FORMAL
Relacionado a como se dividen y coordinan las distintas partes.
Herramientas: análisis documental, análisis del portal web, matriz FODA, matriz de riesgos, análisis del organigrama, etc.
ORGANIGRAMA: Es la herramienta de trabajo con la que mejor se puede llevar a
cabo el análisis y diseño de la estructura, aplicando todos los conocimientos y categorías.
Fuentes: Sitio web, canales de comunicación externos, medios de comunicación masivos.
FUNCIONES Y PROCESOS
Qué y cómo hacen las actividades en las distintas partes para cumplir con los objetivos.
Herramientas: se utilizarán las técnicas de observación directa (formulario de google drive), análisis documental y normativo, entrevistas estructuradas y no estructuradas, análisis del organigrama formal, fichas de relevamiento de procesos y flujogramas.
Fuentes: Sitio web, normativa, canales de comunicación externos, medios de comunicación masivos, niveles organizacionales, órgano de gobierno, contacto directo.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Define la personalidad organizativa.
Herramientas: Encuesta online.
Fuentes: Contacto directo.
CONTEXTO
Es el seno de las fuerzas exógenas que influyen en la organización.
Herramientas: Observación directa.
Fuentes: Usuarios, destinatarios y medios masivos de comunicación.
NIVELES
Nivel politico,superior o de dirección
Nivel adinistrativo,intermedio o táctico
Nivel operativo,inferior o de ejecución
El enfoque de sistema es uno de los modelos
metodológicos básico a utilizar para estudiar el acontecer de una organización, puesto que abre la posibilidad de indagar el marco de referencia teórico a partir de la formulación de un diagnóstico de la organización, que facilite delimitar una metodología de abordaje y seleccionar las técnicas de análisis administrativo más convenientes para estudiar las distintas dimensiones organizacionales.
UN SISTEMA CONSTA DE 4 ELEMENTOS:
ENTRADA
PROCESAMIENTO
SALIDAS
RETROALIMENTACIÓN
"Las organizaciones son un tipo de sistema
social porque en ella se generan comportamientos que persiguen determinados fines" Farres Cavagnaro (2013)
LOS SISTEMAS PUEDEN SER:
ABIERTOS
CERRADOS
La organización como sistema formal:
Explicitación de objetivos.
Existencia de un régimen normativo
Estructura jerarquica
Especialización funcional
Especificidad de roles
Duración determinada o determinable
Cantidad de miembros determinada o determinable
Condiciones para el ingreso, la promoción, permanencia y egreso
Existencia de un sistema de comunicación e información
El análisis de las organizaciones como foco de estudio se encuentra
vinculado al estudio de la sociedad y de sus procesos.
Para poder llevar a cabo una experiencia de intervención, donde
se haga un correcto y fructífero análisis administrativo es necesario transitar.
MOMENTO 0
Las autoridades pueden reconocer las habilidades y capacidades de cada integrante, así como su experiencia, expresar su motivación para realizar el trabajo de investigación y análisis organizacional administrativo, y explicar cómo se realizará.
RELEVAMIENTO PRELIMINAR
Explicar las características generales que tiene una organización. En esta etapa se observa la estructura desde la visión tradicional-jerárquica, su dimensión vertical/horizontal, y se reconoce el ambiente, precisando el entorno específico y complementario, el micro y macro. Se detectan dificultades en la adquisición de información en las fuentes utilizadas hasta el momento.
RELEVAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
El fin es indagar en el resultado administrativo de los aspectos visibles y observables y los que no se pueden notar (comportamiento organizacional) que permita una visión y un estudio integrado de los niveles que componen la organización.
CONCLUSIVO-PROPOSITIVO
Se formulan propuestas para mejorar los inconvenientes, para sobrepujar las dificultades relevas. Se escribe un un informe final donde se especifica la problemática detectada y con qué instrumentos se relevó y analizó.
Todos estos niveles, estan obligados a planificar, programar, organizar y coordinar, dirigir, decidir, procesar información y evaluar.
Enfoque del COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL:
Enfoque complementario a la perspectiva de sistema y se focaliza en los aspectos invisible e inobservable de la organización.
Se aborda a traves de 3 niveles de análisis
ORGANIZACIONAL
GRUPAL
INDIVIDUAL
FIN DE LA ORGANIZACIÓN
Los fines organizacionales representan la razón de ser de la organización y su justificación social. Es decir, la organización es creada para servir a fines específicos y su razón de ser es el servicio de estos fines (Marcó y otros)
Las organizaciones pueden realizar sus fines con diferentes grados de rendimiento, definidos por el grado en que contribuye el accionar organizacional a la persecución de ellos. Todas las acciones organizacionales se encuentran articuladas dentro de un plan,en el cual se detallan, entre otros elementos, los objetivos a perseguir y los caminos
para alcanzarlos.
5 características centrales en la formulación de objetivos
Los objetivos, a su vez, se desagregan en objetivos de menor jerarquía: LAS METAS.
Las metas como subconjuntos de los objetivos y distinguen que las metas son normas cuantitativas. Las metas precisan de los objetivos.
A la determinación de fines le llamamos "establecimiento de fines". Esta actividad se realiza al momento de la creación o fundación de la organización y luego son adaptados, reformados o cambiados por las autoridades por distintos motivos y necesidades de la organización y/o sociedad (contexto).
El establecimiento y ajuste de fines resulta de complejos juegos de poder entre individuos dentro y fuera de la organizacion
Distintas circunstancias externas también intervienen en el establecimiento y ajuste de fines organizacionales
VALORES: Se refiere a los valores que debe tener la organización para lograr los objetivos que se definen en la misión y visión.
VISIÓN: Es una visualización de una situación futura y deseable, se trata de lo que la organización quiere ser y quiere lograr en el futuro. Es una imagen proyectada que busca motivar las acciones y el buen desempeño de las personas que trabajan en la organización.
MISIÓN: Es la declaración formal de los objetivos trascendentes y fundacionales de la organización, contesta el porqué y el para qué de su existencia.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN:
Aportes de Mintzberg: "Análisis y recopilación de
evidencia y generación de un marco teórico de análisis organizacional para el diseño de
estructuras, con la virtud de tener aplicación concreta en el campo de la gestión y administración".
Aspectos del diseño organizacional:
Departamentalización
Jerarquía
Supervisión, delegación y coordinación
Tipo de configuraciones:
Subtopic
Mecanismos de coordinación y control
3 mecanismos de coordinación y control
Adaptación mutua
Supervisión directa
Normalización
Las partes de la organización
Subtopic
Focalizar el estudio de la estructura de una organización es analizar la
dimensión estática de ésta y, al observar la forma en que se organizan las tareas y funciones para cumplir los fines organizacionales.
En una organización es posible analizar e indagar cuatro “formas organizativas” que coexisten (Brown)
DIMENSIÓN PROCESO
“Proceso es una
serie de tareas y /o actividades desarrolladas en una secuencia lógica y predeterminada que se vinculan entre sí para transformar insumos en productos (bienes y/o servicios) valiosos
para el ciudadano” (Halliburton, 2007, pág. 51)
En cumplimiento de la misión organizacional,
y a partir de la identificación de la necesidad que origina la demanda, la organización pone su estructura y recursos para generar un determinado tipo de servicio o producto, orientado a la satisfacción de quienes son: beneficiarios/destinatarios/clientes.
COMPONENTES DE UN PROCESO:
Producto final.
Insumos
Actividades
Normativa/estandares
Destinatarios (internos/externos)
Plazos
Documentación anexa necesaria
TIPOLOGIAS EN GESTIÓN POR PROCESOS
TIPOS DE PROCESOS:
Procesos de gestión (toma de decisiones organizacionales)
Proceso de apoyo (gestión de recursos)
Procesos sustantivos
Herramientas para el análisis de procesos
MAPA DE PROCESO: herramienta gráfica que presenta el detalle de procesos interrelacionados y clasificados de una organización, en forma integrada con el contexto.
A partir del mapa de proceso se generan las bases para armar la matriz o listado de procesos para avanzar en la tarea del relevamiento, que lógicamente, será incremental comenzando por los procesos más relevantes o críticos. Al momento
de definir la matriz de procesos, es importante diseñar un sistema de codificación interna que se utilizará en las fichas de relevamiento.
FLUJOGRAMA: refleja gráficamente la secuencia de actividades y sus responsables a partir de la
ficha de procesos
Partir de una visión integral de la organización
Identificar procesos prioritarios
Identificar actores claves del proceso seleccionado
Relevar al proceso tal como se ejecuta en la actualidad
Documentar todas las excepcionalidades, situaciones críticas, desvíos, excepciones, etc.
1: Niveles de análisis
Macroprocesos
Procesos
Subprocesos
Actividades
Tareas (no se pueden dividir)
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL: "Es un campo de estudio que investiga el impacto que los individuos, grupos y estructuras tienen sobre el comportamiento dentro de las organizaciones, con el propósito de aplicar los conocimientos adquiridos en la mejora de la eficacia de una organización".
COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES:
Subtopic
EL DATO: es un conjunto de símbolos no aleatorios que representan cantidades, acciones, cosas con respecto a un hecho o caso determinado. Cuando ese conjunto de símbolos tiene significado, entonces tenemos información.
LA INFORMACIÓN: es un conjunto de datos que tiene un significado determinado que permite disminuir la incertidumbre o conocer algún aspecto respecto de algo.
LA COMUNICACIÓN: es el proceso de transmisión de
información de una persona a otra de forma tal de ser
intercambiada, comprendida y compartida.
CLIMA ORGANIZACIONAL: "Conjunto de percepciones de los miembros de su entorno de trabajo que influyen en su satisfacción laboral y rendimiento".
TIPOS DE CLIMA ORGANIZACIONAL:
Sistema autoritario
Sistema paternalista
Sistema consultivo
Sistema participativo
CULTURA ORGANIZACIONAL: "Conjunto de valores y creencias compartidas, subyacentes a la identidad de una organización". (Chiavenato)
MODELO DE ANÁLISIS DE Felcman y Blutman: Tres niveles de la cultura organizacional:
1. Un nivel manifiesto o visible.
2. Nivel integrado por valores
3. Nivel formado por las presunciones básicas
MODELO DE ANÁLISIS DE CAMERON&QUINN
Subtopic
TIPOS DE CULTURA
GRADO DE IDENTIFICACIÓN
Cultura dominante
Subculturas
GRADO DED ADHESIÓN
Cultura fuerte
Cultura débil
GRADO DE APERTURA AL ENTORNO
Cultura conservadora
Cultura adaptable
GRADO DE PARTICIPACIÓN
Cultura tradicional
Cultura participativa
RASGOS CULTURALES
HISTORIAS
RITUALES
SÍMBOLOS MATERIALES
LENGUAJE
OBJETIVO: tenes ESQUEMAS DE ANÁLISIS, que permita mejorar las organizaciones adaptándolas a la gente.
Las estructuras de las organizaciones tambien pueden ser analizadas teniendo en cuenta el grado de incidencia que tiene el comportamiento de sus miembros, la forma en que los individuos y grupos actúan e influyen en el devenir de la organización y como ese devenir impacta en el comportamiento de esos individuos.
ESTRUCTURAS ORGÁNICAS
ESTRUCTURAS MECÁNICAS