Cartas
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
ZONAS
Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en
caso de tenerlo y el Número de Identificación Tributaria (NIT).
Zona 2
Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país.
Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria
de la zona 1.
MÁRGENES
son:
Superior entre 3 cm y 4 cm.
Inferior entre 2 cm y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm.
ESTILOS
son:
Bloque extremo
Bloque
Semibloque
FUENTE
10 y 12
ELEMENTOS ESENCIALES
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Datos del destinatario.
Denominación o título académico
Nombre del destinatario
Cargo
Los nombres de cargos muy extensos se pueden
distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos.
asuntos
Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra
asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.
Cuerpo o texto
clara, breve, directa, sencilla y
cortés.
Datos del remitente
de preferencia se escriben los
dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
Líneas especiales
se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de los
datos del remitente.
Anexos
se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos
puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el número de
hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por
coma (,).
copias
El tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la misma
entidad, se omite el nombre de la organización. Todo ello sin abreviar.
Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de
las comunicaciones
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se
requiere su identificación.
Número de copias
con base en las necesidades y bajo los principios de
economía, eficiencia y eficacia establecidos por ésta.
Recomendaciones
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin
borrones ni repisados.
de preferencia se escriben los dos apellidos.
Se recomienda utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o
títulos académicos.
Estos datos pueden ocupar varias
líneas, según el tipo de documento.
nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con
punto), según el estilo.
indica el departamento o la oficina productora del documento
Identificación de páginas subsiguientes
Memorando
Característica
utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en
primera persona del plural;
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
Utilizacion
informar sobre un hecho en forma breve;
- expresar necesidades;
- hacer requerimientos;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
- conocer detalles sobre un aspecto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
- solicitar o remitir información, documentos u objetos;
- felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
- hacer llamados de atención, entre otros.
Partes
encabezado
denominacion del documentos
codigo
fecha
encabezamiento
destinatario remitente
asunto
texto
despedida
remitente y firma responsable
lineas especiales
orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.
Actas
en este caso el acta se debe elaborar en papel con
membrete.
característica
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en
blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
utilizacion
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación
específica.
clases de acta
actas de comités,
- actas del concejo municipal,
- actas de consejos,
- actas de junta directiva,
- actas de asambleas,
partes
titulo
denominacion del docuemento y numero
encabezamiento
lugar de origen y fecha de la reunion
hora
lugar
asistencia
representación
invitados
ausente
orden del dia
desarrollo
compromisos
convocatoria
firma, nombres y cargos
lineas especiales
pagina subsiguiente
informes
Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la
organización.
caracteristica
tratar un solo tema por informe;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;
- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y
- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
utilizacion
regular o aclarar una situación;
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- impugnar o corregir una situación, y
- presentar detalles sobre un aspecto determinado.
clases de informe
resumen ejecutivo
- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos
administrativos,
- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión,
- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación,
- presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación,
- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria),
grupo de personas o de un individuo.
encabezamiento
certificado y constancia
certificado
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y
requiere registro notarial).
constancia
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal.
característica
a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;
c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;
e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;
f) suministrar la información en forma personalizada, y
g) expedir siempre en original.
partes
código
se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:
- en el papel sin membrete,
- de la zona 1 sí tiene membrete, o
- del encabezado dado por el procesador de texto.
lugar de origen y fecha de elaboración
Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso,
se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede.
cargo
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido
de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o
cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del
texto).
identificación del documento
Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos
puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula
sostenida.
texto
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos
interlíneas libres de la identificación.
remitente y firma responsables
Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.
sobre comerciales
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.
característica
Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la
organización.
Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.
clases de sobres
a) sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla;
b) sobre carta con ventanilla o sin ventanilla;
c) sobre para tarjeta, y
d) sobre de manila (extraoficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).
De acuerdo con su destino, en:
a) local,
b) nacional e
c) internacional.
utilización
Proteger el documento y la información.
partes
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:
En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene
disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.
En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.
ejemplos
tratamiento o titulo
Se escribe con mayúscula inicial.
nombres
Se escribe en la segunda línea con mayúscula sostenida o la primera con mayúscula. De
preferencia con los dos apellidos. No se usa negrilla.
cargo
Se escribe con mayúscula inicial.
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas. No se hace partición silábica.
organización
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social,
acrónimo o sigla.
destino
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.
local
Cuando el destino es dentro de la misma ciudad o municipio, se escribe este nombre en
mayúscula inicial.
nacional
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del
departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.
internacional
La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla. El
nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.
La carta emitida por un funcionario competente. están ligadas acciones administrativas o desempeño de sus funciones de acuerdo al articulo 060
Característica de redacción y presentación
tratar un solo tema por comunicación;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o
plural;
- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Utilización de la carta
informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
- regular o aclarar una situación;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
- dar respuesta a una comunicación recibida;
- reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
- solicitar detalles sobre un asunto determinado;
- impugnar o corregir una situación;
- confirmar eventos ocurridos o pendientes;
Clases de carta u oficio
organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;
- oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y
- personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un
lenguaje informal.
Partes de la carta
Código
lugar de origen y fecha de elaboración
destinatario
denominación o titulo académico
nombre del destinatario
cargo
organizacion
dirección
nombre de lugar de origen
pais
asunto
saludo
texto
despedida
remitente y firma responsable
líneas especiales
anexos
copias
identificación del transcriptor
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