RESOLUCIÓN NÚMERO 03948 DEL 17 SEP 2019 "Manual del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional y se deroga una resolución"

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

OBJETIVO

Exponer a todos los integrantes de la Institución las características
generales del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los lineamientos del Manual del Sistema de Gestión
Integral para la Policía Nacional, serán aplicados por los Servidores Públicos de la Institución dentro del contexto del Sistema de Gestión Integral

RESPONSABILIDADES

El jefe de la Oficina de Planeación es responsable de la
emisión, modificación, control y distribución del presente manual y su formalización a través de actividades y criterios establecidos en la guía “Control de Documentos” 1DS-GU-0015

NOCIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

El Sistema de Gestión Integral
surgió desde mediados de los años 90’s en la Institución y se ha mantenido por la necesidad de disponer de un modelo que permite al alto mando y demás directivos de la Institución conducir y gobernar la entidad hacia el logro de los resultados deseados.

EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

ORIGEN Y DESARROLLO

Define

El Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Policía
Nacional, tiene su origen en el proceso de transformación cultural que inició la Institución desde el año de 1995, orientado a lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer su liderazgo en el desarrollo del país

1995 El Sistema de Gestión Integral (SGI) de la Policía Nacional, tiene su origen en el proceso de transformación cultural que inició la Institución desde el año de 1995,orientado a lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer su liderazgo en el desarrollo del país.

1996 Se proyecta y ejecuta el Programa de Transformación Cultural, el cual se estructuró en 6 grandes componentes: 1. El Plan Transparencia; 2. Participación Ciudadana para el Cambio: en este componente se realizó por primera vez la gran encuesta denominada “La Consulta Ciudadana” estableciéndose como el primer proceso de retroalimentación con el cliente; 3. Potenciación del Conocimiento; 4. Búsqueda de la Vocación y el Talento Policial; 5. Una Nueva Cultura del Trabajo: en este componente se da inicio al establecimiento de lineamientos para la creación e
implementación de una gestión organizacional basada en procesos y 6.Desarrollo Gerencial

1997 Se expide el Decreto 2158 de 1997 “Por el cual se desarrolla la estructura orgánica, se determina la visión, misión, funciones y principios de la gestión en la Policía Nacional”

1998 Se formula el primer Plan Estratégico cuatrienal para los años 1999-2002,
desarrollando las siguientes políticas: 1. Participación de la Comunidad, 2. Nueva
Cultura del Trabajo, 3. Fortalecimiento de la Capacidad Operativa, 4. Desarrollo
Gerencial, 5. Potenciación del Conocimiento y 6. Modernización de la Gestión
Administrativa.

2001Implementación del aplicativo SIATH (Sistema de Información para la Administración del Talento Humano) con el fin de iniciar un proceso de mejora en la administración del capital humano Institucional.

Evolución del SGI

2002 Se evalúa el Plan Estratégico formulado para los años 1999-2002.
A partir de los conceptos de calidad apropiados por la Institución, se incorporan los conceptos de: eficacia y eficiencia para la medición, seguimiento y monitoreo, tanto de indicadores, como de planes de acción

2003 Formulación del Plan Estratégico Institucional PEI 2003-2006 de acuerdo a las metas gubernamentales.
Se implementa la herramienta informática de diseño propio: Sistema de Información para el Control y Seguimiento de la Gestión Policial (SICOG).
El 30 de diciembre del año 2003 se expide la Ley 872 “Por la cual se crea el Sistema
de Gestión de Calidad de la rama ejecutiva del poder público”.

2004 La Institución estandariza por primera vez las actividades y tareas que realiza día a día a través de procesos y procedimientos mediante la Resolución 1113 del 27 de mayo de 2004 “Por la cual se adopta el manual de procedimientos del servicio policial para la Policía Nacional” y con el propósito de facilitar y agilizar la gestión generó una herramienta virtual, la cual fue convalidada mediante el Instructivo 114 OGESIDIPON del 29 de noviembre de 2004 “Funcionamiento del aplicativo Sistema de Administración de Procedimientos Policiales (SAPROP)”

2005 Se desarrolla como herramienta gerencial para el direccionamiento del talento humano, un modelo de gestión por competencias laborales centrado en el
conocimiento, experiencias y habilidades en el desempeño laboral, desde un
enfoque humanista.

El Área de Gestión en Servicios de Salud (AGESA) de la Dirección de Sanidad,
estructura el Programa de Salud Ocupacional para personal uniformado y no
uniformado de la Policía Nacional, en asocio con la ARL Positiva amplía la cobertura de la salud ocupacional con los programas de intervención en promoción y prevención.

2010 Se realiza la formulación estratégica del siguiente cuatrienio 2011-2014.
Se amplía el alcance de la certificación de calidad con ICONTEC a 10 unidades
policiales del nivel operacional y se actualiza la certificación del SGC de la Institución en NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008

2011 Mediante la Resolución 01744 del 20 de mayo de 2011, "Por la cual se implementa el modelo de cultura institucional, se crea la metodología, equipos de trabajo, espacios de identificación, articulación y movilización para la operacionalización y se deroga la Resolución 00225 del 04 de febrero de 2011".

2016 En este año se realizó un ejercicio de análisis de los procesos, con fines de
alineación a la estrategia 2015-2018, enmarcado en el proyecto “Transformación de la Gestión con Enfoque Regional, orientado al ciudadano” (T•GER+), aspecto que contribuye a fortalecer el aporte de las Regiones al cumplimiento de los objetivos estratégicos y a sentar las bases de una descentralización controlada de la gestión institucional.

2017 Inicia igualmente el Plan de Transición de la norma de SGC, ISO 9001: 2008 a la ISO 9001: 2015, comprometiendo en la presente vigencia de manera directa el mapa de procesos institucional del ámbito misional policial y progresivamente continuará con los demás ámbitos de gestión.

2018 Se dictan unas disposiciones y se deroga una resolución”, de manera articulada con
el Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad vigente a nivel Institucional, basado en la norma ISO 9001:2015, utilizando como elemento de articulación la estructura de alto nivel -HSL de la Organización Internacional de Estandarización – ISO que rige también para las normas ISO 14001, ISO 27001 e ISO 45001, entre otras. Se obtiene la tercera renovación y/o ampliación del certificado de los Sistemas de

Gestión, así:

Ámbito MISIONAL POLICIAL:

− Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) con norma ISO 9001:2015, para el nivel

estratégico, en donde participan 20 Unidades como dueñas de los procesos del

SGI. Las Unidades Operacionales DISEC, DIPOL, DIJIN, DICAR, DITRA,

DIPRO, DIRAN y DIASE recibieron certificación según el alcance específico de

sus actividades misionales.

− Sistema de Gestión Ambiental (SGA) con norma ISO 14001:2015, para nivel

estratégico, en el complejo DIPON, para las Unidades DISEC, DITAH y DIRAF.

− Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información -SGSI, con norma ISO

27001:2013, para el nivel estratégico, Unidades OFITE, DIRAF, DIJIN, DIPOL,

DIASE, DIRAN y DINCO.

PROYECCIÓN 2030 DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLES EN
POLICÍA NACIONAL

Consiste en

Teniendo claro que todo sistema de gestión eficaz debe proporcionar valor
agregado a la empresa, mediante buenas prácticas que conlleven a hacer las cosas mejor, de forma más pertinente o más ágil, con menos trámites y optimización de recursos, y hacerlo de manera estandarizada; igualmente, se hace necesario proyectar hacia el futuro la implementación o ampliación de los sistemas de gestión de manera planificada, centrándose en optimizar las áreas de mayor impacto a la Institución y a su entorno

PROYECCIÓN 2030 DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL INSTITUCIONAL

Es el

modelo de gestión y sus componentes deben seguir
evolucionando, para estar a la par de los cambios que ocurren en el país, donde la Institución tiene nuevos e importantes retos a cumplir en los próximos años, y que se enmarcan dentro del Modelo de Transformación Institucional (MTI- Proyección 2030), en alineación con el Plan Nacional de Desarrollo (2019-2022) y las Políticas del Sector Defensa, como son la consolidación de una cultura de convivencia, entendida desde sus categorías jurídicas de seguridad, tranquilidad, ambiente y
salud pública, la lucha para la disrupción del crimen y reducción del delito, la participación cívica, la cooperación internacional integral y dinámica, así como la necesidad de nuevas estrategias institucionales focalizadas en el profesionalismo y bienestar del personal, con el propósito fundamental de generar mayor valor agregado

Procesos

Permiten

Identificar las grandes actividades desarrolladas y

Liderar la Institución como un todo

Clasifican en

Procesos Gerenciales

Definen lineamientos y suministran herramientas para la gestión a nivel nacional

Procesos Misionales

Definen y desarrollan las actividades en cumplimiento de la planeación estratégica

Procesos de Soporte

Suministran los recursos y demás elementos, para la operación de los procesos

Proceso de Evaluación y Mejora

Evalúa el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión Integral

Niveles de Responsabilidad y autoridad

Dueños de la Gestión

DIPON

SUDIR

Dueños de Procesos

INSGE

DITAH

DIRAF

OFITE

OFPLA

SEGEN

COEST

ARCOI

ARCOP

DIJIN

DIPON

Responsables de procesos

DICAR

DIRAN

DITRA

DIPRO

DISAE

POLFA

DINAE

Ejecutores de procesos

Metropolitanas y Departamentos de Policía

MEBOG

Escuelas

Colegios

Centros vacacionales

Centros sociales

Seccionales de Sanidad

Equipo Sistema de gestión

Conformación

Jefe de Planeación de la unidad.

Responsables de direccionamiento estratégico y de recursos.

Responsables de gestión institucional.

Dueños de proceso (aplica para unidades del nivel estratégico y táctico).

Responsables de proceso.

Funciones

Asesorar al Comandante de la unidad en lo referente a la implementación y mantenimiento de
los sistemas de gestión

Aplicar los lineamientos

Gestión del riesgo

Medición Y seguimiento

Mejora en los sistemas de gestión

Liderar la elaboración de las acciones correctivas y planes de trabajo

Realizar el acompañamiento al comandante de la unidad en la evaluación de las acciones correctivas y planes de trabajo.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA POLICÍA NACIONAL

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL:

Teniendo en cuenta

los
conceptos básicos de un Sistema de Gestión Integral, se construye el modelo gerencial de la Policía
Nacional en el cual se reconoce la realidad de la Institución y se estructura la forma en que la misma

se organiza para entregar valor claramente diferenciado a sus clientes y partes interesadas.

DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA POLICIA
NACIONAL

Se define como el modelo gerencial que orienta la gestión del servicio policial hacia la creación de valor a los clientes y partes interesadas, con el soporte de los sistemas normalizados de gestión, mediante un desarrollo integral y armónico de sus tres componentes Estrategia y Gestión Estratégica, Gestión y Estructura de Procesos y Talento Humano y Gestión de la Cultura Institucional, dentro de los lineamientos institucionales para la gestión.

Descripción de los elementos del Modelo de Gestión Integral:

Lineamientos institucionales para la gestión, es el referente superior que expone tanto el perfil como el marco filosófico de la Institución en materia de gestión e inspira y moviliza el accionar institucional, en términos de orientaciones que deben ser acogidas y respetadas plenamente por sus integrantes.

Sistemas normalizados de gestión, que soportan la gestión institucional, mediante la estructura de alto nivel, establecida por la Organización Internacional de Estandarización (ISO).
Los principales sistemas normalizados de gestión aplicables en distintas unidades de la Policía Nacional son: Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), Sistema de Gestión de la Seguridad

Componente Gestión y Estructura de Procesos, que define la forma como la Institución identifica sus principales y grandes actividades, así como sus resultados esperados (Estructura de Procesos) y gestiona su día a día en el marco del mejoramiento continuo para generar valor, responder ágil e inteligentemente a los cambios y alcanzar la estrategia

Componente Talento Humano y Gestión de la Cultura Institucional, que define la Cultura
Institucional (valores, principios y creencias), el desarrollo del talento humano fundamentado en competencias y la forma de traducir esos elementos en conductas y comportamientos visibles en las personas de la Institución, para generar valor

Creación de Valor, que se constituye en el objetivo fundamental del Sistema, para asegurar que
los diferentes clientes y partes interesadas perciban el valor que se genera en la Institución, tanto
por la interacción entre sus componentes, como por la gestión de resultados y el mejoramiento continuo de los diferentes servicios, sin lo cual el Sistema no lograría retroalimentarse para ajustarse a las necesidades que surjan tanto interna como externamente

PERFIL INSTITUCIONAL. Antes de considerar lineamientos para la gestión es
necesario conocer el perfil y el contexto o realidad en que se desenvuelve la Institución.
El perfil como conjunto de aspectos particulares, que permiten describir o delimitar las cualidades o rasgos propios de la Institución se determina en este manual a partir de su naturaleza, propósito, los servicios que ofrece, su arquitectura funcional y su estructura orgánica. Tanto el modelo de negocios o de gestión pública, definido para la prestación de sus servicios, como el análisis del contexto que considera los factores tanto internos como externos que pueden influir en el logro de sus objetivos y su sostenibilidad, son aspectos dinámicos y por lo tanto se convierten en elementos esenciales para la planeación estratégica de la Institución.

A continuación, se define cada uno de los elementos que conforman el Perfil Institucional, así:

Naturaleza Jurídica: conjunto de normas jurídicas que regulan sus actividades.

Propósito fundamental: corresponde a la misión o planteamiento global de las necesidades y
oportunidades del mercado que la Institución pretende atender mediante los servicios que ofrece.

Servicios: corresponde a la definición y clasificación de los servicios misionales que desarrolla la
Institución frente al mandato constitucional, entregados a sus clientes y partes interesadas.

Arquitectura funcional para la prestación de servicios: es el conjunto de elementos
organizacionales (ámbitos de gestión, unidades y procesos.) que describen a la entidad y se relacionan entre sí garantizando la alineación desde los niveles más altos (estratégicos) hasta los más básicos (operativos), con el fin de optimizar la generación de servicios que conforman la propuesta de valor entregada a los clientes y partes interesadas.

Ámbitos de gestión: es el conjunto de actividades que se llevan a cabo por parte de una empresa para las cuales puede fijarse una estrategia común y distinta a las del resto de actividades de la organización. Esta estrategia resulta autónoma del resto, pero no es del todo independiente ya que todas las estrategias de los diferentes ámbitos de gestión están vinculadas dentro de los planes globales de la organización.

Características de un ámbito de gestión: tienen un objetivo diferenciado y único del resto de la entidad o de los otros ámbitos de gestión.

A continuación, se describen los elementos que definen el Perfil Institucional para la Policía Nacional;
así:

Naturaleza: este se delimita a partir del Artículo 218 de la Constitución Política de Colombia de 1991, el artículo 5 de la Ley 62 de 1993, y la Ley 1801 de 2016 o Código Nacional de Policía y Convivencia, que proyectan para la Institución un amplio espectro de responsabilidades asignadas.

Propósito fundamental: la Policía Nacional es una Institución centenaria, creada el 5 de noviembre
de 1891, es la única fuerza de policía en el país, por tanto, le compete la conservación del orden público interno y tiene jurisdicción nacional. Constitucionalmente hace parte de la Fuerza Pública, no es deliberante, no puede ejercer la función del sufragio o intervenir en actividades o debates de partidos o movimientos políticos. Desde 1953 depende del Ministerio de Defensa Nacional (Decreto 1814 de 1953)

Servicios: desde el punto de vista de la planeación y gestión del servicio, es fundamental tener claridad sobre los productos y servicios misionales que ofrece la Policía Nacional, para asegurar que se presten con base en las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Arquitectura de la Institución para la prestación de los servicios: para garantizar el cumplimiento de su misión, la Policía Nacional ha dispuesto que las actividades del servicio policial se deben desarrollar bajo la dirección y supervisión de Unidades Operativas ubicadas en el nivel central que establecen los lineamientos de orden estratégico - táctico, y supervisan el cumplimiento

Ámbito Misional Policial

El nivel Institucional recibe lineamientos para la gestión de los procesos ESTRATÉGICOS, DE SOPORTE y DE EVALUACIÓN Y MEJORA, liderados por la Dirección General, las Direcciones
Administrativas, Oficinas Asesoras y de Control de la Institución: DIPON – ARCOP, SUDIR, INSGE, DIRAF, DITAH, OFPLA, SEGEN, OFITE, COEST y ARCOI.

Unidades Involucradas: En el nivel estratégico-táctico, las Unidades Operacionales, DISEC, DICAR, DIJIN, DIPOL, DIRAN, DIPRO, DIASE, DITRA y POLFA

Objetivo: desarrollar la misión institucional, orientada a mantener las condiciones necesarias de convivencia para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz.

Ámbito Educativo Unidades Involucradas: DINAE y las Escuelas de Policía para la formación y actualización de mandos, patrulleros, la formación en especialidades del servicio y los centros de instrucción.

Objetivo: Direccionar la formación integral del talento humano de la Policía Nacional, a través del proyecto educativo institucional, en cumplimiento de las funciones de docencia, investigación y proyección social, con el fin de contar con personal policial competente, idóneo y sustentado en principios éticos, que contribuya al logro de los objetivos institucionales y a la satisfacción de las
necesidades de seguridad y convivencia ciudadana.

Ámbito de Salud Unidades involucradas: DISAN, Unidades de Sanidad Policial (USP), Establecimientos de Sanidad Policía de baja y mediana complejidad (ESP), Establecimiento de Sanidad Policial Hospitalario de alta complejidad (HOCEN)

bjetivo: contribuir a la calidad de vida de los usuarios, satisfaciendo sus necesidades de salud a través de la administración y prestación de servicios de salud integrales y efectivos

Ámbito de Bienestar

Unidades involucradas: DIBIE, Centros Sociales, Centros Vacacionales, Colegios de Policía

Objetivo 1. Centros Vacacionales o recreativos de la Policía Nacional: prestar los servicios de hospedaje, alimentos y bebidas, actividades culturales y sociales, recreación dirigida y escenarios deportivos, a la comunidad policial y sus beneficiarios.

Objetivo 2. Centros Sociales: brindar servicios de hospedaje, recreativos, deportivos, culturales y sociales a la comunidad policial afiliada y sus beneficiarios.

Objetivo 3. Colegios Policía Nacional: ofrecer un servicio educativo de alta calidad en los niveles de preescolar, básica y media, cimentado en una filosofía humanista, con el fin de contribuir al desarrollo personal, familiar y social de la comunidad policial.

Objetivo 4. Asistencia Social: direccionar ejecutar y controlar la prestación de los servicios del área de asistencia social, desarrollando programas que permitan contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad policial.

Objetivo 5. Vivienda Fiscal: direccionar, adjudicar y verificar el servicio de vivienda fiscal para el policía y su familia, con el fin de solucionar transitoriamente la necesidad de vivienda.

. PENSAMIENTO INSTITUCIONAL PARA LA EXCELENCIA EN LA GESTIÓN.

. Las
organizaciones de todo tipo requieren tener un marco filosófico acerca de cómo realizar la gestión; para el caso de la Policía este inspira y moviliza el accionar de la entidad, a través de referentes superiores que orientan todas las acciones que se realizan en ella.

PENSAMIENTO INSTITUCIONAL PARA LA GESTIÓN. El siguiente es el pensamiento de la Policía Nacional sobre su vocación de servicio misional y en el que se fundamentan sus propósitos hacia la excelencia en la gestión.

SISTEMAS DE GESTIÓN. Los sistemas de gestión tienen como propósito fortalecer
la capacidad administrativa y el desempeño institucional, optimizar la administración del talento humano, y los recursos logísticos y financieros de la Institución. Ellos permiten desarrollar sistemáticamente, en los niveles pertinentes, los lineamientos de cada componente del SGI, contribuyendo a la creación de valor, para cada uno de los clientes y partes interesadas, según su aplicabilidad, en cada uno de los ámbitos de gestión

Los Principales Sistemas de Gestión aplicables en Policía Nacional son:

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC). Se enfoca en el logro de resultados en
relación con los objetivos, necesidades y expectativas del cliente y demás partes interesadas; la integración de estos modelos facilita la planificación, asignación de recursos, establecimiento de objetivos complementarios y evaluación de la eficacia de la organización

Norma ISO 9001. Esta norma internacional especifica requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización requiere demostrar su capacidad para proporcionar regularmente servicios que satisfagan requisitos del cliente, legales y reglamentarios, y cuando aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos en términos que aporten valor, para alcanzar un desempeño eficaz, y mejora continua con base en la evaluación de datos e información.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), versión 2:2017. Considerado
en sí mismo como un modelo de gestión de calidad, se formaliza solo para las entidades públicas en Colombia, mediante el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017; este “se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño institucional que generan valor público” (CONSEJO PARA LA GESTIÓN YDESEMPEÑO INSTITUCIONAL, 2018)

GESTIÓN DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES.

Considerado otro punto focal en

la excelencia en la gestión, que involucra el compromiso del alto mando institucional, para que a través de su estrategia y gestión estratégica, se permita identificar, evaluar y gestionar los eventos potenciales, tanto externos como internos, que puedan llegar a afectar la estrategia y los objetivos
institucionales, los cuales podrían tener un impacto negativo, positivo o de ambos tipos a la vez. Los postulados para el fortalecimiento de la gestión del riesgo institucional, se encuentran en el documento “Política de la Gestión Integral del Riesgo”.

ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL (HSL) COMO MECANISMO PARA LA
INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN.

Dado que la estructura HSL es común para los Sistemas Normalizados de Gestión, basados en ISO
9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 la integración es relativamente factible, aspecto que facilita la planificación, la ejecución de actividades dentro de los procesos institucionales, la medición y el reporte de resultados, permitiendo la racionalización en el uso de los recursos y mayor eficacia administrativa para demostrar los resultados de la gestión institucional, ante las partes interesadas, incluyendo el Estado, la ciudadanía, los colaboradores, la comunidad policial, el ambiente y los entes de control, entre otros

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COMO FUNDAMENTO DE LA EXCELENCIA EN
LA GESTIÓN

a gestión del conocimiento entendida como el proceso o práctica intencional y
estructurada, tendiente a adquirir, aprehender, compartir y explorar saberes productivos, donde quiera que se encuentren, con la finalidad de mejorar el aprendizaje y el logro de la organización.

Relación entre doctrina y gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento se apoya en la administración de la doctrina policial, que determina qué tipo de doctrina se requiere, según un análisis de necesidades y del estado del arte, además de lo anterior la gestión del conocimiento
determina cuál es su aporte en valor agregado, quién la debe utilizar y cómo utilizarla, cómo difundirla, cómo apropiarla y cómo mantenerla.