PORQUE SE EVALUA LA EMPRESA

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en hacer el análisis de los cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo, esto es: examinar cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se estimen convenientes para realizar una evaluación sistemática, de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de la administración.

La evaluación constituye un elemento esencial porque permite conocer la medida y el modo en que se van alcanzando los objetivos. Esto identifica incongruencias, desviaciones, definiciones, incumplimientos y diferencias en el desarrollo y el resultado de las acciones, y hace posible adoptar las medidas correctivas a que haya lugar.

La evaluación tiene como base tres variables principales: los objetivos, los programas destinados a alcanzarlos y el presupuesto que provee los medios de su concretización.En este contexto, mide los aspectos siguientes:•  La contribución efectiva al cumplimiento de objetivos.•  El apego a los programas establecidos.•  El uso óptimo de los recursos (humanos, financieros, materiales, técnicos).•  La existencia y operatividad de los instrumentos administrativos que posibiliten la acción de la dirección superior.

* General  Explora el contenido de toda la organización. Por ejemplo: evaluación de la efectividad organizacional *particular — Explora una parte del organismo social. Por ejemplo: evaluación de la eficacia gerencial; evaluación del rendimiento individual * Inmediata — Se realiza durante

Este trabajo en equipo es necesario porque el mayor aporte que puede hacer el auditor consiste en su enfoque y en su experiencia en casos muy diferentes. Sin embargo, el conocimiento específico acerca de la empresa debe aportarlo el director y sus colaboradores. En la práctica, se trata de una preocupación mental previa del director y sus colaboradores.

Los motivos ordinarios que dan origen a una administración deficiente son los siguientes:a)    Visión y creatividad deficientes para determinar planes y objetivos a corto y largo plazos.b)   Ineptitud en la toma de decisiones.c)    Tiempo y trabajo insuficientes para coordinar actividades.d)   Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.e)    Falta de capacidad para conducir al personal en forma adecuada.f)    Falta de capacidad o negligencia para reconocer, analizar y dar solución a problemas de importancia.

González M. comenta que la obligación del auditor administrativo es precisar el alcance de una auditoría. Sin embargo, no existe una regla estricta del cómo, cuándo y dónde aplicarla, es un asunto de criterio y de condiciones, estando éstas directamente relacionadas con la problemática particular de cada organización.

En este aspecto, muchas veces se ha podido observar que el origen, los conocimientos, la formación o también las inclinaciones del director de la empresa, condicionan en gran medida la forma de examinar los problemas. Es decir, el análisis se orientará hacia ese aspecto en cierta forma favorito o similar.

La aplicación concreta del enfoque a utilizar en el análisis implica que se debe abarcar con el mismo todos los aspectos de la actividad de la empresa. No sólo por el hecho de que obviamente en todas las áreas pueden existir problemas importantes, sino también porque muchas veces ocurre que el problema que se manifieste en un sector es un reflejo de errores localizados en otro.

La empresa está sometida a cambios. Se incrementan las ventas y la capacidad de producción —nuevos productos son lanzados al mercado, nuevos métodos de fabricación y equipos remplazan a los ya obsoletos, se incorpora el procesamiento mecánico o electrónico de datos—también se incorporan personas y otras dejan la empresa; el exterior modifica la demanda y los precios; varían los impuestos, el régimen de cambios, los recargos, etcétera.

La auditoría financiera mira hacia el pasado, es decir, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo, los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta técnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfoca a la mera situación financiera.

Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la dirección a lograr y mejorar la posición de la empresa.