DOCUMENTOS FINANCIEROS

FACTURA CAMBIARÍA

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. *- Declarado Inasequible Corte Constitucional-.

FACTURA ELECTRÓNICA

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES

Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar; una factura al contado se registra con un débito en la caja y un crédito en la cuenta comercio al por mayor y por menor (ingresos ordinarios), cuando es gravada la mercancía se debe reconocer la cuenta impuestos por pagar, acreditando.

COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE PAGO

Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolso de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.

COMPROBANTE DE INGRESO O COMPROBANTE DE CAJA

Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.

COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO

Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datáfono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte.

NOMINA

Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.

PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES

Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.

DECLARACION DE IMPUESTOS

Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.

RECIBO DE TRANSFERENCIAS DE FONDOS Y PAGOS INTERBANCARIOS

Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que genera garantía y seguridad en el momento de realizar la transacción.

EXTRACTOS BANCARIOS

Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.

CONSIGNACION BANCARIA

Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.

RECIBOS DE CAJA MENOR

Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo

NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO

NOTA DEBITO

Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.

NOTA CREDITO

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.

NOTAS DE CONTABILIDAD

También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.