DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES, EXTRACONTABLES Y TITULOS VALORES
CONTABLES: Son los documentos que soportan una transacción comercial.
Una factura de venta es un documento que respalda la adquisición y entrega de un bien o servicio
Factura electrónica.
Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente
Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta
Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte
Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques
Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos
Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
Es un medio de pago convencional,se utiliza un datafono para recibir pagos
Nómina.
Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos
Planilla Integrada de liquidación de aportes.
Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación.
Recibo de transferencia de fondos electrónicos.
Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet
Declaración de renta, Impuesto al Valor Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto de Industria y Comercio ICA.
Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables
Recibo de pago interbancario.
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad,
Comprobante de pago con tarjeta crédito.
Extractos bancarios.
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes, Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo
Consignaciones bancarias.
Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad
Recibos de caja menor.
Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo,
Nota debito: Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones
Nota crédito: Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas
Notas de contabilidad.
También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables.
Comprobante de contabilidad.
Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.
NO CONTABLES: Tienen una utilidad previa a la transacción comercial, son meramente informativos.
Cotización.
Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.
Pedido
Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
Remisión
Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.
TITULOS VALORES: Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano, En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica.
Títulos valores a la orden: Mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento.
Letra de cambio
Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.
Pagaré
Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
Títulos al portador:Donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título.
Cheques al portador
Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
Títulos valores nominativos:Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona.
LIBROS CONTABLES:Los libros de contabilidad deben respetar los principios básicos de contabilidad. Ser diligenciados y presentados en el momento que las autoridades de inspección los soliciten, so pena de sanciones por no llevar libros de contabilidad.
Libro diario.
Es un medio de prueba para las autoridades, registra el día a día las operaciones comerciales
Libro de actas de asambleas.
Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Libros auxiliares.
Son los libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los débitos y créditos de una o varias cuentas y subcuentas, con el fin de generar el saldo en una fecha determinada.
Entre los libros auxiliares se encuentran: libro auxiliar de bancos, caja, IVA, inventarios, ingresos ordinarios, etc
Libro mayor y balances
Cada mes se debe realizar cierre del periodo con el fin de identificar el comportamiento financiero del periodo y, de esta forma, que los administradores puedan tomar decisiones.
Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
En este libro se registra la información básica de la empresa, se incluyen todas las decisiones en las actas, como acuerdos a los que llegan los dueños de una empresa. Se debe llevar un orden cronológico de las reuniones
Libro de Registro social.
Los libros sociales son la evidencia escrita de toda la historia de la empresa. En ellos se plasman, entre otras cosas, los aumentos y/o disminuciones del capital contable, las ventas de activos fijos, las entradas y salidas de socios, la venta de acciones
Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
libros de comercio