Documentos electrónicos de archivo

VALORACIÓN

Compartir información

Componentes digitales

Valor continuado

Toma de decisiones

Autenticidad

Determinar valor

Viabilidad de conservarlos

TRANSFERENCIA

Ciclo vital de los documentos

Permanente supervisión

Documento como prueba

Calendario de conservación

Documentos electrónicos

Documentos digitalizados

ELIMINACIÓN

Dispositivos de almacenamiento

Lo que se pierde no se recupera

SGDEA

Legislación

Reconstrucción

Documentos de papel

Documentos digitalizados

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Norma de conservación

Pérdida de información

Rastrear automáticamente

Migraciones

METADATOS

Información estructurada

Gestionar, controlar, entender

Contexto, contenido y estructura

ISO/DIS 23081

CICLO DE VIDA

Otros autores. Diseño del sistema donde se generan los documentos. Creación del documento.

Schellemberg. Tres edades

Lucia Duranti. La valoración debe establecerse en una edad temprana

Borrás. Archivero

VALORACIÓN FUNCIONAL Y MACROVALORACIÓN

Terry Cook. Conceptos métodos más definibles. Análisis funcional.Proceso activo y planificado.

Valor archivistico tomado sobre la base del análisis de las funciones y procesos de las organizaciones.

Evaluadores conocimiento profundo del Estado

Unidades documentales complejas

BASES DE DATOS

Accesibilidad y confiabilidad

Saquel. Eliminar total o parcialmente la redundancia. Compartir e interdependencia de datos.

Adam Green. Proyecto de informatización. La recuperación debe tener como núcleo un sistema de gestión.

MODELO CONTINUO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Record Management

Record Continium

Registros contemporáneos reguladores históricos

ARCHIVERO

Dialogo constante con informáticos y de otras profesiones.

Actualización permanente, utilización de tecnologías e innovación en su labor diaria.

Aprovechamiento de la tecnología y conocimiento de la misma.

Conocimiento de la legislación especializada y problemas jurídicos (uso y difusión de la TIC)

ROLES

La gestión documental electrónica no es por hardware y software.

Capacitación y formación con el avance tecnológico.

Visión de la gestión de documentos a través de medios tecnológicos.

Participación activa en la distribución de la información, respuestas satisfactorias.

CIA. - Participación interactiva en la creación de documentos (informar, orientar y dirigir). - Emitir normas y directrices. - Verificación y vigilancia.

GARANTIZAR EL USO

Cada documento físico debe tener su correspondiente documento digital.

El correspondiente digital debe apuntar al almacenamiento físico y real (localización)

El correspondiente digital debe estar generado por un procedimiento que asegure la integridad y fiabilidad.

Documento con valor archivístico y su acceso, integrarlos en el diseño del sistema.

El sistema identificará los componentes asociados (planos y mapas)