T.8 PROTOCOLO DE LA ATENCIÓN TELEFÓNICA
NORMAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
No utilizar los sistemas informáticos para fines privados sin la autorización de la empresa.
Estar autorizados para extraer datos o ficheros informáticos.
No divulgar las contraseñas de los sitemas informáticos ni tampoco las de los ficheros que contengan datos de carácter personal.
Utilizar los datos recabados solo para los fines que se crearon.
Mantener en secreto los datos que manejan en la empresa.
CONTROL DE LLAMADAS
Se realiza a través de un documento en el que se registran y organizan tanto las llamadas entrantes como las salientes.
RECOGIDA Y TRANSMISIÓN DE MENSAJES TELEFÓNICOS
Mensajes en el contestador
Nota o aviso de llamada
No existe un modelo unificado para todas las empresa, cada una puede eleborar el modelo que más se ajuste a sus necesidades.
Protocolo de actuación
El contenido del mensaje tiene que ser claro y la persona que lo recibe deberá repetirlo para verificar que ha tomado de forma correcta el texto de del mensaje.
PROTOCOLO DE ACTUACIÓN ANTE LAS COMUNICACIONES TELEFÓNICAS
Situaciones especiales
Finalización de llamadas
Transferencia de llamadas
Interlocutor en espera
Recepción de llamadas
Emisión de llamadas
Despedida
Desarrollo
Presentación
Preparación
RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA (RSC)
Es el compromiso de las empresas para generar un impacto positivo en el entorno en el que se desarrolla su actividad.
Invertir una parte de los beneficios en colectivos menos favorecidos, como, por ejemplo, las personas sin hogar.
Apoyar la educación en zonas menos favorecidas.
Implantar sistemas que reduzcan el consumo energético.
Favorecer la igualdad de sexos
LA CULTURA DE LA EMPRESA
Es la personalidad de la empresa, determinada por sus valores, creencias, normas, prácticas por los empleados.
Valores
Visión
Misión
T.7 LA COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
NORMAS BÁSICAS DE CONDUCTA EN LAS COMUNICACIONES TELEFÓNICAS
Llamadas internacionales
Búsqueda de información telefónica
Las barreras y dificultades en la comunicación telefónica
Avances tecnológicos:
Teléfonos de texto, videoteléfonos, servicio de intermediación, teléfonos para ciegos.
Tipos de barreras:
Semánticas, ambientales, fisiológicas, psicológicas, verbales.
Utilización adecuada de los componentes de la atención telefónica
La voz, el lenguaje, la escucha, el silencio
CENTRALES TELEFÓNICAS
Prestaciones habituales de servicios de las centrales
Prestaciones de las centrales virtuales.
Prestaciones propias de las centralitas IP
Funcionamiento de una central telefónica básica
Centrales virtuales
Centrales VoIP
Centrales con dispositivos PBX
Centrales convencionales
Centrales telefónicas privadas
Centrales telefónicas públicas
MEDIOS Y EQUIPOS TELEFÓNICOS
Usos y servicios que ofrecen los medios y equipos telefónicos
Herramienta de markenting
Profesionales o laborales
Privados o particulares
Tipos de teléfonos
Públicos
IP
Móviles
Multimedia
Básicos
Convencionales
Inalámbricos
Fijos
PROCESO DE COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
Expresión no verbal
Elementos asociados al comportamiento.
Elementos paralingüísticos.
Expresión verbal
Expresarse correctamente.
El teléfono en el mundo laboral.
Es la transmisión de información entre el comunicante y un receptor usando distintos dispositivos de telefónicos: fija, móvil o a través de internet.
Confirma los datos
Cierre
Muestra objeciones
Tratamiento
de las objeciones
emisor/receptor
Expone los
argumentos de la
llamada
Escucha las respuestas
Argumentación
Argumenta e informa
Indica el motivo
de la llamada
Identificación
de necesidades
Realiza una
escucha activa
Realiza la llamada
Toma de contacto
Saludo
Identificación de
la persona y de la
empresa a la que
representa
Contesta a
la llamada
Preparar la llamada
T.6 DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LABORAL
5. LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: TRÁMITES Y DOCUMENTOS
Los documento administrativos
De juicio
De constancia
De transición
- Notificación.
- Publicación.
- Oficio.
- Nota interior.
De decisión
Trámites ante la Administración
4. DOCUMENTACIÓN LABORAL VINCULANTE
Recibo de salarios
Determinación de bases de cotización
Cuotas Seguridad Social a ingresar = Base X tipo (%)
Existen cuatro conceptos de cotización:
- Base contingencias comunes.
- Base desempleo.
- Base formación profesional.
- Base horas extra.
Líquido a percibir
Importe final que recibirá el trabajador/a. Es el resulatdo de restar el total devengado el importe de todas las deducciones.
Deducciones
Cantidad total que aparece como <<total devengado>> no será el importe final que recibirá el trabajador/a. A esta cantidad será necesario descontar las deducciones por:
- IRPF
- Seguridad Social
- Otras deducciones
Devengos
Cantidades que percibe el trabajador/a, distribuidas en diferentes conceptos.
Encabezado
Datos de la empresa incluyendo, además del nombre o razón social, el código d eidentificación fiscal (CIF) y los datos del trabajador/a, indicando su número de afiliación a la Seguridad Social, la categoría profesional y el grupo de cotización al que pertenece. Es necesario incluir el período de tiempo por el que es renumerado.
Contrato de trabajo
Contenido de un contrato
- Identificación de la empresa.
- Identificación del trabajador/a.
- Fecha de inicio de la relación laboral. En los contratos temporales, duración previsible.
- Domicilio social de la empresa y centro de trabajo donde el trabajador/a prestará sus servicios habitualmente.
- Categoría o grupo profesional desempeñado por el trabajador /a.
- Salario base y complementos salariales que va a percibir.
- Duración y distribución de la jornada de trabajo.
- Duración de las vacaciones.
- Período de prueba.
- Convento colectivo aplicable.
Sujetos de un contrato
Trabajador/a
• Persona jurídica.
• Persona física:
- Mayor de 18 años. - Extranjero/a con permiso de trabajo y residencia
- Menor de edad emancipado.
- Menor de edad a través de representante legal. - Menor de 16 años en espectáculos públicos con autorización de la autoridad laboral.
Empresario/a
• Persona jurídica (sociedades).
• Persona físicas (individuos).
- Mayor de 18 años - Menor de edad a través de representante legal.
- Menor de edad emancipado.
3. DOCUMENTOS DE GESTIÓN DEL PERSONAL
Control de absentismo
Situación producida como consecuencia del abandono del desempeño de sus funciones por parte del trabajador/a d eforma dileberada o de forma involuntaria e innevitable.
Ficha de empleado
Datos personales
- Nombre y apellidos.
- Dirección.
- Tfno. de contacto.
- Contacto de emergencias.
- Correo eléctronico.
- Cta. bancaria para renumeración.
Datos laborales
- Categoría profesional.
- Cargo/Puesto.
- Centro de trabajo.
- Modalidad de contrato.
- Fecha de inicio/fin contrato.
- Jornada y turno.
- N.º de afilación a la Seguridad Social.
2. DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN DEL PERSONAL
Órdenes de trabajo
Documentos de carácter interno que utiliza empresa como sistema para determinar con detalle el trabajador concreto que debe realizar un empleado/a durante una jornada laboral.
Calendario laboral
Las empresas la confecciona para planificar, gestionar y optimizar.
Período vacacional.
Descansos durantes la jornada laboral: 15 minutos en jornada continuada superior a 6 horas.
Distribucción de los días de trabajo y descansos semanales.
Tipo de jornada: continuada, intensiva o partida.
Turnos de trabajo.
Horario de trabajo.
Días festivos: nacionales, autonómicos y locales.
1. EL DEPARTAMENTO EN RECURSOS HUMANOS
Administración del personal.
Retribuciones.
Seguridad y salud laboral en el puesto de trabajo.
Evaluación de los trabajadores.
Reclutamiento y selección del personal.
Planificación de tareas y puestos.
T.5 DOCUMENTOS BÁSICOS EN LA EMPRESA
3. LOS LIBROS DE REGISTRO
(IVA) es un impuesto indirecto que se incluye en las facturas.
Libros de registro de facturas:
Recibidas
Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA soportada.
Datos identificativos del expedidor d ela factura y su NIF.
Número de recpeción, fecha de expedición y fecha de operación.
Expedidas
Base imponible, tipo impositivo (%IVA) y cuota tributaria (base imponible por tipo impositivo).
Datos identificativos del destiantario.
Fecha de expedición y fecha de operación (se ha podido vender en mayo y la factura tener la fecha de junio).
Número y serie (si la hubiera) de la factura o documento sustitutivo.
2. LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
La factura
Documento que justifica legalmente la operación de compraventa. Emitida por el proveedor o vendedor.
El albarán
Documento emitido por el vendedor que sirve como justificante de entrega de la mercancía que se envía.
Albarán sin valorar
Albarán valorado
El pedido
Refleja la solicitud de las mercancías o servicios que necesita un comprador.
Formas de realizar un pedido
Por escrito
Oral
Tipos de pedido
Condicional
Firme
1. LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA
Además de estos documentos, las empresas tienen informatizados datos que son necesarios para el control y la organización de todas las actividades que realizan con sus proveedores y clientes.
Ficha de clientes
Ficha de proveedores
Ficha de producto
Ficha de almacén
Operación en la que una persona (comprador o cliente) tiene una necesidad y desea adquirir un producto o servicio a otra persona (vendedro o preveedor). En este tipo de operaciones comerciales se generan una serie de documentos:
Factura
Albarán
T.4 EL ARCHIVO Y SU GESTÓN
8. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Algunas de las medidas que pueden adoptar las empresas en relación con la seguridad y el acceso a la información.
Confidencialidad
Confidencial
Restringida
Pública
7. TÉCNICAS BÁSICAS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
Una gestión eficaz de los archivos posibilita que la información perdure en el tiempo y pueda ser localizada de forma rápida.
Expurgo
Documentos para su destrucción atendiendo al archivo
Archivo inactivo
Archivo semiactivo
Archivo activo
Acesso y entrega
Fecha de devolución y observaciones
Plazo máximo
Registro de consulta o préstamo
Autorización
Solicitud de préstamo
Conservación
Control de acceso
Adopción de medidas preventivas
Mantenimiento y control de las instalaciones
Almacenamiento
Los documentos se archivan lo antes posible, para evitar posibles extravíos, y se hace teniendo en cuenta si se trata de un documento impreso o digital, siguiendo un orden lógico que facilite su localización.
Seguimiento
Préstamos, consultas y expurgo
Archivo
Codificación
Clasificación
Distribución
Registro
6. MÉTODOS DE ARCHIVO
Cada empresa diseña su método de archivo en función del tipos de información, la manera en que está presentado, la persona o personas que lo van a consultar y la frecuencia de uso.
Registro mensual
Registro semanal
Registro diario
5. MATERIALES Y EQUIPOS DE ARCHIVO
Mobiliario de archivo
Armarios de oficinas
Armario móvil
Armario giratorio
Armario para carpetas colgantes
Estanterías
Materiales auxiliares
Guías
Etiquetas adhesivas
Pósit
Fichas
Equipos de archivo
Carpetas
De suspensión
Con sujección
Simples
Archivadores
Bandejas
Cajas de archivo
4. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y CODIFICACIÓN
Clasificación cronológica
Clasificación geográfica
Clasificación por asunto
Clasificación alfanumérica
Clasificación numérica
Clasificación alfabética
Para tener un archivo en perfecto estado conviene tenerlo clasificado, ordenado y codificado.
3. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Consiste en ordenar y asiganr los documentos al propio archivo, y para ello, primero se calsifican y después se ordenan.
Debe cumplir una serie de requisitos:
Adecuada y eficaz
Iniciarse con el nacimiento
Constante
Darse a conocer
Ser metódica
Planificada
Personalizada
2. TIPOS DE ARCHIVO
Ubicación
Mixto
Descentralizado
Centralizado
Frecuencia de uso
Inactivo o definitivo
Semiactivo
Activo
Soporte
Informático o multimedia
Físico
Titularidad
Archivo privado
Archivo público
1. EL ARCHIVO
Conjunto de documentos producidos por una empresa en el desarrollo de sus actividades, de manera orgánica y automática y conservados como testimonio de información.
Hay tres grandes razones para que cualquier empresa cuente con un archivo correctamente organizado.
Como consulta de datos
Por propio interés
Por imperativo legal
T.3 LA ENCUADERNACIÓN
7. ELIMINACIÓN Y RECICLADOS DE RESIDUOS
Medidas para minimizar el impacto de residuos
Fotocopiar e imprimir a doble cara o reducir.
Romper el papel antes de depositarlo en los contenedores.
Disminuir el uso de papel.
Presta atención a los aceites.
Aprovechamiento de tinta en la etapa de impresión.
Separación y reciclado de papel.
Los residuos que se producen en el sector de las artes gráficas se calsifican en función de su peligrosidad y la fase de producción.
Residuos no peligrosos
El resto de residuos se consideran no peligrosos y siguen las normas y condiciones de eliminación y reciclado que determinen las entidades locales comunes para la ciudananía.
Resiudos peligrosos
Restos de película, papel fotogtráfico, soluciones fijadoras y contenedores de productops químicos vacíos.
Pilas y baterías
Resto de tintas, disolventes, restos de reveladores, planchas de caucho, polímetros, soluciones de grabado, moldes, etc.
Papel de impresiones procedentes de tratamiento de aguas.
Restos de adhesivos, guantes, mascarillas usadas e impregnadas de sustancias peligrosas y trapos impregnados de dilsoventes orgánicos procedentes de la limpieza de las máquinas.
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN LA ENCUADERNACIÓN
Medidas preventivas en aparatos eléctricos
No conectes muchos aparatos a un mismo enchufe, ya que puede recalentarse.
No limpies la máquina con limpiadores abrasivos.
No debes sumerguir el cable, los enchufes o el aparato eléctrico en agua ni en cualquier otro líquido.
Instala la máquina en un lugar accesible y cercano a la toma de corriente.
No plastifiques objetos metálicos.
No introduzcas ningún objeto metálico (tijeras, clips, ...) en las zonas de entrada a quemarse.
No pongas la máquina en funcionamiento con un cable o un enchufe dañado.
Desenchufa la máquina cuando no la estés utilizando y para limpiarla.
No malipules aparatos eléctricos pisando suelo mojado.
No emplees productos inflamables para la limpieza diaria de restos de papel, polvo o cola.
Desconecta la máquina siempre que sea necesario realizar una operación de reparación, revisión o mantenimiento.
No toques determinadas partes de la maquinaria hasta que esté totalmente apagada, así evitarás quemaduras.
No traslades equipos conectados.
Condiciones de seguridad
Taladra siempre con la palanca en la posición superior.
Vacía el recipiente de desperdicios con regularidad; de no ser así, comenzarán a salir por otras ranuras de la máquina y provocará un atasco.
Asegúrate de que los documentos no contienen grapas, clips y otros objetos ajenos al papel del documento.
Ten cuidado al realizar los primeros taladros con la máquina, las cuchillas pueden tener grasa.
Coloca la máquina en un área segura y estable de trabajo para impedir que se caiga y, como consecuencia, se dañe y/o cause lesiones personales y daños materiales.
Coloca solo papel y material para las tapas en la abertura de perforación.
Utiliza los medios de protección para realizar el trabajo de forma segura.
Revisa el estado de los equipos y de las herramientas auxiliares de forma periódica y siempre antes de comenzar la actividad.
Usa adecuadamente la maquinaria y las herramientas auxiliares, según las indicaciones del fabricante.
5. MATERIALES UTILIZADOS EN LA ENCUADERNACIÓN BÁSICA
A la hora de encuadernar, conviene tener listo el material que va a ser necesario: el papel y el material para portadas y contraportadas.
Materiales para portadas y contraportadas
Cubierta PVC
Laminado
Otros materiales
Cartón
Cubierta de tela
Papel
Papel ecológico
Papel estucado
Papel offset
4. AJUSTE DE EQUIPOS Y MANTENIMIENTO
Sustitución de componentes
Sonidos
Revisión
Comprobación
Sujección
Lubricación
3. ÚTILES Y HERRAMIENTAS PARA ENCUADERNAR
Destructoras
Ventajas e inconvenientes de las destructoras
Inconvenientes
Según el modelo utilizado, hay tiempos de espera por calentamiento del equipo.
Hay que intervenir un tiempo determinado a realizar el proceso.
El proceso de destrucción genera ruido.
Ventajas
Mantiene la limpieza y el orden en la oficina.
Fomenta el reciclado.
Se realiza la destrucción de la documentación en la propia oficina.
Incidencias con las destructoras
Cambiar el depósito del lubricante en el caso de que sea una destructora autolubricante, o añadir una gota a las cuchillas de manera habitual si la máquina no cuenta con un depósito específico.
Comprobar que no está atascada y que las cuchillas están bien.
Comprobar que está encendida y que el depósito no está lleno.
- Desenchufarla y dejarla enfriar, pues puede estar sobrecalentada. - Mirar si está atascada y actuar conveniente.
Vaciar el papel, retirar el papel atascado invirtiendo el sentido del triturado y engrasar o cambiar las cuchillas.
Chirría
No tritura
No funciona
Se para
Se atasca
Complementos de las destructoras
Cambiar el depósito de residuos
Cambiar la bolsa para restos recicables
Lubricar las cuchillas de corte
La ley Órganica de protección de Dato (LOPD) obliga, en ciertos casos, a la eliminación definitiva de la documentación que genera una empresa y que contiene información confidencial (datos de carácter personal o fiscal).
Plastificadoras
Incidencias con las plastificadoras
Comprobar que se ha quitado el protector de fundas.
Apagar la máquina y desenchufarla y esperar a que se enfríe.
Elegir una funda de mayor tamaño.
Disminuir la temperatura.
Comprobar que la guía esté bien colocada.
Limpiar los rodillos.
Comprobar que el papel no sea térmico.
Usar fundas menos gruesas.
Hay un atasco.
No sale el documento.
Se despega en las esquinas.
Presenta ondulaciones.
Sale enrollado.
El acabado presenta manchas.
El acabado aparece emborronado.
El acabado no es transparente.
Se empelan para mejorar el aspecto de los documentos y darles una mayor protección.
Herramientas de taladrar y perforar
Incidencias con las herramientas de taladro
Limpiar el depósito de residuos.
Reducir el número de hojas.
Ajustar correctamente el papel en la máquina.
Comprobar que el depósito de residuos no está lleno. Vaciarlo si es necesario.
La máquina se atasca.
Las orillas del papel resultan dañadas.
No perforan las orillas.
Las perforaciones no son correctas.
Conviene usar protección ocular y comprobar que no hay objetos metálicos antes de perforar.
Tipos de perforadora
Eyelet u ojete
De dos o cuatro brocas
De una broca
Preparan los documentos para poder presentarse en anillas.
Herramientas de corte
Incidencias con las herramientas de corte
Soluciones
Hacer los cortes con rapidez y con la misma fuerza en todos los casos.
Sustituir la cuchilla; puede estar desgastada.
Pon menos papel en la base de corte.
Alinear los papeles.
El corte no es homogéneo.
Dificultad para hacer el corte.
El corte presenta aristas.
El corte no es recto.
Medidas de seguridad
Seguir las indicaciones del fabricante en el caso de las cizallas y guillotinas eléctricas.
Activar el bloqueo de seguridad si no se emplea la máquina.
Proteger la sección de corte cuando no se emplea.
Tipos de guillotina
Programable
Semiautomática
Portátil
Automática
De sobremesa
Las cizallas y guillotinas sirven para cortar documentos con un acabado recto y limpio. ㅤ ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤ A la hora de elegir una herramienta de corte u otra, conviene tener en cuenta estos aspectos.
Tipo de usuario: profesional u ocasional.
Tamaño de la máquina: gran formato, medio, plegable, de sobremesa, etc.
Tipo de corte que se requiere: ondulado, trepado, recto, etc.
Números de hojas que se van a cortar de manera habitual.
Profesionales
Plegadora, hendedora, alzadora, máquina de coser y guillotina.
Auxiliares
Alicates, cúter, tijera, cerrador de ibiclick y quitagrapas.
Básicas
Cizalla, taladradora, plastificadora y destructora.
2. TÉCNICAS DE ENCUADERNACIÓN
Fastener o tornillo
Un método fácil, rápido y económico. Además, permite añadir y disminuir el número de páginas en cualquier momento.
Cartoné o tapa dura
Supone un alto coste y se emplea para libros o documentos con alto valor y de los que se espera una perfecta presentación.
Encuadernación térmica
Facilita el archivo y la clasificación de información utilizando lomos de distintos colores. Se trata de carpetas preecoladas unidas por cola caliente.
Cremallera ibiclick
Permite la apertura y cierre del espárrago tantas veces como se desee para insertar o sutituir hojas en cualquier momento, sin dificultad y sin necesidad de ningún tipo de material adicional.
Doble espiral o wire-o
Similar a la de canutillo.ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤ Las hojas se unen mediante un espárrago de alambre que se inserta en las perforaciones previamente realizadas a las hojas. ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤ La espiral de alambre flexible se cierra en el centro, dejando enganchada las hojas.
Espiral
Consiste en unir las hojas por medio de una espiral que se enrosca en unas perforaciones circulares previamente practicadas en el documento. Las hojas quedan unidas por esta espiral flexible que se enrolla sobre sí misma.
Canutillo
Es un proceso mecánico: las hojas se unen por medio de un espárrago con láminas de plástico, con aspecto de <> cuyas púas se insertan en unas perforaciones rectangulares realizadas previamente al documento que se quiere encuadernar.
Grapado
Encuadernación con grapa omega
La encuadernación con grapa omega es una variación de la encuadernación cosida, pero en lugar de emplear hilo para la sujeción del papel, se utilizan grapas.
Grapas y quitagrapas
Las grapas son el material complementario a la grapadora, utilizadas para unir de forma fácil y limpiar las hojas. ㅤ ㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤㅤ Los quitagrapas se utilizan para extraer las grapas de un documento sin romper las hojas que sujeta utilizando un mínimo esfuerzo.
Tipos de grapadora
Falsa grapadora
De gruesos
Manual
Industrial
Cosedora
Eléctrica
1. LA ENCUADERNACIÓN BÁSICA
Conjunto de operaciones necesarias para unir hojas, documentos, cuadernillos o revistas con una cubierta, formando un conjuto unitario de lectura.
ventajas de la utilización de la encuadernación en la empresa
Mejorar la organización de los documentos.
Hacer más cómodo el manejo y la consulta de datos.
Evitar pérdidas y el deterioro de los documentos.
Dar un toque de estilo y color personalizado
Proteger y mejorar la conservación de la documentación.
Ofrece una imagen más profesional y personal de la empresa.
T.2 EQUIPOS DE REPROGRAFÍA
6. SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE EN LAS OPERACIONES DE REPROGRAFÍA
El medio ambiente y los equipos de reprografía
Papel no reciclable
Papel higénico y sanitario.
Papel encerado o parafinado.
Cartones de bebidas.
Etiquetas adhesivas.
Papel térmico para fax.
Papel de autocopiado.
Papel reciclable
Envases y embalajes de papel y cartón.
Carpetas y subcarpetas de papel o cartulina.
Catálogos, folletos, periódicos, revistas, libros.
Guías telefónicas.
Sobres.
Papel continuo.
Papel de impresión y escritura.
Los riesgos laborales más habituales en el uso de los equipos de reprografía son:
Contactos térmicos.
Contactos eléctricos.
Atrapamiento por y entre objetos.
Exposición a radiaciones.
Exposición a sustancias nocivas y tóxicas.
5. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Ajustes durante la reproducción
La pantalla aparcece apagada.
Las copias, o una parte de ellas, salen sucias o borrosas.
Las copias son muy oscuras o muy claras.
No se copian algunas partes del original.
Parámetros en los equipos de reproducción
Número de páginas por hoja.
Estilo de impresión.
Acabado
Gramaje
Tamaño
Calidad en la reprografía
Calidad en el escaneo.
Calidad en la impresión.
Calidad en la fotocopia.
Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados mediante cualquier tecnología, no sólo la fotostática, y en cualquier soporte.
4. EL ESCÁNER
Incidencias en el uso del escáner
Los documentos escaneados se ven bien en pantalla, pero la impresión es de baja calidad.
No se puede ver la imagen escaneada en el ordenador.
Tipos de escáner
De gran formato.
Para microfilm.
De tambor.
Con alimentador de hojas.
De mano.
De trayectoria aérea.
De sobremesa.
Elementos del escáner
Dispositivo.
Conversor analógico/digital.
Fotosensor.
Sistema óptico.
Fuente de luz.
Es la herramienta principal que se utiliza para llevar a cabo la digitalización de documentos.
3. LA IMPRESORA
Incidencias
Fallos en la comunicación ordenador-impresora.
Mal olor.
Aparecen manchas en el documento.
Líneas blancas o cambios de tonalidad.
Porblemas con el color.
Baja calidad de impresión.
Atasco del papel.
Pruebas de reproducción en la impresora
Inicio/Panel de control, botón secundario del ratón. Propiedades de impresión.
Botón de prueba de impresión.
Inicio/Panel de control/Impresora, propiedades de la impresión.
Tipos de papel usados para la impresora
Gramaje.
Acabado: mate o brillo.
Textura.
Trabajo que se va a imprimir.
Evitar utilizar el papel con bordes irregulares y anillas perforadas.
Tipo de dispositivo de impresión, para comprobar que es compatible con el tipo de papel.
Tipos de impresoras
No impacto
Tecnología Zink
Otras tecnologías
Virtual
3D
Tinta sólida
Autocromo
Térmica
Sublimación
Láser
De chorro de tinta
Plóter
Impacto (en desuso)
Criterios de selección
Resolución
Número de puntos por unidad de superficie; se mide en puntos por pulgada (ppp).
Coste de los consumibles
Tintas o tóner.
Tecnología empleada en la impresión
Láser, inyección de tinta o térmica.
Velocidad de impresión
Número de páginas capaz de procesar; se mide en páginas por minuto (ppm).
Tipo de conexión
Con el dispositivo.
Escala cromática
Capaz de imprimir en blanco y negro o color.
Es un periférico utilizado para imprimir información.
2. LA FOTOCOPIADORA
Incidencias en el uso de la fotocopiadora
No sale ninguna grapa (en fotocopiadoras profesionales).
Algunas partes de la imagen del original no se copian correctamente.
Las copias salen demasiado claras.
Las fotocopias salen sucias.
La pantalla está apagada.
La máquina no se enciende.
El papel y su carga en la fotocopiadora
Empuja la bandeja de papel hasta que llegue al tope.
Encaja el papel y cárgalo en la bandeja, ajustándolo a las guías. Ten cuidado de no aplicar el papel por encima de límite marcado.
Coge el papel según el tamaño deseado y abanicalo para que las hojas queden despegadas.
Tira de la bandeja de papel hasta el tope.
Tipos de fotocopiadoras
Fotocopiadoras de oficina
Fotocopiadoras personales
Componentes de la fotocopiadora
Unidad de acabado, sostén o clasificador.
Bandeja recpetora de copias.
Bandejas o depósitos de papel de diferentes tamaños.
Bandeja auxiliar de aliemntación de papel estándar.
Cubierta delantera.
Panel de mandos.
Tapa de originales.
Alimentador de documentos.
Máquina capaz de reproducir un documento o parte de este en una hoja de papel u otor material.
1. EQUIPOS DE REPRODUCCIÓN
Ambientes óptimos
Máquina apoyada sobre una base resistente y nivelada, y cerca de un enchufe.
Sala limpia y bien ventilada, que asegure la renovación del aire.
Humedad: entre el 20 y 90% .
Temperatura: entre 10 y 20 ºC.
Ambientes que hay que evitar
Zonas expuestas a cambios bruscos de temperatura.
Zonas polvorientas o puedan verse expuestas a vibraciones intensas.
Lugares expuestos directos al aire frío o el calor.
Entornos expuestos a la luz solar o una iluminación muy potente.
El facsímil
La fotografía
La xerocopia
La fotocopia
T.1 LA IMAGEN EN LA EMPRESA
4. LA ORGANIZACIÓN DEL ENTORNO FÍSICO EN LAS EMPRESAS
Organización del espacio físico
Suprimir o reorganizar
Ordenar y calificar
Dividir el espacio en zonas
Condiciones ambientales
Perfumes
Música
Colores
Ruido
Climatización
Afectan a la salud del trabajador
Influyen en la imagen corporativa
Disposición de los elementos
Elementos de vacuación
Situación de emergencia
Elementos de accesibilidad
Evitar limitaciones
Discapacidad motora
Elementos de información
Datos de interés
El mobiliario y la decoración
Iluminación suave y tonos neutros
Muebles modulares y funcionales
Ergonomía y estética
Parte importante de la empresa
3. LAS NORMAS DE CORTESÍA Y PROTOCOLO EN LAS EMPRESAS
La cortesía
Sonrisa
Amabilidad
Tolerancia
Respeto
Formas de saludar
Mixtos
Saludo físico y saludo verbal
De contacto
Apreton de manos
Un beso
Un abrazo
Momento de presentación
Verbales
No lleva contacto físico
Visitantes de la empresa
Conocidos
Desconocidos
Protocolo empresarial
autas de cortesía
Atención prestada
Presentar
Acompañar al visitante
Preguntar
Identificar al visitante
Saludar
Normas y pautas
2. LA IMAGEN CORPORATIVA EN LA RECEPCIÓN DE LAS EMPRESAS
Funciones
Lugar de trabajo
Eficacia y productividad
Adaptado ergonómicamente
Amplitud del espacio
Cliente cómodo
Sensaciones durante la espera
Visual
Identidad corporativa
Primer impacto
Características comunes
Iluminación
Confort
Limpieza
Imagen cuidada
Organización de espacios
Visitante orientado
Amplitud de espacios
Los visitantes no sientan agobio
Decoración apropiada
Calidad de los materiales
Lugar agradable
Buena impresión
Recuerdo de la visita
Espacios destinados
Zona de espera
Lugar cómodo
Salita independiente
Espacio abierto
Recepción
Equipamiento adaptado
Moatrador
Atención del personal de recepción
Factor importante de la empresa
Personas externas e internas
Aspectos de la organización
Manejo de los equipos informáticos o de otro tipo
Manejo de la centralita telefónica
Números de las extensiones telefónicas
Nombres y cargos de toda la plantilla
Porcentaje de personas
Normas y reglas de la empresa
Características del personal de recepción
Escucha activa
Confianza y seguridad en uno mismo
Interés por las personas que llegan
Control en los conflictos y quejas
Control personal y paciencia
Sonrisa sincera
Discreción
Tacto
Buena memoria
Acciones a evitar
Meter las manos en los bolsillos
Hablar con palabras obscenas
Ponerse las manos en la boca al hablar
Golpear la mesa
Jugar con objetos
Mover las piernas
Mascar chicle
Comer en el puesto de trabajo
Acciones a seguir
Respetar el espacio
Evitar cruzar los brazos o apoyarlos en la cadera
Tener movimiento corporal
Levantarse si el interlocutor está de pie
Sentarse con la espalda recta y los pies en el suelo
Caminar con el rostro erguido y paso firme
La imagen corporal y el vestuario
El uniforme
Imagen corporativa
Cuidado de su diseño y calidad
Instrumento de comunicación
Bostezar
Toser y estornudar
Vicios
Lenguaje facial y corporal
Vestimenta
Higene y aseo
1. LA IMAGEN CORPORATIVA
Componentes
Valores
Intangibles
Organización
Sensaciones o emociones
Visuales
Tipografía
Color
Beneficios
Clientes internos
Orgullo de pertenencia
Confianza
Consumidores
Seguridad y confiaza
Diferenciación a los competidores
Vínculo emocional con los clientes
Aumento del valor
Identificación de productos
Identificación con la marca
Diferentes elementos
Sitio Web
Diseño sencillo
Relación con la actividad
Dominio propio
Nombre de la empresa
Fácil de recordar
Marca
Primera impresión
Colores Corporativos
Diferentes atributos
Identidad de la marca
Bruchure
Vestuarios
Facturas
Carpertas
Sobres
Tarjetas de presentación
Folletos del negocio
Personajes
Animación
Animales
Eslogan
Original
Palabras clave
Diferenciar productos
Logo
Isologo
Texto y símbolo
Imagotipo
Imagen y texto
Logotipo
Identificar por el texto
Isotipo
Simboliza la marca
