rПрояв гарного тону — починати листа привітанням і зверненням до адресата.Будьте ввічливим:при зверненні до незнайомої вам людини назвіть себе;не забувайте вживати слова «будь-ласка» (при зверненні з проханням) та «дякую» (після отримання допомоги);уникайте фраз, що можуть стати причиною конфлікту на релігійній, расовій, політичній чи іншій основі.Заповнюйте поля Кому, Тема, Важливість листа:поле Кому (To) потрібно заповнити обов’язково. Інакше залишиться незрозумілим, на яку адресу потрібно доставити лист. Якщо ви відправляєте повідомлення кільком адресатам, у полі Кому вкажіть їхні електронні адреси, розділяючи їх комою. У разі потріби вказуйте електронну адресу у полі Прихована копія;у полі Тема (Subject) завжди вказуйте головну думку повідомлення, інше є ознакою поганого тону;бажано зазначати ступінь важливості повідомлення. Якщо лист позначено як важливий, адресан буде намагатися прочитати та відповісти на лист одразу. Але не зловживайте наданою можливістю, інакше ваші партнери по листуванню швидко зрозуміють, що не варто звертати на це увагу.Використовуйте адресну книгу, щоб правильно вказати адресу одержувача повідомлення.Отримані повідомлення зручно розташувати у тематичних теках, щоб полегшити подальшу роботу з пошуку та написання відповіді на електронні листи. Непотрібні повідомлення краще видаляти, щоб не засмічувати зайвими листами власну поштову скриньку.Відповідайте на отримані повідомлення якомога скоріше. До речі, у деяких фірмах корпоративна етика передбачає відповідь на електронного листа протягом 30 хвилин у робочий час. Щоб відповісти на отримане повідомлення, достатньо у вікні поштового клієнта натиснути кнопку Відповісти (Reply). Після цього на екрані з’явиться форма для нового повідомлення, у якій автоматично буде заповнено поле Кому, а в тілі листа буде подано текст отриманого листа.Використовуйте цитати. Якщо вам потрібно посилатися на деякі слова співрозмовника, включайте до повідомлення цитати.Намагайтеся узгодити розмір створюваного електронного повідомлення з його вмістом і метою листування:відокремлюйте абзаци, щоб полегшити сприйняття змісту;будуйте речення згідно з правилами граматики — і орфографії, і синтаксису;не відправляйте електронною поштою вкрай особисту, фінансову й дуже важливу інформацію;дотримуйтеся визначеної вами теми листа;якщо в листі потрібно розглянути більшу кількість питань чи поспілкуватися з інших тем, розбийте лист на кілька частин і надсилайте кожну з них окремим повідомленням.Виражайте емоції спеціальними зображеннями — смайликами, але не зловживайте цим у діловому листуванні.Не додавайте без потреби вкладення до листа, яке істотно впливає на його розмір. Стискайте прикріплювані файли. Повідомляйте адресата, які файли додаєте до листа, бо інколи через прикріплені файли розповсюджуються комп’ютерні віруси. Не намагайтеся прикріпити до листа вкладення великого розміру.Використовуйте електронний підпис. Електронний підпис — це спеціально створений файл (signature) вашого текстового підпису, що його поштовий сервер автоматично додає після змістової частини електронного листа.
