Valoración documental

Es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los lazos de transferencia de acceso de conservación o eliminación.

Beneficios:

Controla los procesos archivísticos, y además permite el manejo integral de documentos.

1. Fijar plazos de transferencia cuando sea apropiado y según todas las normas.

2. Definir plazos de acceso para la consulta o la transferencia en las series

3. Conservación o la eliminación de los resultados posibles.

Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales, técnicos o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Los documentos se valoran porque se producen en una cantidad exagerada y además muchos de ellos son documentos que son del patrimonio cultural de países con de ciudades, los documentos son un legado, por eso se valoran los documentos para permitir y reconocer el acceso a la información y la confiabilidad de los documentos.

Son:

Valoración aquí se determina los valores primarios y secundarios de las series documentales para fijar los plazos de vigencia y transferencia.

Selección son los plazos de los documentos que han de ser eliminadas o conservada según lo que se determina en la valoración.

Conservación o eliminación estos son los documentos que van hacer destruidos o eliminados según los plazos establecidos en la selección.

Disposición total de los documentos.

Es la Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes

Trasnferencia documental primaria

Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión o de oficina al archivo central.

Transferencia documental secundaria

Es la remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente.

Es una actividad previa, que consiste en que queremos dejar para el futuro, además de analizar la combinación entre la teoría, la estrategia y la metodologia de la valoración de documentos.

Es el arte de la destrucción a través de conceptos y métodos más defendibles de valoración de documentos para su conservación archivística a largo plazo.

Da pautas para el analisis de funciones y procesos para la caracterización de funciones y procesos de las organizaciones

Análisis e interpretación de la información recolectada

Investigación, preliminar sobre la institución y fuentes.

Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación.

Aplicación, seguimiento y actualización.

Están son labores intelectuales por las cuales se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital

Archivos de gestión

Documentación activa

Archivo central

Documentación semi-activa

Archivo histórico

Documentación inactiva

Valoración electronica

Se conserva los documentos electrónicos por periodos de tiempos determinados en función de su valor

Aunque tiene sus desventajas: -Almacenamiento lleno. - Difícil de controlar loa documentos. -Riesgos de pérdida.

La valoración debe ser objetiva.

La valoración debe de cumplir con la objetividad y contemporaneidad a los documentos valorados, dependiendo siempre de las legislaciones y leyes del actual momento .

Objetividad con la gestión y patrimonio cultural además teniendo presente el equilibrio de los documentos.

Es el elemento de una unidad documental que no constituye un documento de archivo, esté o no físicamente separado por razones de conservación u otros motivos.

Por ejemplo: un sello pendiente, una firma, el texto insertado de otro documento de archivo, etc.

La serie es un conjunto de documentos producidos por uno o varios agentes de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Es un testimonio continuado- carácter repetitivo y carácter seriado, de una o varias actividades en un proceso.

La serie es un testimonio de evidencia prueba de algo de carácter documental.

En la serie se debe hacer referencia documental cuando se le da un nombre.

Son reflejos de acciones y procesos.

Para caracterizar una serie es:

Tipo uniforme de expediente.

Un documento determinado para hablar de una serie.

Conjunto de acciones o una actividad concreta/ determinada

Situaciones de las series

1. se confunde mucho el tipo documental con la serie, -Tipo documental es un ente abstracto. y la -Serie es concreta.

2. Para hablar de una serie documental se necesita un producto determinado , una oficina determinada.

3. La forma de tramitación por la evolución de las entidades y saber que pasa en esos cambios para valorar.

Volumen de las series:

Agrupación- de documentos existentes.

Es mas fácil identificar las series si ellas cuentan con una tramitación legal,y definidas

Tipos de relaciones de series

Son elementos aislados

que son:

Recapitulativas o recopilatorias

Series antecedentes o procedentes con series decendentes

Series relacionadas en general o complementarias

Series subordinadas

Series paralelas

Es el conjunto de documentos de una serie, de caracter funcional.