DOCUMENTOS CONTABLES ,COMERCIALES Y TITULOS DE VALORES
DOCUMENTOS
CONTABLES
Soportan una
transacción
comercial
Factura electronica
factura en formato
electronico
obligado a facturar
Adquiriente
Proveedor tecnologico
Catalogo de participantes
factura electronica
Codigo unico
Extractos bancarios
se registran movimientos
Componentes
Saldos iniciales
Intereses
avances
Saldo final
cargos y
abonos
Consignaciones
bancarias
registrar el heccho economico
carateristicas
registro emitido por la registradora
del banco
ELEMENTOS
Ciudad y fecha
Numero de cuenta bancaria
Valor a consignar en numeros y letras
Nombre de quien consigan
Telefono
el sello y firma de la persona
autorizada
Notas credito
Disminuciones por conceptos de
descuentos
Caracteristicas
docuemtno utilizado para reconocer cambios en las facturas , evidencia de dinero
Devueltos al cliente por inconformidades
soporte cuando se anulan los facturas
valor
corrige datos , valores iniciales de las facturas
Notas debito
Representa ingreso
Caracteristicas
nombre e identificacion
consecutivo
valor
concepto
firma responsable
Comprobante de
contabilidad
La base de los estados financieros
presentan un consecutivo para vincular
con las operaciones comerciales de forma cronologica
Fecha
Detalle
cuantia
registro contable
recibos de caja
menor
fondo para pagos minimos
caracteristicas
Registra ciudad y fecha
valor y concepto
pagado al beneficiario
soporte de pago anexo
consecutivo
Declaracion de renta,
IVA,retencion de la fuente y
ICA
pagos efectuados al gobierno
Impuesto al valor agregado (IVA)
Retencion en la fuente
Impuesto de industria y comercio
Impuesto de renta y complementario
Factura cambiaria de
compra y venta
requiriemientos
denominada como factura de venta
apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor
o quien presta el servicio
*Modificado* apellidos y nombre o razon y NIT
adquiriente de los bienes junto con la discriminacion del IVA pagado
numero que corresponde aun consecutivo de factuiras de venta
descripción específica o genérica de los artículos
valor total
fecha de expedicion
nombre ,razon social y NIT impreso en la factura
indicar la calidad de retenedor del impuesto
sobre las ventas
declarado inexequible corte constitucional
Notas de contabililida
Enmendar errores o realizar
ajuste contable
caracteristicas
reconoce la disminucion de un activo en la depreciacion
se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable
registra las amortizaciones en los creditos bancarios como control
utilizado solo para el area de contabilidad
Nomina
respaldo pago a empleados
caracteristicas
columnas que representan nombres ,apellidos y
documento de identidad
en las columnas se encuentra el devengado
y los descuentos que por ley tiene los empleados
columna de horas extras y comisiones
presneta nombre de la empresa ,NIT,
dirección y periodo de pago
Factura equivalente
no es obligatorio pero se debe tener como soporte
requisitos
estar denominado expresamente como
sistema POS
debe llevar numero consecutivo
EJEMPLOS
Expedidos por la maquinas
registradora
boletas de espectaculo
Debe presentar NIT
especificaciones de la transacción
Comprobante de
ingreso
dineros recibidos en la empresa
caracteristicas
nombre de la empresa NIT
numero consecutivo
direccion y datos generales de la empresa
ciudad y fecha donde se realiza la transacción
el concepto por el cual se recibe el dinero
el valor en números y letras
el numero de cheque y banco de origen
debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
el registro contable con la afectación a las cuentas respectivas
firma de quien elaboró ,aprobo y contabilizo
Combrobante de egreso
orden de pago
caracteristicas
numero del comprobante ,ciudad de origen
fecha
el valor en numero y letras
el registro contable , el numero del cheque
datos del beneficiario como: identificacion ,firma y fecha en las que recibe
las firmas de elaboración ,aprobado por y contabilizado por
Comprobante de venta
con tarjeta de credito
pagos con tarjeta
caracteristicas
tarjeta credito
definir la ciudad y el nimbre del establecimiento comercial fecha y plazos de pago
cuenta de ahorros
la transacción se descuenta automaticamente y se notifica en el correo
Recibo de
transferencia de fondo
y pago interbancario
se realiza desde un dispositivo móvil
con acceso a internet
caracteristicas
presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias
una cuenta de destino al banco que transfiere los recursos
valor a transferir
fecha que se genera automaticamente
por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar la contabilidad
se genera automáticamente
Planilla integrada de liquidación de
nomina
brinda informacion a empleados y entidades
caracteristicas
registra las diferentes novedades
comisiones
sueldos
incapacidades
LIBROS CONTABLES
Los libros contables están conformados por comprobantes de contabilidad base para la elaboración de estados financieros
Libro diario
registra el dia a dia de las operaciones comerciales
caracteristicas
fecha de elaboración
Códigos contables, aplica principio básico de la partida doble.
Presenta una columna de la cuenta auxiliar, generalmente trabajada a seis (6) Dígitos.
Clasificados en asientos
normales
operaciones diarias
de ajustes
depreciaciones y amortizaciones
cierre
cierres de cuentas
Columna para los débitos.
Columna para los creditos
Sumas iguales
Libro mayor de balances
comportamiento financiero del periodo
caracteristicas
Posibilita la elaboración de estados de resultados integrales.
Permite la elaboración de estado de situación financiera.
diligenciamiento
registra número de folio mayor
Codifica nombre de la cuenta contable utilizada.
Registra saldo del mes anterior, acorde al principio de partida doble y naturaleza de las cuentas débitos y créditos.
movimientos del periodo ,que reciben los débitos y créditos de las transacciones
Restar y sumar acorde al caso y naturaleza de las cuentas para obtener el nuevo saldo de inicio para el nuevo periodo.
resumen de la información
Libro de actas de asambleas
soporte de lo ocurrido en las reuniones de asambleas
diligenciamiento
registro de fecha de la solicitud
registro razon social y NIT
indicar el tipo de inscripcion
direccion de la pagina web
nombre y firma del representante legal
nombre y firma del revisor fiscal , anexando tarjeta profesional
Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
se registra información básica de la empresa
orden cronologico
actas firmadas por el presidente y secretario
forma de convocatoria
orden del dia
nombre y calidad de los asistentes
numero de votos
Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social y registro social
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libros.
Fecha de solicitud
Nombre de la sociedad y numero de matricula
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia.
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad.
Libros auxiliares.
reflejan de forms ordenada las operaciones realizadas por la empresa
carateristicas
Nombre del libro auxiliar
fecha de transacción
Detalle de la transaccion
Ejemplos
Libros aux de banco
Libros aux de caja
Libros aux de IVA
Libros aux de inventarios
Debitos
Creditos
Saldos
TITULOS DE
VALORES
contiene un derecho transmisible
normativos
estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona
las acciones
a la orden
se transfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento, se agrega la expresión “a la orden”. Con la firma del endosante se transfiere responsabilidades al endosatario
letra de cambio
pagare
al portador
donde el reconocimiento se hace a quien ostente el título,
cheques
DOCUMENTOS NO CONTABLES
Informativos
cotizacion
relaciona las características del negociacion
del producto o servicio
Membrete: logo ,nombre de la empresa
precio del producto o servicio
descripción del producto o servicio
refrencias del productoi
fecha de entrega
forma de pago
tiempo de validez de la cotizaccion
nombre de la persona que solicita la cotización
nombre del asesor
pedido
decision de adquirir el producto
Membrete : logo , nombre de la empresa
precio unitario del producto que va a comprar
descripción del producto
cantidad
referencias del producto
fecha de entrega
forma de pago
observaciones
firma
remision
soporta la entrega del pedido
Membrete : logo , nombre de la empresa
descripción del producto
cantidad
referencias del producto
fecha de entrega
numero de pedido
transportador